do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
Powrót do menu głównego
 
drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę
Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń 1/2022, data dodania: 15.12.2021

Porada aktualna na dzień 21-01-2022

Czy przetwarzanie danych pracownika niezbędnych do organizacji i rozliczenia delegacji wymaga jego zgody

PROBLEM

Jeden z pracowników zgłosił wątpliwości dotyczące prawidłowości przetwarzania jego danych w związku z organizacją i rozliczeniem delegacji służbowej. Uważa, że jego dane mogły być przetwarzane w tym celu tylko za jego zgodą. Czy zastrzeżenia pracownika są uzasadnione? Czy pracodawca może przetwarzać dane pracownika niezbędne do organizacji i rozliczenia podróży służbowej tylko na podstawie zgody osoby zatrudnionej?

RADA

Pracodawca, który zleca swojemu pracownikowi podróż służbową, nie potrzebuje dodatkowo jego zgody na przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do organizacji lub rozliczenia kosztów związanych z takim wyjazdem. Podstawę prawną przetwarzania tych danych osobowych stanowi bowiem realizacja obowiązków prawnych ciążących na pracodawcy na podstawie przepisów prawa pracy.

UZASADNIENIE

Przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) wymieniają zgodę osoby, której dane dotyczą, jako jedną z kilku przesłanek legalności przetwarzania danych osobowych. Takiej zgody nie wymaga się jednak, jeśli przetwarzanie jest niezbędne m.in. do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

WAŻNE (!)

Zgoda pracownika nie jest wymagana do przetwarzania jego danych, jeśli to przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika (art. 775 § 1 Kodeksu pracy). Z regulacji tej wprost wynika, że podróż służbowa odbywa się w ramach obowiązków służbowych oraz na wyraźne polecenie pracodawcy. Z tego względu pracodawca, który zleca swojemu pracownikowi podróż służbową, nie potrzebuje dodatkowo jego zgody na przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do organizacji i rozliczenia kosztów związanych z podróżą służbową. W takiej sytuacji podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi realizacja obowiązków prawnych ciążących na pracodawcy na podstawie przepisów prawa pracy. Zatem z punktu widzenia RODO przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

WAŻNE (!)

Podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy i dlatego nie jest potrzebna zgoda pracownika na przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do organizacji i rozliczenia kosztów z nią związanych.

Tym samym zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych jest zbędna, a żądanie przez pracodawcę jej wyrażenia byłoby uznane za niezasadne.

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, str. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2021 r. Nr 74, str. 35

  • art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162

Dariusz Światowiec

starszy specjalista w Departamencie Komunikacji Społecznej w UODO

Jeżeli w tym artykule nie znalazłeś rozwiązania swojego problemu – napisz redakcja2@inforfk.pl

Powiązane dokumenty

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK