Inwentaryzacja w pracy - obowiązki i uprawnienia pracodawcy
Inwentaryzacja jest niezbędnym elementem odpowiedzialności pracowników za powierzone mienie. Na jej podstawie pracodawca ma możliwość obciążenia pracowników brakami w powierzonym mieniu. Jednak musi ona przebiegać według ustalonych reguł, a za czas poświęcony na uczestnictwo w inwentaryzacji pracownicy mają prawo do wynagrodzenia.
Pracownicy, którzy są objęci wspólną odpowiedzialnością materialną w związku z powierzeniem im mienia pracodawcy, powinni brać udział w inwentaryzacji.
Przyczyny i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji
Przyczyna inwentaryzacji | Termin przeprowadzenia inwentaryzacji |
1 | 2 |
zawarcie umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej | przed zawarciem umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej (§ ? ust. ? rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie) |
odstąpienie przez pracodawcę od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej | niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia odstąpienia pracodawcy od umowy (§ 11 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie) |
wypowiedzenie przez pracownika umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej | przed upływem 14-dniowego okresu wypowiedzenia umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej (§ 10 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie) |
odstąpienie przez pracownika od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej w razie wykazania niedoboru | w ciągu 7 dni od dnia odstąpienia pierwszego pracownika od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej (§ 11 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie) |
przedłużająca się nieobecność pracownika ponad okres ustalony w umowie, w ciągu którego taka nieobecność nie ma wpływu na zakres wspólnej odpowiedzialności materialnej | niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia upływu okresu ustalonego w umowie o odpowiedzialności materialnej (§ 12 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie) |
żądanie przeprowadzenia inwentaryzacji z uwagi na stwierdzenie przez jednego ze współodpowiedzialnych pracowników nieprawidłowości w wykonywaniu obowiązków przez innego pracownika objętego wspólną odpowiedzialnością | w terminie nieprzekraczającym 7 dni od dnia zgłoszenia żądania przeprowadzenia inwentaryzacji przez pracownika ponoszącego wspólną odpowiedzialność materialną (§ 16 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie) |
zgłoszenie przez pracownika na piśmie zarzutów o utracie zaufania do osoby trzeciej, mającej dostęp do miejsca łącznie powierzonego mienia | niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia zarzutów (§ 17 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie) |
wypowiedzenie przez jedną ze stron umowy o pracę z pracownikiem ponoszącym wspólną odpowiedzialność materialną | najpóźniej w dniu rozwiązania umowy o pracę - inwentaryzacja powinna zakończyć się najpóźniej w tym dniu (§ 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie) |
rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia albo wygaśnięcie umowy o pracę | niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę (§ 19 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie) |
regularne inwentaryzacje kontrolne wprowadzone na podstawie postanowień umowy lub regulaminu obowiązującego w zakładzie pracy | w ustalonym w umowie lub akcie wewnątrzzakładowym terminie, np. 1 raz na miesiąc, 1 raz na kwartał |
Obowiązki i uprawnienia pracodawcy oraz pracownika
w trakcie inwentaryzacji
Przepisy nie regulują dokładnie, jak ma przebiegać proces inwentaryzacji. Jednak wskazują na podstawowe prawa i obowiązki obu stron umowy, jakie należy spełnić, przeprowadzając inwentaryzację.
Najważniejsze prawa i obowiązki pracodawców i pracowników w procesie inwentaryzacji |
● umożliwienie wskazania przez pracownika innej osoby biorącej udział w inwentaryzacji; W razie niemożności wzięcia udziału w inwentaryzacji z powodu choroby lub innej ważnej przyczyny pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną może wskazać na piśmie inną osobę, która za zgodą pracodawcy weźmie udział w przeprowadzeniu inwentaryzacji. Natomiast jeżeli pracownik nie bierze udziału w inwentaryzacji i nie wskaże innej osoby, pracodawca przeprowadzi inwentaryzację przez komisję złożoną co najmniej z 3 osób. ● umożliwienie uczestnictwa w inwentaryzacji byłemu pracownikowi; Pracodawca ma też obowiązek umożliwić pracownikowi ponoszącemu wspólną odpowiedzialność materialną, którego stosunek pracy zakończył się, uczestnictwo w przeprowadzonej inwentaryzacji. Również w tym przypadku były już pracownik może wskazać na piśmie inną osobę, która będzie go reprezentowała. ● zapewnienie uczestnikom inwentaryzacji możliwości zgłaszania uwag w związku z jej przebiegiem i wynikami; ● prawo wglądu w księgi rachunkowe pracodawcy oraz uczestnictwa w przyjmowaniu i wydawaniu mienia. Pracownikom objętym wspólną odpowiedzialnością materialną przysługuje prawo wglądu w księgi rachunkowe pracodawcy w zakresie dotyczącym rozliczania powierzonego mienia, a także prawo do uczestniczenia w przyjmowaniu i wydawaniu mienia. |
Rozliczanie czasu uczestnictwa pracowników w inwentaryzacji
Czas udziału pracowników w inwentaryzacji należy rozliczać na zasadach ogólnych, czyli jak pracę związaną z wykonywaniem codziennych obowiązków służbowych. Jeżeli pracownik bierze udział w inwentaryzacji po przekroczeniu obowiązujących go norm czasu pracy, wówczas przysługuje mu rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych.
Rozliczenie udziału pracownika w inwentaryzacji
Świadczenia dla pracownika za czas inwentaryzacji | |
W sytuacji gdy inwentaryzacja odbywa się w ramach norm czasu pracy | W sytuacji gdy inwentaryzacja odbywa się poza normami czasu pracy |
Pracownikowi ponoszącemu wspólną odpowiedzialność materialną, który bierze udział w przeprowadzaniu inwentaryzacji w ramach jego normy czasu pracy, przysługuje normalne wynagrodzenie za pracę. | Pracownikowi ponoszącemu wspólną odpowiedzialność materialną, który bierze udział w przeprowadzaniu inwentaryzacji poza normatywnym czasem pracy, przysługuje oprócz normalnego wynagrodzenia czas wolny lub dodatek jak za godziny nadliczbowe. |
Wynagrodzenie byłego pracownika za czas inwentaryzacji oraz osoby, która zastępuje pracownika w czynnościach inwentaryzacyjnych | |
Pracownikowi ponoszącemu wspólną odpowiedzialność materialną, który po ustaniu stosunku pracy bierze udział w przeprowadzaniu inwentaryzacji, przysługuje wynagrodzenie obliczone według przeciętnej stawki dziennej z ostatniego miesiąca jego pracy. | |
Rozliczenie niedoboru, który został ujawniony w trakcie inwentaryzacji
Stwierdzone wskutek inwentaryzacji niedobory mogą zostać potrącone z pensji pracownika wyłącznie za jego pisemną zgodą. Co istotne, zgoda ta musi określać konkretną kwotę niedoboru, zatem nie może zostać wyrażona przez pracownika "in blanco". W razie braku takiej zgody pracodawca może dochodzić od niego roszczeń z tego tytułu tylko na drodze sądowej.
Wzór zgody pracownika na potrącenie z wynagrodzenia niedoboru w ramach wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników
Janki, 4 listopada 2022 r. ABC Sp. z o.o. ul. Różana 51 12-222 Janki
Zgoda na potrącenie z wynagrodzenia w ramach wspólnej odpowiedzialności materialnej
Ja, …Michał Zawadzki…, będący/a pracownikiem Magazynu Głównego przy ul. Różanej 51 w Jankach, należącego do pracodawcy ABC Sp. z o.o., wyrażam zgodę na potrącenie z mojego wynagrodzenia wypłacanego 10 listopada 2022 r. kwoty …120 zł…. (słownie: …sto dwadzieścia złotych…). Niniejsza kwota stanowi przypisaną mi część odpowiedzialności za niedobór w powierzonym mi towarze w ramach umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej z …15.09.2022… r. Niedobór ten został stwierdzony w trakcie inwentaryzacji przeprowadzonej …31.10.2022… r., w której uczestniczyłem i do której przebiegu i wyniku nie zgłosiłem uwag.
…4.11.2022 r. Michał Zawadzki…. /data i podpis pracownika/
|
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 87-871, art. 91, art. 114-119, art. 124-127, art. 1511-1513 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700
● § 4-19 rozporządzenia Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie - j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663
● § 6-9 rozporządzenia Rady Ministrów z 10 października 1975 r. w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu - j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 143, poz. 662
● § 4-4a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 927
Magdalena Sybilska-Bonicka
specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, certyfikowany inspektor ochrony danych osobowych, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
