Wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu – odpowiedzi na pytania Czytelników

Pracownicy w wielu przypadkach wymagają od pracodawcy wystawiania zaświadczeń o osiąganych zarobkach. Poza zaświadczeniem o zatrudnieniu i wynagrodzeniu do celów emerytalnych (ZUS ERP-7) tego typu dokumenty są im potrzebne do ubiegania się m.in. o kredyt lub pożyczkę, świadczenia z pomocy społecznej, świadczenia z ZFŚS u innego pracodawcy czy dochodzenia alimentów (zarówno przez osobę zatrudnioną, jak i od takiej osoby).

Wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu czy wynagrodzeniu wiąże się z określonymi obowiązkami pracodawcy oraz odpowiedzialnością za prawidłowość i zakres przekazywanych informacji. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najciekawsze pytania Czytelników dotyczące tej tematyki.

? W jakich sytuacjach pracodawca jest zobowiązany do wystawienia zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, a kiedy jego wydanie ma charakter fakultatywny?

Przepisy nie regulują wprost wystawiania na wniosek pracownika zaświadczeń o wynagrodzeniu. Występują pewne regulacje dotyczące np. zaświadczeń o utraconych zarobkach w przypadku niektórych zwolnień od pracy, wystawianych w celu uzyskania przez pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej z tego tytułu, ale jest to inne zagadnienie.

Należy zwrócić uwagę na dwie kwestie:

• dostęp pracownika do dokumentacji pracowniczej i obowiązek pracodawcy sporządzenia na wniosek pracownika kopii części lub całości dokumentacji,
• wnioskowanie przez pracownika o sporządzenie zaświadczenia o zarobkach.

W pierwszym przypadku przepisy art. 94^[12] ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.) wprost narzucają pracodawcy obowiązek sporządzenia na wniosek m.in. pracownika kopii całości lub wybranej części dokumentacji pracowniczej.

Dokumentacja pracownicza to akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, która zawiera m.in. kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Zatem wnioskowanie przez pracownika o sporządzenie i przekazanie kopii dokumentów dotyczących wypłaconego wynagrodzenia powoduje po stronie pracodawcy obowiązek sporządzenia tych kopii i wydania ich wnioskującemu pracownikowi w terminie niedłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku w tej sprawie (§ 18 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Wniosek pracownika (lub byłego pracownika) o wydanie kopii dokumentacji wiąże pracodawcę co do zakresu kopii, jaka ma zostać sporządzona i przekazana wnioskodawcy. Pracodawca nie ma jakiegokolwiek uprawnienia do podważania wniosku ani domagania się uzasadnienia potrzeby uzyskania określonych w nim kopii dokumentów.

Natomiast zaświadczenie o zarobkach jest dokumentem sporządzanym na wniosek pracownika, potwierdzającym wysokość wynagrodzenia i często poszczególnych jego składników. Wydanie takiego zaświadczenia nie jest uregulowane wprost w przepisach prawa. Obowiązek jego sporządzenia wywodzony jest jednak z ogólnych zasad dotyczących utrzymywania dobrych relacji i współpracy czy dbałości o dobro pracownika.

W postanowieniu z 16 września 1999 r. (sygn. akt I PKN 331/99, OSNP 2001/9/314) Sąd Najwyższy wskazał, że:

SN

Wprawdzie w Kodeksie pracy brak jest wyraźnego przepisu, który nakładałby na pracodawcę generalny obowiązek udzielania pracownikowi informacji istotnych w aspekcie jego praw, obowiązków i odpowiedzialności, ale może być on wywodzony z szeregu postanowień Kodeksu, takich chociażby jak to, że pracodawca jest zobowiązany zaznajamiać pracowników z ich podstawowymi uprawnieniami (art. 94 pkt 1 k.p.), stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy (art. 94 pkt 9 k.p.), wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego (art. 94 pkt 10 k.p.), wydać świadectwo pracy (w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy – art. 97 § 1 k.p.), czy też szanować godność i inne dobra osobiste pracownika (art. 111 k.p.). Regulacje tego typu, jak również ogólne założenia, na których oparte jest całe ustawodawstwo pracy, pozwalają na konstruowanie ogólnego obowiązku pracodawcy dbania o dobro pracownika (a co najmniej respektowania tego dobra), podobnie do obowiązku pracownika, jakim jest dbanie o dobro zakładu pracy (art. 100 pkt 4 k.p.). W ramach tego ogólnego obowiązku pracodawcy mieści się między innymi jego powinność dostarczania pracownikowi informacji i dokumentów (świadectwa pracy, zaświadczeń o stażu pracy itp.) istotnych z punktu widzenia realizacji stosunku pracy, a nawet szerzej (np. gdy idzie o zaświadczenie o zarobkach potrzebne dla realizacji uprawnień poza zakładem pracy).

Zatem trzeba przyjąć, że na wniosek pracownika zaświadczenie o jego zarobkach powinno zostać wystawione przez pracodawcę.

Należy uznać, że kwestionowane może być domaganie się wystawiania kolejnych zaświadczeń, przy braku uzasadnienia takiej potrzeby, a więc z częstotliwością wskazującą na działanie złośliwe, mające na celu obarczanie pracodawcy powtarzalnym wystawianiem takich samych dokumentów bez rzeczywistego istnienia celu ich pozyskiwania przez pracownika. Chodzi o sytuacje skrajne, które jednak rzadko pojawiają się w praktyce. Podkreślenia wymaga fakt, że kilkukrotne wnioskowanie (np. co miesiąc) może być w danych okolicznościach uzasadnione koniecznością regularnego wykazywania zarobków w związku z pozyskiwaniem określonych świadczeń czy istnieniem pewnych zobowiązań. Będą to sytuacje rzadziej występujące i częściej taka powtarzalność (pozyskanie w krótkim stosunkowo czasie kilku zaświadczeń albo jednorazowo zaświadczenia w kilku egzemplarzach) związana jest przede wszystkim z ubieganiem się np. o kredyt w kilku miejscach.

? Jakie dane i informacje mogą zostać zamieszczone w zaświadczeniu bez ryzyka naruszenia przepisów prawa pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych?

Przepisy nie zawierają żadnej informacji o tym, jaki może być zakres zaświadczenia, o które występuje pracownik. Związane jest to z tym, że zaświadczenia wystawiane są w związku z różnymi celami – najczęściej na potrzeby banku, ale również po to, aby uzyskać określone świadczenia.

Informacje w zaświadczeniu należy podać zgodnie z wnioskiem pracownika lub będącym faktycznie częścią wniosku wzorem, np. bankowym, który pracownik przedstawił pracodawcy. Podanie zgodnie z rzeczywistością oraz wnioskiem pracownika danych w zaświadczeniu nie może w żadnym przypadku skutkować negatywnymi konsekwencjami dla pracodawcy.

?Jakich informacji nie należy zamieszczać w zaświadczeniu, nawet na wniosek pracownika?

Zaświadczenie, o jakie wnioskuje pracownik, powinno potwierdzać fakt otrzymywania wynagrodzenia, a także innych świadczeń w zależności od zakresu wniosku. Nie powinno zawierać danych nieobjętych wnioskiem i wykraczających poza zakres wymaganych informacji.

Jeżeli chodzi o zakaz podawania pewnych danych nawet na wniosek pracownika, to trudno doszukać się takich ograniczeń. Pracownik dysponuje bowiem swoimi danymi osobowymi, a zatem może wnioskować o wpisanie ich do zaświadczenia. Jeżeli dane te są związane ze stosunkiem pracy, a pracodawca przetwarza je w związku z zatrudnieniem, to nie można mówić o ograniczeniu ich podawania. To, co byłoby niedopuszczalne, to podanie informacji dotyczących innych pracowników lub w sposób umożliwiający ustalenie sytuacji tych osób.

? Czy pracownik może żądać zamieszczenia w zaświadczeniu dodatkowych informacji, np. o rodzaju umowy o pracę, okresie zatrudnienia, średnim wynagrodzeniu, premiach, zajęciach komorniczych, planowanym okresie zatrudnienia, korzystaniu z urlopów związanych z rodzicielstwem lub innych okolicznościach związanych ze stosunkiem pracy?

Nie ma przeszkód, aby pracodawca na wniosek pracownika wydał zaświadczenie uwzględniające tak szeroki zakres informacji. Pracownik może bowiem potrzebować zaświadczeń do wielu różnych celów. Może to być np. ubieganie się o inne zatrudnienie (w takich jednak przypadkach raczej nie mówimy o zaświadczeniu o wynagrodzeniu, gdyż pracodawca nie może żądać od kandydata do pracy informacji o otrzymywanym obecnie wynagrodzeniu) lub sytuacja uzyskania innego zatrudnienia (np. wykazanie stażu urlopowego, który jest kształtowany m.in. przez okresy wcześniejszego zatrudnienia, w tym także niezakończonego). Pracodawca może w zaświadczeniu podać na wniosek pracownika nawet bardzo szeroki zakres informacji (np. zbieżny z tym, który jest podawany w świadectwie pracy). Nie powinien jednak wykraczać poza zakres wniosku złożonego przez pracownika.

? Czy pracodawca może telefonicznie potwierdzić bankowi dane o wynagrodzeniu pracownika ubiegającego się o kredyt, a jeśli tak, to jakie warunki powinien spełnić, aby zminimalizować ryzyko naruszenia poufności i ochrony danych osobowych?

Powszechną praktyką bankową jest kontakt telefoniczny z pracodawcą w celu potwierdzenia autentyczności danych zawartych w zaświadczeniu przedstawionym przez klienta ubiegającego się o kredyt. Pracodawca musi mieć świadomość, że udzielanie lub potwierdzanie jakichkolwiek informacji o wynagrodzeniu pracownika drogą telefoniczną niesie za sobą wysokie ryzyko, ponieważ żaden przepis prawa nie nakłada na pracodawcę obowiązku udzielania informacji o wynagrodzeniu pracownika tą drogą, w tym również przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe nie przewidują takich uprawnień dla pracowników banku. Potwierdzenie danych o zarobkach przez telefon bez uprzedniej, pisemnej zgody pracownika stanowi naruszenie poufności i bezpieczeństwa danych osobowych (art. 5 ust. 1 lit. f oraz art. 32 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE), co naraża pracodawcę na odpowiedzialność odszkodowawczą oraz administracyjne kary pieniężne.

W celu minimalizacji ryzyka pracodawca powinien bezwzględnie uzyskać od pracownika uprzednią, pisemną zgodę na telefoniczną weryfikację danych, precyzującą nazwę banku oraz zakres informacji podlegających potwierdzeniu.

Rekomendowanym rozwiązaniem jest wdrożenie procedury dwustopniowej weryfikacji tożsamości dzwoniącego, polegającej na odebraniu połączenia, a następnie oddzwonieniu na oficjalny numer danej placówki bankowej przed udzieleniem jakichkolwiek informacji.

? Jakie konsekwencje ponosi pracodawca za wystawienie błędnego zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach, w szczególności gdy nieprawdziwe dane skutkują odmową przyznania świadczenia lub kredytu?

Pracodawca ponosi pełną odpowiedzialność za rzetelność i prawdziwość danych zawartych w sporządzanym dokumencie. Wystawienie zaświadczenia zawierającego dane niezgodne z prawdą, np. poprzez pominięcie określonych składników wynagrodzenia, co skutkuje odmową przyznania emerytury, renty lub kredytu, jest kwalifikowane jako nienależyte wykonanie zobowiązania ze stosunku pracy z winy pracodawcy (wyrok SN z 25 kwietnia 2008 r., sygn. akt I PK 245/07, OSNP 2009/17–18/228).

Pracownik jest uprawniony do dochodzenia od pracodawcy odszkodowania na zasadach ogólnych odpowiedzialności kontraktowej za szkodę wyrządzoną nienależytym wykonaniem tego obowiązku (art. 471 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, dalej: k.c., w zw. z art. 300 k.p.).

Natomiast fałszowanie danych lub świadome poświadczenie nieprawdy w zaświadczeniu o zarobkach przez pracodawcę lub osobę upoważnioną stanowi przestępstwo zagrożone odpowiedzialnością karną (art. 271 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, dalej: k.k.).

Marek Rotkiewicz

ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego i prawa Unii Europejskiej, autor ponad 1500 publikacji

Treści dostępne dla abonentów IFK Platformy Księgowych i Kadrowych

Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

• Codzienne aktualności prawne
• Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
• Bogatą bibliotekę materiałów wideo
• Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty

Zamów teraz Masz już konto? Zaloguj się