Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – obowiązki pracodawcy na przełomie roku

Dla podmiotów tworzących zfśs koniec roku to przede wszystkim obowiązek dokonania korekty odpisu na fundusz. Jest ona wynikiem porównania kwoty odpisu ustalonej według planowanego stanu zatrudnienia z kwotą obliczoną zgodnie z faktycznym zatrudnieniem w danym roku. Zdarza się, że po przeprowadzeniu tej korekty i jednocześnie analizy wydatkowanych środków konieczna lub przydatna staje się zmiana regulaminu funduszu (np. zmiana zakresu oferowanych świadczeń socjalnych lub wprowadzenie odpisów dodatkowych albo innego rodzaju zwiększeń), a w niektórych przypadkach rezygnacja z tworzenia zfśs.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest specjalnym funduszem tworzonym przez pracodawców w celu finansowania działalności socjalnej i dofinansowania zakładowych obiektów socjalnych. Środki pieniężne przeznaczone na cele funduszu są gromadzone przez pracodawcę na specjalnie wyodrębnionym rachunku bankowym i wypłacane w terminach ustalonych w regulaminie zfśs. 

Obowiązek tworzenia i możliwość rezygnacji z zfśs

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzą obowiązkowo pracodawcy:

• będący jednostkami budżetowymi bądź samorządowymi zakładami budżetowymi, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników,

• zatrudniający na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, 

• zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeżeli z wnioskiem o utworzenie tego funduszu wystąpiła zakładowa organizacja związkowa (w przypadku jej braku pracodawca nie będzie związany wnioskiem pochodzącym od przedstawicieli pracowników).

Natomiast pozostali pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą podjąć dobrowolną decyzję w sprawie utworzenia zfśs (art. 3 ust. 1, ust. 1c–3 ustawy o zfśs). 

Zatem w przypadku pracodawców innych niż jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe od stanu zatrudnienia na 1 stycznia będzie zależało, czy taki pracodawca jest objęty obowiązkiem utworzenia zfśs.