Należności za podróż osób niebędących pracownikami – zasady przyznawania i rozliczenia
Osoby, które nie posiadają statusu pracownika i są zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, mają prawo do należności za podróż odbytą w celu realizacji zadań wynikających z takich umów. Jednak w przypadku tych osób odbywanie przez nie podróży nie jest podróżą służbową w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, lecz ma znacznie szerszy zakres. Zleceniobiorcom przysługuje co do zasady zwrot wydatków z tytułu podróży, o ile nie zostały one przez nich zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.
Do osoby niebędącej pracownikiem nie mają zastosowania przepisy Kodeksu pracy definiujące podróż służbową pracowników (art. 775 § 1 Kodeksu pracy). Zatem nie ma w tym zakresie warunku wydania przez zleceniodawcę polecenia wyjazdu poza miejscowość, w której znajduje się siedziba zleceniodawcy, czy poza stałe miejsce pracy zleceniobiorcy, aby z tego tytułu osoba ta nabyła prawo do należności za podróż.
Definicja podróży
Żaden przepis prawa nie definiuje podróży osób niebędących pracownikami. Jednak w orzecznictwie zwracana jest uwaga, że definicja ta nie jest tożsama z podróżą służbową pracowników. W przypadku pracowników za czas ich podróży służbowej zwolnieniem podatkowym objęte są diety i inne należności, natomiast u osób niebędących pracownikami mowa jest o świadczeniach otrzymanych w związku z szeroko rozumianą podróżą, o ile spełnione są przesłanki wymienione w art. 21 ust. 13 ustawy o pdof (wyrok NSA z 7 kwietnia 2021 r., II FSK 3278/18), tj. zwrot wydatków:
- następuje w ramach limitów należności delegacyjnych wynikających z ogólnego rozporządzenia w sprawie podróży służbowych oraz
- nie został zaliczony przez zleceniobiorcę do kosztów uzyskania przychodów i został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
