Jak rozliczyć podróż służbową odbywaną w kilku krajach?

Podróż służbowa trwała od godz. 7.00 rano 10 stycznia 2006 r. do godz. 17.00 14 stycznia 2006 r. Na terenie kraju podróż trwała od godz. 7.00 do 15.45 10 stycznia 2006 r. (8 godzin i 45 minut) i od godz. 15.00 do 17.00 14 stycznia 2006 r. (2 godziny). Następnie od godz. 15.45 10 stycznia 2006 r. pracownik odbywał podróż poza granicami kraju, najpierw w Niemczech do godz. 11.50 12 stycznia 2006 r. (1 doba oraz 20 godzin i 5 minut), a potem w Czechach do godz. 15.00 14 stycznia 2006 r. (2 doby oraz 3 godziny i 10 minut).

Co do zasady warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikom zatrudnionym u innych pracodawców, poza jednostkami państwowej i samorządowej sfery budżetowej, powinny być określane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Dopiero jeśli nie ma takich regulacji, stosujemy przepisy przeznaczone dla sfery budżetowej, które określają wysokość należnych diet oraz innych należności przysługujących z tytułu podróży służbowej.

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej, niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w jednostce państwowej i samorządowej sfery budżetowej. Dopuszczalne jest, aby w sferze pozabudżetowej układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania i umowy o pracę ustalały wysokość diety za dobę zagranicznej podróży służbowej pracownika w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej, która została ustalona dla pracowników jednostek państwowej i samorządowej sfery budżetowej, oraz wypłatę diety w walucie krajowej, a nie w walucie zagranicznej.

Dieta krajowa wynosi obecnie 22 zł za dobę podróży służbowej.

Jeżeli podróż służbowa krajowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin - przysługuje połowa diety,

• ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Moim zdaniem, przy ustalaniu pracownikowi prawa do diety krajowej, należy odrębnie potraktować dwa dni, w których pracownik odbywał podróż służbową na terenie Polski, tj. 10 i 14 stycznia 2006 r. W opisywanej sytuacji z podróżą służbową trwającą dłużej niż 8 godzin mamy do czynienia tylko 10 stycznia. W związku z tym, że jest to mniej niż 12 godzin (8 godzin i 45 minut), pracownikowi należy się połowa diety, czyli 11 zł. 14 stycznia podróż służbowa krajowa pracownika trwała jedynie 2 godziny, a więc nie przysługuje za nią dieta.

Z tytułu podróży służbowej odbywanej poza granicami kraju przysługuje dieta, której wysokość w poszczególnych państwach określa załącznik do stosownego rozporządzenia dla sfery budżetowej. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży służbowej. Za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną dobę:

• do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

• ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,

• ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:

• śniadanie - 15% diety,

• obiad - 30% diety,

• kolację - 30% diety,

• inne wydatki - 25% diety.

Jeżeli pracownik otrzymuje bezpłatne całodzienne wyżywienie, to przysługuje mu 25% diety.

Pracownik będąc na terenie Niemiec jedną dobę oraz 20 godzin i 5 minut miał zapewnione dwa śniadania, zatem z przysługujących dwóch pełnych diet po 42 euro trzeba odliczyć po 15% diety za każdą dobę (łącznie 12,60 euro). W sumie pracownik powinien otrzymać za czas pobytu na terenie Niemiec 71,40 euro. Natomiast będąc na terenie Czech przez 2 doby oraz 3 godziny i 10 minut pracownik miał zapewnione: jedną kolację, jedno śniadanie oraz jedno całodzienne wyżywienie. Zatem z przysługujących mu dwóch pełnych diet po 33 euro i 1/3 diety, tj. w sumie 77 euro, powinno być odliczone 15% diety za śniadanie, 30% za kolację oraz 75% za całodzienne wyżywienie (łącznie 39,60 euro). W sumie pracownik powinien otrzymać za czas pobytu na terenie Czech 37,40 euro.