Jak zmienić formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej - procedura krok po kroku

Pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w jednej z dwóch wersji – papierowej lub elektronicznej. Obie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej są równoważne. Dzięki temu pracodawca nie musi się obawiać zmiany swojej decyzji w tym zakresie, do czego będzie miał zawsze prawo. Co ważne, może przejść z jednej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej na drugą w każdej chwili. Jak zmienić formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej?

Kodeks Pracy 2026. Praktyczny komentarz z przykładami »

Krok 1. Zeskanuj lub wydrukuj dokumenty

, czyli przede wszystkim je zeskanować. Może też zastosować inne sposoby digitalizacji, dostępne obecnie i mogące powstać w przyszłości. Odwzorowaniem cyfrowym jest dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru (§ 2 pkt 6 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych).