do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
Powrót do menu głównego
 
drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę
Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 7/2021, data dodania: 18.06.2021

Porada aktualna na dzień 08-12-2021*

*Od 1 stycznia 2022 r. obowiązuje sankcja dla pracodawców w przypadkach: - stwierdzenia nielegalnego zatrudnienia - chodzi tu o osoby, którym nie potwierdzono na piśmie w wymaganym terminie rodzaju zawartej umowy i jej warunków, lub - zaniżenia podstawy wymiaru składek pracowników. W takich sytuacjach składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe od wynagrodzenia z tytułu nielegalnego zatrudnienia oraz od części nieujawnionego wynagrodzenia nie obciążają ubezpieczonego i opłacane są w całości z własnych środków przez płatnika składek. Ponadto pracodawca nie może zaliczyć tych kwot do kosztów uzyskania przychodów.

Rozliczanie okresów izolacji i kwarantanny w dokumentacji ZUS

Jeżeli pracownik został objęty obowiązkową kwarantanną, izolacją lub pobierał dodatkowy zasiłek opiekuńczy, pracodawca musi złożyć w ZUS raporty świadczeniowe (RSA) i rozliczeniowe (RCA). Natomiast jeśli w okresie objęcia kwarantanną lub izolacją albo sprawowania opieki z powodu ograniczeń związanych z funkcjonowaniem placówki, do której uczęszcza dziecko do lat 8, wywołanych epidemią COVID-19, pracownik miał już nabyte prawo do innego świadczenia chorobowego lub z tytułu macierzyństwa albo otrzymał wynagrodzenie za pracę, to izolacja lub kwarantanna nie zastępuje tych okresów. W przypadku gdy niemożność wykonywania pracy z powodu izolacji lub kwarantanny przypada też po okresie pobierania tych pierwszych świadczeń i należności, trzeba ustalić, czy za odosobnienie pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy, i rozliczyć je w dokumentacji ZUS z odpowiednim kodem świadczenia/przerwy.

Wypłacone świadczenia i należności są wykazywane w raportach ZUS RCA i ZUS RSA. Składki ubezpieczeniowe i zasiłki wypłacone z FUS podlegają rozliczeniu w deklaracji zbiorczej - ZUS DRA.

Izolacja lub kwarantanna w okresie wyczekiwania

Pracownik, który został objęty izolacją lub kwarantanną, może ubiegać się za czas takiego odosobnienia o wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy. Jeżeli okresy te w całości przypadają w czasie wyczekiwania na świadczenie chorobowe (zasadniczo okres wyczekiwania - pozostawania w obowiązkowym ubezpieczeniu chorobowym - w przypadku pracowników wynosi 30 dni, z wyjątkami określonymi w art. 4 ust. 3 ustawy zasiłkowej wymieniającym przypadki, gdy okres ten nie jest wymagany), to pracownik nie nabywa z tego tytułu prawa do ww. świadczeń chorobowych. Jest to niepłatny okres nieobecności usprawiedliwionej, który podlega wykazaniu w raporcie świadczeniowym. Gdyby jednak po okresie wyczekiwania pracownik nadal pozostawał niezdolny do pracy z powodu izolacji lub kwarantanny, przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy (co do zasady w wysokości 80% podstawy wymiaru). Okresy te należy wykazać w raporcie świadczeniowym (RSA).

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony od 15 czerwca 2021 r. został objęty izolacją domową od 28 czerwca do 10 lipca 2021 r. Od 12 lipca br. pracownik powrócił do pracy (11 lipca jest dla niego dniem wolnym od pracy). Do 30 czerwca br. pracownika obowiązuje okres wyczekiwania. Za pracę od 15 do 27 czerwca br. otrzymał wynagrodzenie w wysokości 4285,71 zł. Okres od 28 do 30 czerwca br. to okres nieobecności usprawiedliwionej bez prawa do wynagrodzenia/zasiłku.

Za lipiec br. ma prawo do wynagrodzenia za pracę w wysokości 3409,09 zł i wynagrodzenia chorobowego w kwocie 1150,50 zł.

Należności za czerwiec br. należy rozliczyć następująco:

  1. w ZUS RCA wykazać:

  • podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości 4285,71 zł i należne od niej składki,

  • podstawę wymiaru składki zdrowotnej w wysokości 3698,13 zł i należną od niej składkę;

  1. w ZUS RSA wykazać okres od 28 do 30 czerwca 2021 r. z kodem tytułu świadczenia/przerwy 151 (okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku).

Należności za lipiec br. należy rozliczyć następująco:

  1. w ZUS RCA wykazać:

  • podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości 3409,09 zł i należne od niej składki,

  • podstawę wymiaru składki zdrowotnej w wysokości 4092,20 zł (3409,09 zł + 1150,50 zł - 467,39 zł) i należną od niej składkę;

  1. w ZUS RSA wykazać okres od 1 do 10 lipca 2021 r. z kodem tytułu świadczenia/przerwy 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy), liczbą dni zasiłkowych/liczbą wypłat - 10, i kwotą wynagrodzenia chorobowego 1150,50 zł.

Izolacja lub kwarantanna po dniu wypłaty wynagrodzenia

W przypadku gdy objęcie kwarantanną lub izolacją nastąpi już po rozliczeniu i wypłacie wynagrodzeń za dany miesiąc, pracodawca ma możliwość, bez zgody pracownika, dokonać potrącenia z jego wynagrodzenia za dni takiej absencji w kolejnym, najbliższym terminie wypłaty wynagrodzenia. Gdyby z jakichś względów nie było to możliwe, pracodawca może dokonać takiego potrącenia, ale tylko na podstawie pisemnej zgody pracownika.

PRZYKŁAD

Pracownik został objęty kwarantanną, podczas której nie świadczy pracy od 29 czerwca do 6 lipca 2021 r. Od 7 lipca br. pracownik powrócił do pracy. Pracodawca wypłacił wynagrodzenie za czerwiec 25 dnia tego miesiąca (zgodnie z ustalonym w firmie terminem wypłaty wynagrodzeń). Pracownik ma za ten okres prawo do zasiłku chorobowego, którego płatnikiem jest ZUS. Potrącenia za okres nieświadczenia pracy w czerwcu br. (2 dni) pracodawca dokona przy wypłacie wynagrodzenia za lipiec 2021 r.

Pracownik ma prawo wyłącznie do wynagrodzenia zasadniczego w wysokości 5000 zł. Pomniejszenie wynagrodzenia lipcowego wyniesie 1333,36 zł, z wyliczenia: 5000 zł : 30 = 166,67 zł, 166,67 zł x 8 dni (2 dni czerwca + 6 dni lipca), a wynagrodzenie za pracę 3666,64 zł (5000 zł - 1333,36 zł).

Rozliczenia z tytułu nieobecności w czerwcu i lipcu br. należy dokonać w dokumentach rozliczeniowych za lipiec br. w następujący sposób:

  1. w ZUS RCA wykazać:

  • podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości 3666,64 zł i należne od niej składki,

  • podstawę wymiaru składki zdrowotnej w wysokości 3163,95 zł (3666,64 zł - 502,69 zł) i należną od niej składkę;

  1. w ZUS RSA wykazać okres od 29 czerwca do 6 lipca 2021 r. z kodem tytułu świadczenia/przerwy 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego), liczbą dni zasiłkowych/liczbą wypłat - 0, i kwotą zasiłku chorobowego 0 zł.

Izolacja lub kwarantanna w okresie pobierania innych świadczeń chorobowych

Jeśli w okresie pobierania świadczeń chorobowych - wynagrodzenia chorobowego lub zasiłków z FUS z innych tytułów niż ww. odosobnienie - pracownik zostanie objęty izolacją lub kwarantanną, nie ma prawa do dodatkowych świadczeń. Nadal przysługuje mu jedno, nabyte wcześniej, świadczenie chorobowe lub z tytułu macierzyństwa albo sprawowania opieki. Nie ma możliwości kumulacji tego rodzaju wypłat. W dokumentach rozliczeniowych ZUS pracodawca wykazuje należność chorobową (wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek) za niezdolność do pracy lub z tytułu macierzyństwa - w zależności od tego, do jakiej pracownik ma prawo. Objęcie izolacją lub kwarantanną nie wpływa na prawo do należności już nabytej z innego tytułu (urlop macierzyński, sprawowanie opieki nad chorym dzieckiem czy inna jednostka chorobowa). Wykazaniu w dokumentach rozliczeniowych podlega okres świadczenia, do którego pracownik miał już nabyte prawo w okresie powstałego odosobnienia.

PRZYKŁAD

Pracownica przebywa na urlopie rodzicielskim, za co przysługuje jej zasiłek macierzyński. W tym czasie (przez 5 dni czerwca 2021 r.) została objęta izolacją. Za cały czerwiec 2021 r. ma prawo do zasiłku macierzyńskiego w wysokości 100% podstawy wymiaru, tj. 4569,80 zł. Izolacja podczas pobierania zasiłku macierzyńskiego nie wpływa na prawo do tego zasiłku. Pracownica nadal go otrzymuje, przy czym nie nabywa uprawnień do dodatkowego świadczenia chorobowego za okres izolacji.

Pracodawca jest płatnikiem zasiłków, a zasiłek macierzyński za czerwiec 2021 r. powinien rozliczyć następująco:

  1. w ZUS RCA wykazać:

  • podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości 4569,80 zł i należne od niej składki finansowane przez budżet państwa (z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 00);

  1. w ZUS RSA wykazać okres od 1 do 30 czerwca 2021 r. z kodem tytułu świadczenia/przerwy 319 (zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu rodzicielskiego), liczbą dni zasiłkowych/liczbą wypłat - 30, i kwotą zasiłku chorobowego 4569,80 zł (z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00).

Praca zdalna podczas izolacji lub kwarantanny

W okresie ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii pracownicy poddani obowiązkowej izolacji w warunkach domowych albo kwarantannie mogą, za zgodą pracodawcy, świadczyć w trybie pracy zdalnej pracę określoną w umowie i otrzymywać z tego tytułu wynagrodzenie. Zatem jeżeli praca będzie w tym czasie wykonywana, pracownicy nie nabywają prawa do wynagrodzenia chorobowego ani zasiłku. Okres, za który przysługuje wynagrodzenie za pracę, należy wykazać w dokumentach rozliczeniowych ZUS na ogólnych zasadach. Jeżeli jednak w czasie świadczenia pracy podczas izolacji lub kwarantanny pracownik stwierdzi, że ze względu na stan zdrowia nie jest już w stanie jej wykonywać, nabędzie prawo do należności z tytułu niezdolności do pracy. W takiej sytuacji podlega ona rozliczeniu w dokumentacji ZUS jako wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy (jeżeli pracownik wykorzystał przysługujący mu okres wypłaty wynagrodzenia chorobowego lub nabył prawo do zasiłku chorobowego od pierwszego dnia niezdolności do pracy - taka sytuacja ma miejsce, jeżeli niezdolność do pracy była wynikiem stwierdzonego zakażenia lub zachorowania, które powstało w związku z wykonywaniem zadań członka ochotniczej straży pożarnej w okresie ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii z powodu tej choroby).

PRZYKŁAD

Pracownik objęty izolacją domową w okresie od 21 do 30 czerwca 2021 r. uzgodnił z pracodawcą, że w tym czasie będzie wykonywał pracę zdalnie. Jednak 25 czerwca 2021 r. zgłosił pracodawcy, że ze względu na złe samopoczucie zaprzestaje wykonywania pracy zdalnej od tego dnia do końca okresu ustalonej izolacji. Za pracę pracownik otrzymał wynagrodzenie w kwocie 4000 zł i wynagrodzenie chorobowe w wysokości 690,30 zł.

Należności za czerwiec należy rozliczyć następująco:

  1. w ZUS RCA wykazać:

  • podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości 4000 zł i należne od niej składki,

  • podstawę wymiaru składki zdrowotnej w wysokości 4141,90 zł, co wynika z wyliczenia: 690,30 zł + 3451,60 zł (4000 zł - 548,40 zł) i należną od niej składkę;

  1. w ZUS RSA wykazać okres od 25 do 30 czerwca 2021 r. z kodem tytułu świadczenia/przerwy 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy), liczbą dni zasiłkowych/liczbą wypłat - 6, i kwotą wynagrodzenia chorobowego 690,30 zł.

Kwarantanna lub izolacja na urlopie wychowawczym, bezpłatnym lub wypoczynkowym

Pracownik przebywający na urlopie wychowawczym lub bezpłatnym, objęty w tym okresie kwarantanną lub izolacją, nie nabywa prawa do świadczeń chorobowych. Jeżeli jednak okresy odosobnienia będą przypadały przed rozpoczęciem tych urlopów lub po ich zakończeniu, pracownik może ubiegać się o wypłatę wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego za czas tego odosobnienia.

W sytuacji gdy pracownik zostanie objęty izolacją lub kwarantanną w czasie korzystania z urlopu wypoczynkowego, urlop ten ulega przerwaniu na czas odosobnienia.

Wypłacone świadczenia chorobowe należy wykazać w ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 331 lub 313 (z wyjątkiem sytuacji, gdy pracownik jest w okresie wyczekiwania - wówczas jest to nieobecność usprawiedliwiona niepłatna, którą należy oznaczyć kodem świadczenia/przerwy 151).

Dobrowolne poddanie się kwarantannie

Jeżeli pracownik poddaje się dobrowolnie kwarantannie (nie została nałożona przez lekarza albo sanepid) i pracodawca uznaje taką nieobecność za usprawiedliwioną bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku, podlega ona rozliczeniu w dokumentach ZUS (w RSA z kodem świadczenia/przerwy 151). Natomiast gdy pracownik w czasie poddania się dobrowolnej kwarantannie korzysta z urlopu wypoczynkowego, przysługuje mu wynagrodzenie urlopowe, które jest rozliczane w ZUS RCA jak wynagrodzenie za pracę (stanowi podstawę wymiaru składek na wszystkie ubezpieczenia).

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 87 § 7, art. 92, art. 166 pkt 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

  • art. 4, art. 6 ust. 2 pkt 1a, art. 12 ust. 2 pkt 1-2, art. 29a ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 870; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320

  • art. 4ha-4hb, art. 31zy3a ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1023

  • art. 15-16, art. 18, art. 46 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 619

  • § 1 ust. 1 pkt 12, 15, 17 i załącznik nr 25 do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów - Dz.U. z 2020 r. poz. 2366; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 846

Bożena Goliszewska-Chojdak

ekonomista, specjalista z zakresu kadr i płac, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem w dziale personalnym

Jeżeli w tym artykule nie znalazłeś rozwiązania swojego problemu – napisz redakcja2@inforfk.pl

Powiązane dokumenty

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK