Czy księgowa ponosi koszt odzyskania danych klienta w przypadku awarii jej dysku twardego
PROBLEM
Klient zażądał ode mnie zwrotu poniesionych przez niego kosztów odzyskiwania danych z dysku, który zawierał jego księgi handlowe. Klient to dosyć duża spółka z o.o. ze znaczną liczbą przetwarzanych miesięcznie dokumentów. Od kilku lat zrezygnowałam z papieru i wszystko jest „elektroniczne”, w tej formie prowadziłam też księgi handlowe klienta. Usługi były świadczone na moim oprogramowaniu. Również ja przechowywałam dane z programu księgowego – tak wynikało z umowy. Sądzę, że zabezpieczyłam należycie tzw. backup, ponieważ dane były zapisywane na dwóch dyskach jednocześnie pracujących w tej samej maszynie i w razie awarii jednego dysku pozostawał mi drugi dysk z identycznymi danymi (ten drugi to była kopia tego pierwszego, oba dyski dokonywały jednoczesnego zapisu w tej samej chwili). Nigdzie indziej tych danych nie zgrywałam, gdyż nie przypuszczałam, że może nastąpić niespodziewana dla mnie sytuacja. Pech chciał, że zostały uszkodzone oba dyski na raz. Gdy to się stało, powiedziałam o tym klientowi, który wpadł w rozpacz. Po jakimś czasie poprosił mnie o te dyski, gdyż miał podjąć próbę odzyskania zawartych na nich danych. Szczęśliwie, po upływie około miesiąca, udało się odzyskać większość danych. Klient dostarczył mi fakturę i poprosił o zwrot pieniędzy za odzyskiwanie danych. Kwota była niebagatelna, to jest ponad 10 000 zł. Wiem od znajomego, że jest to cena rynkowa. Czy jestem zobowiązana do zwrotu tych pieniędzy klientowi, skoro zachowałam należytą staranność i zadbałam o backup danych? Dodatkowo nadmieniam, że korzystałam z drogich, profesjonalnych serwerowych dysków, wydałam ponad 8000 zł na same dwa dyski do serwera, ponad 5 lat temu to był naprawdę duży wydatek, nie mogłam już wydać więcej, chyba że podniosłabym znacznie ceny, na co klienci nie zgodziliby się wtedy. Dyski musiały być odpowiednio szybkie, a jednocześnie bezpieczne. Poniosłam znaczne nakłady na bezpieczeństwo, a awaria była przypadkowa, tj. niezawiniona przeze mnie.
RADA
Treść zadanego pytania wskazuje, że księgowa nie dochowała niestety należytej staranności i wobec tego ponosi koszty odzyskania danych. Szczegóły w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Do przesłanek odpowiedzialności odszkodowawczej zalicza się: niewykonanie lub nieprawidłowe wykonanie zobowiązania wskutek niezachowania należytej staranności, powstanie szkody (może nią być strata lub utracone korzyści), adekwatny związek przyczynowy pomiędzy działaniem lub zaniechaniem a szkodą, która miała miejsce. W niniejszej sprawie niewątpliwie powstała szkoda związana z utratą danych, które na szczęście udało się odzyskać, gdyż prawdopodobnie koszt ponownego zaksięgowania klienta byłby znacznie wyższy. Wobec tego klient swoim działaniem ograniczył wysokość szkody, która równa jest kwocie wydanej na odzyskanie danych. Księgowa nie zachowała należytej staranności, gdyż nie zabezpieczyła danych w sposób dostateczny, o czym mowa niżej. Utrata danych z powodu awarii jest normalnym typowym skutkiem ich nienależytego zabezpieczenia.
Backup danych a tzw. macierz RAID
Autorka pytania najprawdopodobniej pomyliła pojęcie backupu z czymś co jest macierzą RAID (z ang. Redundant Array of Independent Disks, tj. nadmiarowa macierz niezależnych dysków). Macierz RAID to współpraca dwóch lub więcej dysków twardych w taki sposób, aby zapewnić dodatkowe możliwości, nieosiągalne zarówno przy użyciu jednego dysku, jak i kilku dysków podłączonych indywidualnie. Macierzy RAID używa się w celu zwiększenia niezawodności (odporność na awarie), zwiększenia wydajności transmisji danych, powiększenia przestrzeni dostępnej jako jedna całość. Sam sposób współpracy ze sobą dysków uzależniony jest od rodzaju macierzy RAID. Przedstawiony przez autorkę pytania sposób działania dysków wskazuje na to, że dwa dyski pracowały w macierzy RAID 1 (tzw. lustro; z ang. mirroring), która polega na replikacji pracy co najmniej dwóch dysków. Czyli połowa dysków zawiera dane a druga połowa jest ich dokładną kopią. Trudno jednak nazwać taką macierz backupem danych. Backup danych oznacza bowiem kopię danych z pamięci jednego urządzenia, która została zapisana na innym nośniku. W przedmiotowej sprawie backup oznaczałby np., że autorka pytania zgrywa dane z macierzy RAID na jakiś inny dysk poza tą macierzą.
Zachowanie należytej staranności w niniejszej sprawie
W przedmiotowej sprawie należy stwierdzić, że autorka pytania nie zachowała należytej staranności. Oczywiście jej poziom staranności, gdy używała dysków serwerowych w RAID 1 jest o wiele wyższy niż w przypadku osoby prowadzającej całe swoje biuro na laptopie z konsumenckim pojedynczym dyskiem, lecz nie jest to poziom wystarczający. Awarii – jak w rozpatrywanym przypadku - mogą ulec nawet dwa dyski serwerowe w macierzy RAID 1. Wobec tego należy przechowywać kopie danych na innym urządzeniu, najlepiej również w innej lokalizacji, a także kopie off-line na wypadek zaszyfrowania danych. Ponadto należy zwrócić uwagę na wiek dysków, który przekroczył 5 lat (autorka pytania stwierdza, że kupiła je 5 lat temu). Dość długi wiek użytkowania może stanowić o większym ryzyku ich awarii. Niestety, kalkulując ceny usług księgowych, należy brać pod uwagę to, że dyski psują się co jakiś czas i trzeba ponosić koszty ich wymiany, tak samo jak w przypadku serwerów, komputerów, systemów operacyjnych, którym kończy się wsparcie. W kalkulacji ceny usług księgowych należy uwzględnić koszty kopii danych.
art. 361, art. 471 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1061; ost. zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1237
Marcin Szabłowski
adwokat
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
