Jak ustalać należności pracowników z tytułu odbywania zagranicznych podróży służbowych

Pracodawcy spoza sfery budżetowej mają możliwość ustalenia innych warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowych, niż zostało to przewidziane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. dotyczącym zagranicznych podróży służbowych. Warunki te na ogół nie zależą wyłącznie od woli pracodawcy. Muszą się bowiem na nie zgodzić związkowcy (jeżeli warunki stanowią część układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania) lub zainteresowany pracownik przystając na takie postanowienia umowy o pracę. Wyjątkiem od tej zasady jest możliwość samodzielnego ustalenia warunków wypłacania należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej przez pracodawcę tworzącego regulamin wynagradzania, u którego nie działają związki zawodowe. W takiej sytuacji prywatny pracodawca nie może jednak ustalić diety na niższym poziomie niż 23 zł za dobę.

Przeznaczenie diety

Przeznaczenie diety w zagranicznej podróży służbowej jest trochę inne niż w przypadku diet krajowych. Podczas gdy krajowa dieta ma pracownikowi zrekompensować podwyższone koszty wyżywienia, dieta zagraniczna służy ich całkowitemu pokryciu (75%) oraz zrekompensowaniu innych drobnych wydatków (25%), których pracownik nie musi dokumentować. W szczególności takimi drobnymi wydatkami będą płatne napoje na pokładzie samolotu lub w pociągu, skorzystanie z płatnej toalety, zakup planu miasta czy opłacenie usługi bagażowego. Pracownik nie musi w rzeczywistości ponosić żadnych z ww. lub innych drobnych wydatków po to, by uzyskać prawo do tej części diety. Wobec powyższego nawet odebranie od zatrudnionego oświadczenia, że nie poniósł on żadnych drobnych wydatków, nie zwalnia pracodawcy z konieczności wypłacenia mu 25% diety przeznaczonej na ten cel.