Czy biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za brak zmiany formy opodatkowania klienta, gdy kontaktował się w tej sprawie przez prywatny e-mail pracownicy

W czerwcu tego roku, po wysłaniu deklaracji rocznej za 2022 r., klient otrzymał wiadomość z urzędu skarbowego, że rozliczał się za ten rok na zasadach ogólnych i musi dopłacić podatek wraz z odsetkami. Zgłosił się do nas z tą informacją i zażądał zapłaty równej kwocie, jaką musiał zapłacić ze względu na to, że nie nastąpiła zmiana formy opodatkowania na podatek liniowy. Odmówiłam zapłaty, gdyż myślałam, że sam nie dopełnił formalności i próbuje przerzucić odpowiedzialność na nas. Umowa o świadczenie usług księgowych była bardzo uproszczona, raptem kilka zdań, ale nie nakładała na nas wprost obowiązku zmiany formy opodatkowania u klientów. Odpowiedział mi, że zgłaszał prośbę o taką zmianę, ale ponieważ nie działał nasz firmowy system komunikacji ani adres e-mail (rzeczywiście była taka awaria), więc kontaktował się na prywatny adres e-mail obsługującej go księgowej. Ta była zatrudniona na umowie o pracę, wykonywała swoje obowiązki zdalnie i już nie pracuje u nas od końca kwietnia 2023 r. Rozstaliśmy się, bo nienależycie wykonywała swoje obowiązki, robiła straszne błędy z przepracowania, pracowała w kilku miejscach na raz, o czym dowiedziałam się dopiero później. Klient przedstawił mi korespondencję e-mail z nią. Na początku 2023 r. napisał, że chciałby przejść na podatek liniowy i w związku z tym ma pytanie, czy księgowa złoży mu odpowiedni wniosek, czy też musi to zrobić sam albo udać się do prawnika lub doradcy podatkowego. Nasza pracownica ze swojego maila prywatnego odpisała mu, że nic nie musi robić, bo my to w biurze załatwiamy za niego i że teraz nie płaci się podatku, lecz tylko zaliczki na ten podatek, a rozliczenie jest roczne. Klient odpisał, czy jest tego pewna, bo on może zapłacić nawet komuś z zewnątrz, żeby zmienił mu formę opodatkowania, gdyby to nie należało do obowiązków biura. Ona odpisała, że o nic nie musi się martwić i „ma jak w banku, że biuro załatwi tę sprawę za niego”. Ta księgowa miała w zakresie obowiązków bezpośredni kontakt z klientami i ich samodzielną obsługę (w tym składanie rocznych deklaracji podatkowych, miała pełnomocnictwo UPL-1 od klienta), ale nie należało do jej obowiązków składanie wniosków do CEIDG czy instruowanie, jak zmienić formę opodatkowania. Wiem od ubezpieczyciela, że w ramach ubezpieczenia OC w zakresie czynności doradztwa podatkowego zwraca w takich przypadkach odsetki, natomiast nie pokrywa różnicy w zakresie nadwyżkowego podatku, bo tego nie obejmuje polisa OC. Kwestia zakresu ubezpieczenia OC jest dla mnie zatem jasna. Chciałam się jednak spytać, czy jest ryzyko, że poniosę odpowiedzialność odszkodowawczą? Przecież z powodu tej awarii i trybu pracy zdalnej nie mogłam aż tak pilnować pracownicy i to nie moja wina, że tak wprowadziła w błąd klienta, i z oczywistych względów nie miałam dostępu do jej prywatnego maila, żeby sprawdzić, jakie informacje wysyła do klientów? Moim zdaniem nie ponoszę zatem winy.