Dokumentacja pracownicza - jak uniknąć błędów przy jej prowadzeniu

Przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej pojawiają się problemy z poprawnym formułowaniem treści dokumentów czy sposobu ich wypełniania. Dotyczy to zarówno gotowych wzorów, jak i tych, które pracodawca musi sporządzić samodzielnie.

1. Język polski w dokumentacji pracowniczej

Pracodawca jest, co do zasady, zobowiązany do tworzenia oraz gromadzenia wszelkiej dokumentacji pracowniczej w języku polskim.

Nie ma jednak przeszkód prawnych, aby wszelkie dokumenty pracownicze były jednocześnie sporządzone w wersji lub wersjach obcojęzycznych. Podstawą ich wykładni jest jednak wersja w języku polskim, jeżeli osoba świadcząca pracę jest obywatelem polskim (art. 8 ust. 1a ustawy o języku polskim).

Po nowelizacji ustawy o języku polskim z 15 października 2009 r. umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy mogą być sporządzone w języku obcym, jeżeli osoba świadcząca pracę:

● złożyła wniosek w tym zakresie;

● włada tym językiem;

● nie jest obywatelem polskim;

● została pouczona o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim.

2. Ochrona danych osobowych

Gromadzona przez pracodawcę dokumentacja pracownicza stanowi zbiór danych osobowych, którego administratorem jest pracodawca. Pozyskiwanie, gromadzenie, utrwalanie, przechowywanie i udostępnianie danych o pracownikach stanowi ich przetwarzanie i jest dopuszczalne tylko w określonych przypadkach.

Pracodawca powinien upoważnić na piśmie pracowników zajmujących się sprawami pracowniczymi do przetwarzania danych osobowych . Upoważnienie to sporządza się oddzielnie dla każdego pracownika i określa się w nim zakres upoważnienia do przetwarzania danych.