Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników – odpowiedzi na pytania z praktyki

Pracodawca, który dofinansował pracownikowi dokształcanie zawodowe, może zobowiązać go do jego odpracowania przez maksymalnie 3 lata od zakończenia nauki. W tym celu trzeba podpisać z pracownikiem pisemną umowę szkoleniową.

Dofinansowanie nauki pracownikom przez pracodawców stwarza liczne problemy w praktyce. Poniżej odpowiadamy na pytania Czytelników w tym zakresie.

(?) Co roku we wrześniu spółka opracowuje plany szkoleniowe wobec załogi, prosząc jej członków o przedstawienie ewentualnych wniosków czy preferencji. Jeden z naszych obiecujących pracowników, zatrudniony na stanowisku inspektora kontroli wewnętrznej, zgłosił wniosek o dofinansowanie kursu dla kandydatów na członków rad nadzorczych w kwocie 8000 zł. Dzięki temu będzie mógł później przystąpić do egzaminu państwowego na członka rady nadzorczej w spółkach Skarbu Państwa. Chcemy mu pomóc, nie tylko uwzględniając wniosek, ale również refundując koszty dojazdu i noclegu na zajęcia odbywające się w miejscowości oddalonej o około 90 km od miejsca jego zamieszkania. Czy musimy zawrzeć w tym celu z pracownikiem osobną umowę, czy też wystarczy postanowienie w umowie o pracę? Jeśli konieczna jest odrębna umowa, to w jakiej formie ją sporządzić i co powinna zawierać?

Jeśli nie zamierzają Państwo zobowiązywać pracownika do odpracowania poniesionych kosztów kursu, w ogóle nie trzeba zawierać z nim umowy w tej sprawie albo wystarczy zawarcie umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych z inicjatywy bądź za zgodą pracodawcy w postaci elektronicznej (np. e-mailem z wykorzystaniem podpisu zaufanego) lub dokumentowej. Natomiast gdy pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania u niego w zatrudnieniu w zamian za dofinansowanie kursu, konieczne jest już zawarcie z nim odrębnej umowy na piśmie.

Bez wątpienia mamy w tym przypadku do czynienia z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych za zgodą pracodawcy. W zakresie nieuregulowanym w przepisach szczególnych kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na konkretnym stanowisku zakład pracy określa w przepisach wewnątrzzakładowych (układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania). Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumiemy zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103^[1] § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, dalej: k.p.). Należy też wziąć pod uwagę, że zgodnie z wyrokiem Sądu Rejonowego w Toruniu z 12 marca 2025 r. (sygn. akt IV P 610/24):

SR

Na gruncie art. 102 k.p. ustawodawca wyraźnie nadał pojęciu kwalifikacji zawodowych specyficzne znaczenie odmienne od tego, jakie w zakresie tego terminu obowiązuje w języku potocznym. (…) Należy bowiem brać pod uwagę kwalifikacje zawodowe potwierdzone dokumentami przewidzianymi w odrębnych przepisach lub praktyką i doświadczeniem zawodowym.

Na kursach dla kandydatów na członków rad nadzorczych zainteresowani poznają zagadnienia dotyczące prawa: gospodarczego, spółek, finansowego, a nawet podatkowego. Państwa pracownik może zatem z takiego kursu wynieść wiedzę i kompetencje pomocne do lepszej oraz sprawniejszej realizacji obowiązków na zajmowanym stanowisku oraz do zajęcia wyższego stanowiska zgodnie ze ścieżką kariery w firmie. Wyrażenie przez spółkę zgody na dofinansowanie kursu i dołożenie do tego z własnej woli chęci pokrycia wydatków na dojazdy, noclegi, posiłki i materiały szkoleniowe to argumenty za uznaniem, że nauka odbędzie się za zgodą pracodawcy.

Strony w ogóle nie muszą zawierać umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, jeśli pracodawca nie chce zobowiązać pracownika do odpracowania poniesionych kosztów z tytułu nauki (art. 103^[4] § 3 k.p.). Nie jest to jednak rozwiązanie zalecane, ponieważ może spowodować np. problemy z kwalifikacją składkową i podatkową tych wydatków. Dlatego rekomendujemy nawiązanie wskazanej umowy choćby w postaci elektronicznej (np. e-mailem z wykorzystaniem podpisu zaufanego) czy dokumentowej (np. przez wysłanie SMS-a).

Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych za zgodą zakładu pracy powinna zostać nawiązana odrębnie od umowy o pracę, a nie stanowić części tej umowy. W wyroku z 26 sierpnia 2025 r. (sygn. akt VIII Pa 107/25) Sąd Okręgowy w Łodzi wprost rozstrzyga, że:

SO

Umowa o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych stanowi umowę prawa pracy, związaną z umową o pracę, lecz od niej odrębną.

Umowa szkoleniowa musi określać uzgodnione wzajemne prawa i obowiązki stron, jednak nie może przewidywać postanowień mniej korzystnych niż ustalone w przepisach art. 102–103^[6] k.p. W tym przypadku umowa powinna zawierać:

• jako elementy konieczne – zobowiązanie pracodawcy do udzielania pracownikowi zwolnień z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia, oraz prawo do urlopu szkoleniowego dla pracownika w ściśle wskazanych sytuacjach, a w przypadku pracownika – zobowiązanie „co najmniej do podjęcia podnoszenia kwalifikacji zawodowych w formie wskazanej w umowie i dołożenia należytej staranności w dążeniu do jego ukończenia” (zob. cytowany wyrok z 26 sierpnia 2025 r.),
• jako elementy uzupełniające – zobowiązanie pracodawcy do pokrycia świadczeń dodatkowych związanych z nauką zatrudnionego, takich jak koszty dojazdu, zakwaterowania, pożywienia i podręczników.

(?) Na prośbę pracownika firma pokryje mu 90% czesnego za drogie, 3-letnie studia menedżerskie, odbywane częściowo za granicą. Wypłaci mu też świadczenia dodatkowe refundujące przejazdy oraz zakwaterowanie i zapewni posiłki w związku z udziałem w obligatoryjnych zajęciach. Łącznie wydatki sięgną nawet 35 000 zł. W zamian pracodawca chce zobowiązać pracownika do odpracowania w firmie 5 lat. Czy to jest dopuszczalne?

Nie. Pracodawca może co najwyżej żądać odpracowania przez pracownika 3 lat po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, jeśli dofinansowywał mu naukę. W tym celu trzeba zamieścić, za zgodą pracownika, odpowiednią klauzulę w umowie szkoleniowej.

Samo nakazanie pracownikowi „odpracowania” wydatków poniesionych na jego naukę przez podmiot zatrudniający, mieszczących się w sferze tzw. świadczeń dodatkowych, jest dopuszczalne (art. 103^[4] § 3 k.p.). W wyroku z 10 kwietnia 2019 r. (sygn. akt III PK 36/18, OSNP 2020/2/13) Sąd Najwyższy tak wytłumaczył regulację tego przepisu:

SN

Dofinansowanie nauki pracownikowi przysparza mu szansę na uzyskanie wyższych kwalifikacji, być może także lepiej wynagradzanych. Stąd klamrą łączy się z tym korzyść pracodawcy, który liczy na ekspektatywę dalszego zatrudnienia wykonującego pracę. W partycypacji pracodawcy upatrywać więc należy nie tylko korzyści po jednej stronie stosunku pracy.

W myśl zaś wyroku Sądu Rejonowego dla Warszawy Pragi-Południe z 15 maja 2025 r. (sygn. akt VI P 119/21):

SR

Zawarcie tej umowy nie jest obowiązkowe, ale możliwość żądania przez pracodawcę od pracownika zwrotu dodatkowych kosztów szkolenia zależy od tego, czy strony zawarły umowę szkoleniową.

Jednak pracodawca powinien zwrócić uwagę na kilka kwestii formalnych, których trzeba w tym przypadku przestrzegać. Po pierwsze: postanowienie o odpracowaniu kosztów doskonalenia musi znaleźć się w umowie o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, sporządzonej koniecznie na piśmie. Oznacza to, że jeśli wskazana klauzula nie zostanie sporządzona w formie pisemnej, będzie nieważna (cytowany wyrok SO w Łodzi z 26 sierpnia 2025 r.).

Po drugie: w zobowiązaniu „odpracowania” chodzi tak naprawdę o pozostawanie przez pracownika w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pewien okres, wskazany w umowie szkoleniowej.

I dodatkowo: okres pozostawania w zatrudnieniu, którego pracodawca ma prawo wymagać od pracownika, któremu dofinansował naukę, wynosi maksymalnie 3 lata po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (orzeczenie Sądu Rejonowego w Toruniu z 2 lipca 2020 r., sygn. akt IV P 226/19). Dlatego choć ponieśli Państwo duże wydatki, nie można wydłużyć okresu odpracowania nauki do 5 lat. Jeśli by takie postanowienie znalazło się w umowie szkoleniowej, należałoby je uznać za nieważne z mocy prawa (art. 103^[4] § 2 k.p.).

Choć przepisy tego nie narzucają, przyjęło się miarkowanie długości okresu odpracowania nauki odpowiednio do wysokości kosztów wyłożonych przez podmiot zatrudniający.

(?) Z inicjatywy pracodawcy pracownik zatrudniony w dziale gospodarki miejskiej został wysłany na kosztowne i długie szkolenie z zakresu nieruchomości, sfinansowane w całości przez pracodawcę. Strony podpisały umowę o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, zobowiązującą pracownika do odpracowania dofinansowania nauki. W umowie strony zastrzegły zwrot zrefundowanych świadczeń dodatkowych (cena szkolenia, dojazdy, zakwaterowanie i wyżywienie) w wysokości 12 000 zł oraz wynagrodzenia za zwolnienia z całości lub części dnia pracy w celu wzięcia udziału w obowiązkowych zajęciach (2700 zł) w jakimkolwiek przypadku zerwania współpracy przez pracownika przed upływem 2 lat od zakończenia dokształcania. Nauka zakończyła się 15 czerwca 2026 r., a już na początku lipca br. pracownik zgłosił zarządowi wniosek o rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron. Jeśli się na to zgodzimy, to czy będzie on musiał oddać całość tych wydatków, tj. w sumie 14 700 zł?

Pracodawca, który dofinansował dokształcanie pracownika, ma prawo żądać pod pewnymi warunkami zwrotu jedynie świadczeń dodatkowych, i tylko w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu szkolenia. Nie wolno mu również domagać się od pracownika zwrotu wyłożonych na jego szkolenie pieniędzy w razie rozwiązania stosunku pracy za porozumieniem stron podczas okresu ich odpracowania.

Pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy zakładu pracy, pracodawca musi przynajmniej udzielać odpłatnych urlopów szkoleniowych oraz zwolnień z całości lub części dnia pracy niezbędnych do punktualnego przybycia na obowiązkowe zajęcia (art. 103^[1] k.p.). Może mu również przyznać świadczenia dodatkowe na pokrycie opłat za kształcenie (np. czesnego, ceny kursu) oraz kosztów dojazdu, noclegów, posiłków czy podręczników (art. 103^[3] k.p.).

Pracodawcy, który dołożył się finansowo do nauki pracownika, wolno nakazać pracownikowi pozostawanie u niego w zatrudnieniu przez pewien okres, byle niedłuższy niż 3 lata po ukończeniu szkolenia. Klauzula tej treści musi znaleźć się w umowie o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych przez pracownika, zawartej na piśmie pod rygorem nieważności. Gdy ten warunek zostanie spełniony, pracodawca ma prawo domagać się od pracownika zwrotu części kosztów przekazanych na jego naukę w niektórych przypadkach przerwania okresu „odpracowania” zainicjowanego przez zatrudnionego. Jednak jego uprawnienie zostało obwarowane kilkoma warunkami.

Przede wszystkim pracownik odchodzący z pracy podczas umownego okresu pozostawania w zatrudnieniu (niedłuższego niż 3 lata), zarządzonego w celu odpracowania kosztów nauki poniesionych przez zakład pracy, może zostać zobowiązany do ich częściowego zwrotu wyłącznie w razie rozwiązania w tym okresie stosunku pracy:

• za swoim wypowiedzeniem (z wyjątkiem wypowiedzenia z powodu mobbingu),
• bez wypowiedzenia w trybie art. 55 lub art. 94^[3] k.p., jeśli nie było przyczyn pozwalających na rozwiązanie umowy w tym trybie,
• bez wypowiedzenia z winy pracownika w trybie art. 52 k.p.

Nie ma zatem mowy o jakichkolwiek roszczeniach finansowych w razie rozwiązania umowy o pracę na mocy porozumienia stron, choćby zainicjowanego przez zatrudnionego.

Pracodawca może żądać oddania jedynie części tzw. świadczeń dodatkowych związanych z dokształcaniem pracownika, tj. dofinansowanego kosztu samego szkolenia i zrefundowanych mu ewentualnie kosztów dojazdu, zakwaterowania, posiłków czy materiałów szkoleniowych – proporcjonalnie do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub ewentualnie proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Przepisy zakazują zwrotu w tych okolicznościach wynagrodzenia za zwolnienie z całości lub części dnia pracy na udział w obligatoryjnych zajęciach.

Zatem pracodawca w ogóle nie może w tych okolicznościach domagać się zwrotu części świadczeń dodatkowych, ponieważ do ewentualnego rozwiązania umowy dojdzie za porozumieniem stron. Postanowienie umowy szkoleniowej o takiej treści jest nieważne z mocy prawa. Inaczej byłoby natomiast, gdyby Państwa pracownik złożył pismo wypowiadające umowę o pracę.

(?) Firma wysłała dwie pracownice na roczny kurs rachunkowo-księgowy. Wartość dofinansowania w postaci świadczeń dodatkowych (cena kursu, dojazdy, noclegi i wyżywienie) wyniosła po 10 000 zł na każdą z nich. W umowach o podnoszenie kwalifikacji zawodowych za zgodą pracodawcy pracownice zostały zobowiązane do pozostawania w zatrudnieniu przez 2 lata po zakończeniu nauki, tj. w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 marca 2028 r. Tymczasem już w czerwcu 2026 r. jedna z kobiet urodziła dziecko i przeszła na urlop macierzyński, a bezpośrednio po nim chce skorzystać z urlopu rodzicielskiego. Nie będzie jej zatem niemal rok, a nawet dłużej, jeśli potem wykorzysta cały urlop wychowawczy lub jego część. Druga z pracownic została z kolei od 1 lipca 2026 r. skierowana przez związki zawodowe na 2 lata do pełnienia funkcji związkowej poza zakładem pracy w charakterze pracownika. Czy okresy „odpracowania” kosztów nauki obu pań ulegają wydłużeniu o te nieobecności?

Nie. W obu przypadkach okres pozostawania w zatrudnieniu określony umowami szkoleniowymi trwa od 1 kwietnia 2026 r. do 31 marca 2028 r. i nie ulega wydłużeniu o udzielone urlopy na dzieci ani o czas sprawowania funkcji związkowej poza zakładem pracy. Istnieje zatem ryzyko, że żadna z kobiet faktycznie „nie odpracuje” dofinansowania szkolenia.

Aby zachować swoją ważność, klauzula o odpracowaniu przez pracownika kosztów nauki poniesionych w całości lub w części przez podmiot zatrudniający przez pewien okres po ukończeniu dokształcania (byle niedłuższy niż 3 lata), musi zostać zawarta na piśmie jako jedno z postanowień umowy szkoleniowej. Tak naprawdę nie chodzi tu o okres faktycznego odpracowania wyłożonych przez firmę pieniędzy, ale o pozostawanie w zatrudnieniu przez umówiony czas, niedłuższy niż 3 lata, licząc od ukończenia kursu (art. 103^[4] § 3 k.p.).

Nie ma zatem mowy o wydłużeniu tego okresu o przypadające podczas niego urlopy macierzyński, rodzicielski czy wychowawczy. Podczas wskazanych urlopów stosunek pracy trwa, a pracownica pozostaje w zatrudnieniu. Dodatkowo wyłączenie urlopów z tytułu rodzicielstwa z okresu zatrudnienia można by uznać za przejaw dyskryminacji w zatrudnieniu.

Inaczej jest z urlopem bezpłatnym z art. 174 k.p., nakładającym się na okres „odpracowania” dofinansowania nauki. Według wyroku Sądu Najwyższego z 6 stycznia 2009 r. (sygn. akt II PK 111/08):

SN

Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem sądowym oraz jednolitymi poglądami doktryny urlop bezpłatny jest okresem, w którym, mimo trwania stosunku pracy, ulegają zawieszeniu wzajemne obowiązki i uprawnienia stron tego stosunku (świadczenie pracy oraz wypłata wynagrodzenia).

Jednak na mocy art. 174 § 2 k.p. urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Należy zatem uznać, że urlop bezpłatny przypadający podczas okresu „odpracowania” kosztów nauki powoduje jego wydłużenie.

Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 13 września 2010 r. (sygn. akt II PK 257/09, OSNP 2012/1–2/5), w którym sąd uznał, że:

SN

Okresu urlopu bezpłatnego nie można traktować jako okresu przepracowanego w związku z uzyskaniem od pracodawcy dofinansowania na podniesienie kwalifikacji pracowniczych.

Jednak od ogólnego urlopu bezpłatnego należy odróżnić szczególne (celowe) urlopy bezpłatne. Przykładem takiego urlopu jest urlop bezpłatny udzielony pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy, jeżeli z wyboru wynika obowiązek wykonywania tej funkcji w charakterze pracownika (art. 25 ust. 1 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, dalej: ustawa o związkach zawodowych). Z wnioskiem o przyznanie urlopu bezpłatnego występuje właściwy statutowo organ (zazwyczaj zarząd) organizacji związkowej co najmniej na 14 dni przed planowanym terminem jego rozpoczęcia. We wniosku musi m.in. podać:

• okres pełnienia z wyboru funkcji związkowej przez pracownika poza zakładem pracy,
• proponowany czas trwania urlopu bezpłatnego,
• oświadczenie, że z wyborem wiąże się obowiązek sprawowania funkcji związkowej w charakterze pracownika, z przywołaniem odpowiedniego postanowienia statutu związku.

Pracodawca musi udzielić urlopu bezpłatnego, przekazując odpowiedź na wniosek w ciągu 7 dni wnioskującemu zarządowi związku oraz samemu pracownikowi (§ 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 3 grudnia 2018 r. w sprawie trybu udzielania urlopu bezpłatnego pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy oraz sposobu postępowania w przypadku wygaśnięcia mandatu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej przez pracownika korzystającego z urlopu bezpłatnego). Zgodnie z § 2 i § 3 tego rozporządzenia zarząd organizacji związkowej zawiadamia zakład pracy o wygaśnięciu mandatu do pełnienia funkcji w ciągu 7 dni od jego wygaśnięcia, a pracownik zgłasza mu swój powrót do pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania stosunku pracy z wyboru. Pracodawca musi go wówczas zatrudnić na stanowisku równorzędnym pod względem wynagrodzenia z dotychczasowym (art. 74 k.p.).

W myśl zaś art. 25 ust. 3 ustawy o związkach zawodowych pracownikowi, który po upływie urlopu bezpłatnego lub wygaśnięciu mandatu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej, stawi się do pracy w terminie przewidzianym w k.p., okres urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Jeśli zaś Państwa pracownica pełni z wyboru funkcję związkową poza zakładem pracy od 1 lipca 2026 r. do 30 czerwca 2028 r., to okres odpracowania nauki nie wydłuża się z tego tytułu. Upłynie on zatem planowo 31 marca 2028 r., kończąc zobowiązanie pracownicy do pozostawania w zatrudnieniu sankcjonowane zwrotem kosztów nauki w razie jego przerwania.

(?) Pracownik we własnym zakresie ponosi koszty studiów. Zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o dofinansowanie czesnego za ostatni rok studiów, w kwocie 5400 zł. Pracodawca wyraził zgodę, ponieważ zdobyta wiedza przyda się pracownikowi w realizacji powierzonych mu obowiązków. Strony nie łączy umowa szkoleniowa. Czy w tej sytuacji dofinansowanie od pracodawcy należy doliczyć pracownikowi do przychodu ze stosunku pracy i pobrać od niego składki ZUS oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Nie. Od świadczenia w postaci pokrycia zatrudnionemu pracownikowi czesnego za ostatni rok studiów nie trzeba potrącać składek ZUS ani podatku, jeśli tematyka studiów jest lub będzie związana z obecnymi lub ewentualnie przyszłymi obowiązkami służbowymi pracownika u tego pracodawcy. Skoro pracodawca zaakceptował taki wydatek, można to uznać za podnoszenie kwalifikacji za jego zgodą.

Przez kwalifikacje zawodowe należy rozumieć wiedzę lub umiejętności wymagane do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku – aktualnie zajmowanym przez pracownika albo przyszłym, które ewentualnie może objąć u danego pracodawcy (art. 102 i art. 103^[1] § 1 k.p.). Do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne nie należy przyjmować wartości świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych (§ 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych obejmuje natomiast wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego (art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Pracodawca może przyznać świadczenia dodatkowe pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy bądź za zgodą pracodawcy. Takie świadczenia to np. sfinansowanie opłat za kształcenie, przejazd, podręczniki czy zakwaterowanie (art. 103^[1] § 2–103^[3] k.p.). Jeśli więc pracownik rozpoczął studia we własnym zakresie, a podmiot zatrudniający dofinansował mu tylko czesne za ostatni rok studiów, to i tak kwota tego czesnego (w tym przypadku 5400 zł) zalicza się do świadczeń dodatkowych, jakie pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe za jego zgodą. Nie ma przy tym znaczenia, że strony nie podpisały w tym zakresie umowy szkoleniowej. Jeśli bowiem pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do odpracowania dofinansowania jego nauki przez pewien czas po jej zakończeniu, nie jest konieczne zawieranie takiej umowy (art. 103^[4] § 3 k.p.).

W konsekwencji, jeśli tematyka studiów jest związana z obecnym lub ewentualnie przyszłym zakresem obowiązków na stanowisku zajmowanym przez pracownika u danego pracodawcy, od czesnego nie należy pobierać składek ZUS ani zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Potwierdza to m.in. pismo KIS z 10 kwietnia 2025 r. (sygn. 0112-KDIL2-1.4011.212.2025.2.MKA).

Anna Kaliszewska

specjalista w zakresie prawa pracy z wieloletnim doświadczeniem zawodowym

Treści dostępne dla abonentów IFK Platformy Księgowych i Kadrowych

Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

• Codzienne aktualności prawne
• Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
• Bogatą bibliotekę materiałów wideo
• Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty

Zamów teraz Masz już konto? Zaloguj się