Obowiązki pracodawcy wobec pracownika powracającego z urlopu wychowawczego - praktyczna instrukcja

Jeżeli pracownik powraca do pracy po urlopie wychowawczym, to pracodawca najczęściej musi go skierować na okresowe lub kontrolne badania lekarskie, a także na okresowe szkolenie w zakresie bhp. Długa nieobecność pracownika w pracy powoduje bowiem, że terminy tych badań i szkoleń tracą aktualność.

Krok 1. Skierowanie na badania lekarskie

Pierwszą kwestią, na którą powinien zwrócić uwagę pracodawca w sytuacji, gdy pracownikowi kończy się urlop wychowawczy, są badania profilaktyczne. Pracodawca nie może bowiem dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku (art. 229 § 4 Kodeksu pracy).

Zanim powracający z urlopu wychowawczego pracownik zostanie dopuszczony do pracy, należy ustalić, czy trzeba go skierować na badania profilaktyczne do lekarza medycyny pracy (w zależności od okoliczności mogą to być badania okresowe lub kontrolne), z którym pracodawca ma podpisaną umowę o profilaktycznej opiece zdrowotnej nad pracownikami. Najczęściej bowiem - po tak długiej nieobecności w pracy - okazuje się, że badania okresowe pracownika utraciły swoją ważność w czasie urlopu wychowawczego.

Często jeszcze w okresie ciąży pracownica choruje dłużej niż 30 dni, następnie wykorzystuje urlop macierzyński, wypoczynkowy i wychowawczy, i dopiero po tym urlopie podejmuje pracę. Sam fakt "bycia w ciąży" i korzystania z urlopu macierzyńskiego przez pracownicę nie zobowiązuje jeszcze pracodawcy do kierowania jej na badania kontrolne. Jeśli jednak w okresie ciąży przypadła choroba dłuższa niż 30 dni, to przed dopuszczeniem do pracy (a to może mieć miejsce nawet po dłuższym okresie od choroby, np. w związku z wykorzystaniem bezpośrednio po takiej chorobie urlopu macierzyńskiego czy wychowawczego) najpierw należy skierować ją na takie badania (art. 229 § 2 Kodeksu pracy).

Zobacz e-Poradnik "Urlopy i uprawnienia rodzicielskie dostępny na www.inforfk.pl

PRZYKŁAD

Ze względu na problemy zdrowotne pracownica w 7. miesiącu ciąży otrzymała zwolnienie lekarskie i korzystała z niego przez 2 ostatnie miesiące do dnia porodu. Następnie wykorzystała urlop macierzyński, dodatkowy urlop macierzyński, urlop wypoczynkowy oraz część urlopu wychowawczego w wymiarze 1 roku. Przed podjęciem pracy po urlopie wychowawczym pracodawca powinien skierować pracownicę na badania kontrolne po chorobie trwającej dłużej niż 30 dni.

PRZYKŁAD

Pod koniec ciąży pracownica wykorzystała 2 tygodnie zwolnienia lekarskiego do dnia porodu, następnie wykorzystała urlop macierzyński, dodatkowy urlop macierzyński, urlop wypoczynkowy i 3 lata urlopu wychowawczego. W czasie urlopu wychowawczego straciły ważność jej dotychczasowe badania okresowe. Zatem po zakończeniu urlopu wychowawczego (pracownica nie musi wykonywać nowych badań w trakcie tego urlopu), a przed dopuszczeniem do pracy pracodawca musi skierować pracownicę na badania okresowe.

Krok 2. Skierowanie na szkolenia bhp

Kolejną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę przed dopuszczeniem pracownika do pracy po urlopie wychowawczym, są szkolenia w zakresie bhp. Podobnie jak badania, muszą być one ważne w chwili dopuszczenia pracownika do pracy (bez aktualnych szkoleń pracodawca nie może dopuścić go do pracy). Zatem przed powrotem pracownika do pracy pracodawca musi sprawdzić, czy szkolenie, które odbył, nadal jest ważne (częstotliwość szkoleń jest różna w zależności od tego, na jakim stanowisku jest zatrudniony pracownik, i waha się od 1 roku do 6 lat). W przeciwnym razie przed dopuszczeniem pracownika do pracy po powrocie z urlopu wychowawczego trzeba będzie zorganizować dla niego szkolenie okresowe.

PRZYKŁAD

Pracownica zatrudniona na stanowisku sprzedawcy (zakwalifikowanym jako robotnicze) powinna odbywać szkolenia okresowe w zakresie bhp nie rzadziej niż raz na 3 lata. Ostatnie szkolenie odbyła w 2009 r. W 2010 r. urodziła dziecko i po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego i 2-letniego urlopu wychowawczego wróciła do pracy w kwietniu 2013 r. Szkolenie okresowe straciło ważność w 2012 r. Przed dopuszczeniem jej do pracy pracodawca musi zatem zorganizować dla niej takie szkolenie.

Krok 3. Przekazanie informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach rodzicielskich

Po tak długiej nieobecności w pracy, jak urlop wychowawczy, może być konieczne zapoznanie pracownika z nowymi przepisami, instrukcjami i procedurami, które zaczęły obowiązywać w zakładzie pracy podczas urlopu wychowawczego. Ponadto warto sprawdzić, czy wszelkie upoważnienia, pieczątki, hasła, kody dostępu itp., którymi dysponuje pracownik, nadal są aktualne.

Należy również sprawdzić warunki zatrudnienia pracownika. Możliwe bowiem, że w okresie urlopu wychowawczego zmianie uległ np. okres wypowiedzenia umowy o pracę (np. w przypadku umów na czas nieokreślony, w związku z upływem określonego stażu pracy) czy wymiar przysługującego mu urlopu wypoczynkowego (np. w związku z upływem określonego stażu pracy pracownica będzie uprawniona do 26 dni urlopu w roku kalendarzowym). W związku z tym konieczne będzie zaktualizowanie informacji o warunkach zatrudnienia.

O takich zamianach należy poinformować pracownika na piśmie niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia ich w życie. W przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed tym terminem, taką informację trzeba przekazać najpóźniej do dnia rozwiązania umowy (art. 29 § 3² Kodeksu pracy). Jeżeli do zmiany warunków zatrudnienia doszło w trakcie urlopu wychowawczego, to taką informację należy przekazać pracownikowi w trakcie tego urlopu. W praktyce najczęściej jednak pracodawcy zapominają o tym obowiązku. Wówczas powinni zaktualizować taką informację w momencie powrotu pracownika do pracy po urlopie wychowawczym.

UWAGA!

Informację o zmianie warunków zatrudnienia należy przekazać pracownikowi także w trakcie urlopu wychowawczego.

Warto także (choć nie ma takiego obowiązku) poinformować pracownika o uprawnieniach, które mu przysługują w związku z opieką nad dzieckiem do 4 lat, a które w większości dotyczą czasu pracy (art. 178 § 2 Kodeksu pracy). Z tych uprawnień pracownik może bowiem korzystać lub nie (są one zależne od jego woli). Planując czas pracy takiego pracownika, warto mieć jednak jasną sytuację wcześniej, niż korygować już ustalony grafik, w razie gdy pracownica odmówi np. pracy powyżej 8 godzin dobowo.

Zobacz e-Poradnik "Czas pracy w 2013 r." dostępny na www.inforfk.pl

Uprawnienia pracownika opiekującego się dzieckiem do 4 lat

Jeżeli obydwoje rodzice (lub opiekunowie) dziecka do 4 lat są zatrudnieni na podstawie stosunku pracy (bez względu na to, czy u tego samego czy u innych pracodawców), z uprawnień związanych z opieką nad takim dzieckiem może skorzystać tylko jeden z nich (art. 189¹ Kodeksu pracy). W tym celu każdy z nich powinien złożyć swojemu pracodawcy pisemne oświadczenie o zamiarze (lub braku zamiaru) korzystania z tych udogodnień. Takie oświadczenie pracodawca powinien złożyć do części B akt osobowych pracownika.

Krok 4. Określenie stanowiska pracy i ustalenie wynagrodzenia

Ostatnim krokiem przed dopuszczeniem pracownika po urlopie wychowawczym do pracy będzie ustalenie, na jakim stanowisku i za jakim wynagrodzeniem będzie on zatrudniony. Zasadą jest, że pracodawca dopuszcza takiego pracownika do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie jest to możliwe, na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu lub na innym stanowisku odpowiadającym jego kwalifikacjom zawodowym (art. 186⁴ Kodeksu pracy). Jego wynagrodzenie nie może być niższe od wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikowi w dniu podjęcia pracy na stanowisku zajmowanym przed tym urlopem.

W praktyce oznacza to przede wszystkim "przygotowanie" stanowiska pracy zajmowanego przez pracownika przed urlopem wychowawczym. Zwykle bowiem w okresie nieobecności pracownika jego obowiązki są powierzane pracownikowi zatrudnionemu w celu zastępstwa lub rozdzielane między pozostałych zatrudnionych. W pierwszym przypadku umowa o pracę zastępującego rozwiąże się z chwilą powrotu do pracy zastępowanego, w drugim przypadku rozdzielone dotychczas obowiązki powinny zostać przekazane pracownikowi.

Inaczej jest w sytuacji, gdy na stanowisku pracownika wracającego z urlopu wychowawczego pracuje inny pracownik, wykonując jego obowiązki, ale jego umowa o pracę nie jest umową na zastępstwo. Wówczas pracodawca musi zwolnić stanowisko pracy (np. zwalniając pracownika lub przenosząc go na inne stanowisko) i przygotować je dla powracającej osoby.

Jeśli powrót na dotychczasowe stanowisko jest niemożliwy (np. zostało ono zlikwidowane w czasie urlopu pracownika), pracodawca ma obowiązek zatrudnienia pracownika na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed urlopem lub na innym stanowisku, odpowiadającym jego kwalifikacjom (w zależności od warunków pracy i zagrożeń występujących na takim stanowisku, przed dopuszczeniem do pracy konieczne może okazać się skierowanie pracownika na badanie wstępne oraz wstępne szkolenie bhp w formie instruktażu stanowiskowego). Takie zatrudnienie nie wymaga stosowania wypowiedzenia zmieniającego (wyrok SN z 1 października 1984 r., I PRN 129/84, OSNC 1985/7/93). Dopiero w sytuacji, gdy nie ma w firmie wymienionych stanowisk, pracodawca może rozważyć wypowiedzenie zmieniające i zaproponować pracownikowi zupełnie inne stanowisko pracy lub wypowiedzenie definitywne (wyrok SN z 3 listopada 1994 r., I PRN 77/94, OSNP 1995/2/24).

Pracodawca może w okresie wypowiedzenia zwolnić z obowiązku świadczenia pracy pracownika, który powrócił do pracy z urlopu wychowawczego, jeżeli nie ma dla niego pracy odpowiadającej jego kwalifikacjom. Może go także skierować w tym czasie na urlop wypoczynkowy, który przysługuje takiemu pracownikowi proporcjonalnie za okres zatrudnienia od dnia powrotu do pracy z urlopu wychowawczego do końca okresu wypowiedzenia.

Dopuszczenie pracownika do pracy na dotychczasowym, równorzędnym lub innym stanowisku - zgodnym z kwalifikacjami pracownika - wymaga natomiast zapewnienia mu wynagrodzenia nie niższego od wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikowi w dniu podjęcia pracy na stanowisku zajmowanym przed tym urlopem. Podstawą do określenia wynagrodzenia przysługującego pracownikowi po urlopie wychowawczym nie jest więc wynagrodzenie pobierane przez niego przed urlopem, lecz wynagrodzenie przysługujące w dniu podjęcia pracy na stanowisku, które zajmował przed urlopem (wyrok SN z 29 stycznia 2008 r., II PK 143/07, OSNAPiUS 2009/5-6/67). W praktyce oznacza to, że jeśli w okresie urlopu wychowawczego w zakładzie pracy były podwyżki wynagrodzeń obejmujące wszystkich pracowników lub grupę pracowników, do której należy pracownik przebywający na urlopie wychowawczym, to również powinien on otrzymać podwyżkę.

UWAGA!

Jeżeli pracodawca nie ma żadnego stanowiska pracy, które odpowiadałoby kwalifikacjom pracownika powracającego z urlopu wychowawczego, to może mu wypowiedzieć umowę o pracę.

PRZYKŁAD

Pracodawca przyznał podwyżkę wszystkim pracownikom zatrudnionym w dziale marketingu. Pracownica przebywająca na urlopie wychowawczym, która jest zatrudniona w tym dziale, powinna zostać nią objęta. Minimalną pensję, jaką powinna otrzymać po powrocie z urlopu wychowawczego, jest pensja w wysokości uwzględniającej tę podwyżkę.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 29 § 3-4, art. 78 § 1, art. 142, art. 148 pkt 3, art. 178 § 2, art. 186⁴, art. 189¹, art. 229 § 1-4, art. 237³ § 1-2, art. 237⁴ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 2

● § 6 ust. 2 pkt c rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 115, poz. 971

Katarzyna Wrońska-Zblewska

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy

"Kiedy za osoby powracające z urlopu wychowawczego należy opłacać składki na FP i FGŚP" - MPPiU nr 15/2012 - dostępny na www.mp.infor.pl