Czy prawidłowym jest wypłacanie ryczałtu za używanie samochodu prywatnego w celach służbowych pracownikom socjalnym oraz asystentom rodziny zatrudnionym w jednostce nie posiadającej własnego samochodu? - stanowisko Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z dnia 4 września 2026 r., sygn. RIO.II.025-24/26
Odpowiadając na wniosek z dnia 14 sierpnia 2026 r., o udzielenie wyjaśnień Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przedstawia następujący pogląd w sprawie.
Odnosząc się do pytania nr 1 we wniosku „czy prawidłowym jest wypłacanie ryczałtu za używanie samochodu prywatnego w celach służbowych pracownikom socjalnym oraz asystentom rodziny zatrudnionym w jednostce nie posiadającej własnego samochodu?”
Zgodnie z art. 121 ust. 3c ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 639 z późn. zm.) /dalej: u.p.s./, pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku lub przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych poza siedzibą jednostki, przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych, w przypadku braku możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji zatrudniającego go pracodawcy. Na podstawie zaś art. 121 ust. 3a u.p.s. pracownikowi socjalnemu zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy w samorządowych jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej, do którego podstawowych obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej lub przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych poza siedzibą jednostki, przysługuje wypłacany co miesiąc dodatek do wynagrodzenia w wysokości 400 zł. W przypadku zatrudnienia w mniejszym wymiarze czasu pracy dodatek przysługuje w wysokości proporcjonalnej do czasu pracy.
Na podstawie § 1 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.) /dalej: Rozporządzenie M.I./ zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu. Przy czym zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy, zdaniem Izby, na podstawie umowy cywilnoprawnej o używanie pojazdu do celów służbowych, zawartej na podstawie § 1 ust. 1 Rozporządzenia M.I. pracownikowi socjalnemu (na zasadach określonych w przywołanym rozporządzeniu i wewnętrznych regulacjach) wypłaca się ryczałt za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych. Należy mieć na względzie § 3 ust. 1 i 2 Rozporządzenia M.I, określający limit ryczałtu na jazdy lokalne na terenie gminy.
Z ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 980) /dalej u.w.r.s.p.z./, która reguluje m.in. pracę asystenta rodziny, nie wynika, by asystentowi rodziny przysługiwał od zatrudniającego go pracodawcy z tytułu używania własnego samochodu dla celów służbowych, zwrot kosztów przejazdów do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych. Jak wynika z art. 17 ust. 3 u.w.r.s.p.z praca asystenta rodziny nie może być łączona z wykonywaniem obowiązków pracownika socjalnego na terenie gminy, w której praca ta jest prowadzona. Takie brzmienie przepisu wprowadza wyraźne rozróżnienie pomiędzy pracownikiem socjalnym, a asystentem rodziny.
Mając zatem na uwadze przedstawiony stan prawny, asystent rodziny nie jest pracownikiem socjalnym, a art. 121 ust. 3c u.p.s. go nie obejmuje. Izba podziela stanowisko organów podatkowych, które konsekwentnie wskazują, że z treści ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej nie wynika, by asystentowi rodziny z tytułu używania własnego samochodu do celów służbowych przysługiwał od pracodawcy zwrot kosztów przejazdów, wobec czego zwrot w formie ryczałtu stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy (zob. stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 29.06.2026 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.455.2026.2.AK dotyczące opodatkowania ryczałtu samochodowego wypłacanego asystentom rodziny). W konsekwencji wypłata jest dopuszczalna wyłącznie jako świadczenie umowne, a nie jako realizacja ustawowego uprawnienia (cywilnoprawna umowa zawarta na podstawie art. 34a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym /t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1490 z późn. zm./ w zw. z przywołanym wcześniej Rozporządzeniem M.I.).
Należy zwrócić uwagę, że zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie należności z tytułu podróży służbowej: wskazane wyżej rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r., Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.). Rozstrzygające jest więc, jak w umowach o pracę określono miejsce pracy.
Na marginesie należy zauważyć, że projekt nowelizacji ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (nr w rejestrze KPRM: UD354) przewiduje wyrównanie uprawnień: asystenci rodziny mają otrzymać dodatek do wynagrodzenia z tytułu wykonywania czynności zawodowych poza miejscem pracy w wysokości 400 zł przy pełnym wymiarze czasu pracy, a także zwrot kosztów przejazdów. Projekt był na etapie konsultacji społecznych do 15 maja 2026 r., z planowanym wejściem w życie — z wyjątkami — 1 października 2026 r. Do czasu wejścia w życie stan prawny pozostaje jak wyżej.
Odnosząc się do pytania nr 2 we wniosku „czy art. 121 ust. 3c i art. 121 ust. 3a ustawy o pomocy społecznej mogą być stosowane jednocześnie, czy się nie wykluczają?”
Izba podziela stanowisko Wnioskodawcy. Świadczenia mają odmienną naturę prawną i odmienne przesłanki. Dodatek rekompensuje uciążliwość charakteru pracy, a zwrot kosztów wyrównuje wydatek majątkowy pracownika. Kumulacja nie stanowi więc podwójnej wypłaty za to samo świadczenie. Na marginesie należy zauważyć, że zgodnie z art. 121 ust. 3aa u.p.s. dodatek z ust. 3a nie jest uwzględniany przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia zgodnie z art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1773).
Odnosząc się do pytania nr 3 we wniosku czy pracownik socjalny mający obowiązek pracy w terenie może odmówić podpisania umowy na wypłacanie ryczałtu w sytuacji braku samochodu służbowego w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Hajnówce?”
Podstawą wykorzystywania prywatnego pojazdu jest umowa cywilnoprawna zawarta między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych. Umowa wymaga zgodnych oświadczeń woli obu stron, pracodawca nie może polecić pracownikowi udostępnienia własnego majątku na potrzeby wykonywanej pracy. Zgodnie z przywołanym wcześniej art. 121 ust. 3c u.p.s. pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku lub przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych poza siedzibą jednostki, przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych, w przypadku braku możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji zatrudniającego go pracodawcy. Oznacza to, że to pracodawca ponosi obowiązek pokrycia kosztów dojazdu. Nie wynika z przepisów aby na pracowniku spoczywał obowiązek zapewnienia pojazdu. Jeżeli pracodawca nie posiada samochodu służbowego, pracownik odmawia używania samochodu prywatnego (do czego ma prawo), wówczas pracodawca musi pokryć rzeczywiste koszty przejazdu innym środkiem (komunikacja publiczna, przewóz zlecony).
Odnosząc się do pytania nr 4 we wniosku „czy dodatek wynikający z art. 121 ust. 3a (wypłacany co miesiąc) powinien być wypłacany w pełnej wysokości pracownikom socjalnym, którzy w danym miesiącu nie wykonywali pracy w terenie (poza siedzibą jednostki)?”
Wprost z art. 121 ust. 3a u.p.s. wynika, że wypacany co miesiąc dodatek w wysokości 400 zł przysługuje pracownikowi socjalnemu zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu w samorządowych jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej do którego podstawowych obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej lub przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych poza siedzibą jednostki. Przy czym w przypadku zatrudnienia w mniejszym wymiarze czasu pracy dodatek przysługuje w wysokości proporcjonalnej do czasu pracy.
Izba podziela stanowisko z wyrażone w odpowiedzi sekretarza stanu w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej na interpelację nr 32691 w sprawie sytuacji pracowników domów pomocy społecznej z dnia 5 maja 2022 roku, w którym wskazano, że „w stosunku do poprzednio obowiązującego brzmienia art. 121 ust. 3a wprowadzono zmianę polegającą na możliwości alternatywnego (albo obu jednocześnie) spełnienia przesłanek dotyczących świadczenia pracy socjalnej lub przeprowadzania rodzinnych wywiadów środowiskowych, pod warunkiem wykonywania obu tych czynności poza siedzibą jednostki. Wyjaśnić jednak należy, że istotą przedmiotowej kwestii tj. interpretacji art. 121 ust. 3a ustawy o pomocy społecznej, nie jest jednak kwestia świadczenia, bądź też nie pracy socjalnej, a kwestia tego, czy do podstawowych obowiązków pracownika należy świadczenie pracy socjalnej poza siedzibą jednostki lub przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych poza siedzibą jednostki. Ostateczną decyzję o przyznaniu prawa do dodatku podejmuje kierownik jednostki organizacyjnej pomocy społecznej, który z racji pełnionej funkcji dysponuje pełną wiedzą na temat wykonywanej pracy przez pracownika socjalnego. Decyzja powinna być podjęta po dokładnej analizie stanowiska pracy i zakresu obowiązków wykonywanych przez pracownika socjalnego.”
Zdaniem Izby ustawodawca powiązał prawo do dodatku z zakresem obowiązków przypisanym do stanowiska, a nie z liczbą wyjazdów w danym miesiącu, i nakazał wypłatę „co miesiąc”. Dodatek przysługuje z mocy samej ustawy i gmina nie ma możliwości pozbawienia pracownika socjalnego tego dodatku, jeżeli spełnia on wszystkie przesłanki jego otrzymania. Jedyną ustawową modyfikacją wysokości jest proporcja do wymiaru czasu pracy. W związku z tym, rozgraniczenia wymaga sytuacja nieobecności w pracy.
W aktualnie obowiązującym porządku prawnym brak jest podmiotu upoważnionego do wydawania wiążącej wykładni przepisów prawa. Niniejsze stanowisko w sprawie proszę potraktować jako niewiążącą opinię prawną.
Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
