do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
Powrót do menu głównego
 
drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę
Monitor Księgowego 9/2021, data dodania: 19.08.2021

Porada aktualna na dzień 08-12-2021

Kiedy zaewidencjonować w pkpir faktury odnalezione po zakończeniu roku, którego dotyczą

PROBLEM

Rozliczam się na pkpir. Bardzo się zdziwiłem, gdy sprzątając niedawno szafki po pracownicy, która się zwolniła po 5 latach pracy, znalazłem w nich dużo faktur z całego 2020 r. Łączna wartość to ponad 48 000 zł netto. Czy mogę je zaksięgować w 2021 r. wartością brutto, nie odliczając VAT? Czy też powinienem je wszystkie zaksięgować w grudniu 2020 r. i złożyć korektę zeznania? A może powinienem cofnąć się do każdego okresu rozliczeniowego w 2020 r. i zrobić korekty w każdym miesiącu? Proszę również o poradę, czy mogę wyciągnąć jakieś konsekwencje wobec byłej pracownicy?

RADA

W przedstawionym stanie faktycznym podatnik powinien skorygować 2020 r. i ująć odnalezione faktury zakupowe w pkpir zgodnie z datami ich wystawienia. Zasady odpowiedzialności byłej pracownicy wyjaśniamy szczegółowo w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Rozliczenie VAT z odnalezionych faktur

W przedstawionym stanie faktycznym podatnik ma prawo dokonać korekty JPK_VAT poprzez odliczenie podatku naliczonego wynikającego z faktur, które nie zostały ujęte w części deklaracyjnej i ewidencyjnej 2020 r. Takie prawo przysługuje mu na podstawie art. 86 ust. 13 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przysługujących mu terminach, co do zasady może obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego. To oznacza, że nie jest prawidłowe zaksięgowanie odnalezionych faktur w kwocie brutto, bowiem podatnik - na co wskazuje treść pytania - miał prawo do odliczenia VAT wynikającego z tych faktur, ale z tego prawa nie skorzystał.

Rozliczenie odnalezionych faktur w pkpir

Jeżeli podatnik odnalazł faktury kosztowe dotyczące danego roku podatkowego w kolejnym roku podatkowym, powinien skorygować zeznanie roczne złożone za rok, którego odnalezione faktury dotyczą. Nie ma prawa ująć faktur kosztowych na "bieżąco" w 2021 r. W przypadku faktur kosztowych ujmuje się je w pkpir pod datą poniesienia kosztu. Zasadniczo za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Jeżeli pkpir jest prowadzona przez biuro rachunkowe, zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów, takich jak faktury czy rachunki w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. W przedstawionym stanie faktycznym podatnik powinien zatem skorygować 2020 r. i ująć odnalezione faktury zakupowe zgodnie z datami ich wystawienia.

Odpowiedzialność byłego pracownika

Były pracownik odpowiada wobec byłego pracodawcy za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych na takich samych zasadach jak pracownik.

Przesłanki odpowiedzialności odszkodowawczej. Pracownik odpowiedzialny jest tylko wtedy, gdy zachodzą niżej wymienione przesłanki odpowiedzialności odszkodowawczej, tj.:

  • niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków pracowniczych,
  • wina pracownika,
  • powstanie szkody,
  • adekwatny związek przyczynowy pomiędzy niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków pracowniczych a szkodą - oznacza to odpowiedzialność tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda.

Wysokość odszkodowania i ograniczenie odpowiedzialności odszkodowawczej pracownika. Pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę. Zatem pracodawca nie może dochodzić od pracownika odszkodowania za utracone korzyści. Przykładowo, jeżeli pracownik wyrządził szkodę, która spowodowała, że kontrahent pracodawcy nie zawarł z nim intratnego kontraktu, pracodawca nie może żądać od pracownika odszkodowania odpowiadającego kwocie spodziewanego zysku z tego kontraktu, gdyż ta suma stanowi utracone korzyści.

Odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. Dotyczy to przypadków, gdy szkoda powstała z winy nieumyślnej, nawet w przypadku rażącego niedbalstwa. Winę umyślną jest bardzo trudno udowodnić pracownikowi. Jeżeli jednak pracodawcy udałoby się udowodnić winę umyślną, to były pracownik miałby obowiązek naprawić szkodę w pełnej wysokości.

W przedstawionej sytuacji szkoda mogłaby obejmować koszt skorygowania dokumentacji księgowej, gdyż normalnym następstwem niedostarczenia pełnej dokumentacji do księgowości jest konieczność dokonania odpowiednich wpisów i korekt, a to kosztuje. Nie znając jednak gruntownie stanu faktycznego, trudno wskazać inne straty, które musiałaby pokryć była pracownica.

Sposób dochodzenia odszkodowania od pracownika. W pierwszej kolejności powinien Pan wystosować do byłej pracownicy wezwanie do zapłaty. Jeśli nie zastosowałaby się do niego, to niestety wystąpi konieczność wniesienia sprawy na drogę sądową i przygotowania pozwu o zapłatę, w którym zostaną wykazane przesłanki odpowiedzialności odszkodowawczej.

Termin przedawnienia roszczeń. W przedstawionej sprawie należy działać dosyć szybko ze względu na krótkie terminy przedawnienia roszczeń.

Roszczenia pracodawcy o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracownika wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych, co do zasady, ulegają przedawnieniu z upływem roku od dnia, w którym pracodawca powziął wiadomość o wyrządzeniu przez pracownika szkody, nie później jednak niż z upływem 3 lat od jej wyrządzenia.

Tylko w przypadku gdy szkoda powstała z winy umyślnej pracownika, którą jak wcześniej wspomnieliśmy jest bardzo trudno udowodnić, roszczenie o odszkodowanie przedawnia się w zdecydowanie dłuższych terminach, tj.:

  • 3 lat od dnia, w którym pracodawca dowiedział się albo przy zachowaniu należytej staranności mógł się dowiedzieć o szkodzie i o osobie obowiązanej do jej naprawienia, nie dłużej jednak niż 10 lat od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie wywołujące szkodę,
  • 20 lat od dnia popełnienia przestępstwa przez pracownika, jeśli dopuścił się on zbrodni lub występku.

Sposób obrony pracownika. Jeżeli podatnik zdecyduje się na dochodzenie odszkodowania od byłej pracownicy, warto wiedzieć, że w sprawach odszkodowawczych pracownicy często bronią się poprzez to, iż próbują wykazać brak swojej winy, zarzucając, że szkoda wynika ze złej organizacji pracy przez pracodawcę.

Innym sposobem walki z pracodawcą jest podniesienie zarzutu potrącenia. Pracownik wtedy stara się udowodnić, że pracował w godzinach nadliczbowych, za które przysługuje mu wynagrodzenie wraz z dodatkami. Wyliczoną tak kwotę wynagrodzenia próbuje potrącić z roszczeniem pracodawcy o naprawienie szkody.

Podstawa prawna:

  • art. 22 ust. 5c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1243

  • art. 86 ust. 13 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1243

  • art. 115, 119, 122, 291 § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162

  • art. 4421 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740; ost. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

Monika M. Brzostowska

doradca podatkowy

Jeżeli w tym artykule nie znalazłeś rozwiązania swojego problemu – napisz redakcja2@inforfk.pl

Marcin Szabłowski

adwokat

Jeżeli w tym artykule nie znalazłeś rozwiązania swojego problemu – napisz redakcja2@inforfk.pl

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK