Czy z powodu wyjazdu na pogrzeb pracownikowi przysługują należności z tytułu delegacji

Definicja podróży służbowej. Podróż służbowa to wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Wszystkie wymienione elementy muszą wystąpić łącznie, aby można było uznać taki wyjazd za delegację służbową. Pracownik ma wówczas prawo do należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą, w tym diety (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). Delegowanie pracowników na uroczystości pogrzebowe współpracownika nie jest stricte powierzeniem im do wykonania zadania służbowego wynikającego ściśle z ich zakresu obowiązków, ale ma wymiar etyczny – jest wyrazem wywiązywania się pracodawcy z jednego z jego podstawowych obowiązków, czyli wpływania na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego, a obowiązkiem pracownika jest ich przestrzeganie (art. 94 pkt 10 i art. 100 § 2 pkt 6 Kodeksu pracy). Zatem udział w ceremonii pogrzebowej należy uznać za wykonanie przez pracowników tego obowiązku. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 15 lipca 1998 r. (II UKN 123/98, OSNP 1999/13/435):

SN

Obok normy obyczajowej i moralnej można by udział w pogrzebie byłego pracownika traktować także jako ostatni przejaw (refleks) działania normy prawnej, nakazującej pracodawcy „wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego” (art. 94 pkt 10 k.p.), a pracownikom – „przestrzeganie” tych zasad w zakładzie (art. 100 § 2 pkt 6 k.p.). Udziałem w pogrzebie podwładnego i kolegi pracodawca i załoga dają swój wyraz zasadom współżycia społecznego ukształtowanym w danym zakładzie. Nieprzestrzeganie powyższych norm przez pracodawcę wywoływałoby społeczne potępienie i zgorszenie, godząc w dobre imię (prestiż, renomę, image) jego przedsiębiorstwa (firmy), a tym samym w jego „interes” wymieniony w art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy wypadkowej, którego nie można w żadnym razie redukować do interesów czysto majątkowych.

Ponadto Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 14 sierpnia 2014 r. (IPPB5/423-457/14-4/AS) potwierdził zasadność zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z uczestnictwem pracowników w uroczystościach pogrzebowych. Stwierdził w niej bowiem, że:

IS

Zachowanie pracodawcy, który umożliwia udział w uroczystościach pogrzebowych pracownika (byłego pracownika) i kieruje wybranych pracowników na takie uroczystości, zapewniając im transport i inne świadczenia związane z udziałem w uroczystościach pogrzebowych, np. posiłek w czasie dojazdu do miejsca uroczystości pogrzebowych lub koszty noclegu w przypadku znacznej odległości miejsca uroczystości pogrzebowych od miejsca pracy, jest wyrazem szacunku dla zmarłego pracownika (byłego pracownika), podziękowania za pracę i włożony wkład w tworzenie zakładu i uzyskiwane przychody. Dodatkowo taka polityka kadrowa wzmacnia także więzi pomiędzy pracownikami, ma określone działanie motywacyjne poprzez uczestnictwo wybranych osób uczestniczących w uroczystościach pogrzebowych jako delegatów zakładu pracy, prowadzi do większej identyfikacji z zakładem pracy, a tym samym pośrednio wpływa na poziom osiąganych przychodów.

Należności delegacyjne. Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanych w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów, noclegów, a także innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Dieta w czasie podróży krajowej wynosi 45 zł za dobę tej podróży i jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Państwa pracownicy nabędą prawo do diety, jednak pod warunkiem że ich podróż będzie trwała co najmniej 8 godzin. 

Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Należy przy tym zauważyć, że kwota diety jest zmniejszana o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia (śniadanie i kolacja – po 25% diety, obiad – 50% diety). 

Z sytuacji opisanej w pytaniu nie wynika, czy oprócz transportu pracodawca zapewnił pracownikom wyżywienie oraz ile trwała podróż. W przypadku gdyby pracodawca zagwarantował pracownikom wyżywienie, mimo że w związku z długością podróży nie przysługiwałaby im dieta, zasadniczo po stronie pracowników powstanie opodatkowany przychód z tego tytułu (m.in. wyroki NSA z 12 stycznia 2018 r., II FSK 3582/15, z 19 lipca 2017 r., II FSK 1678/15).

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

• wyrok SN z 15 lipca 1998 r. (II UKN 123/98, OSNP 1999/13/435)
• wyrok NSA z 19 lipca 2017 r. (II FSK 1678/15)
• wyrok NSA z 12 stycznia 2018 r. (II FSK 3582/15)

POWOŁANE INTERPRETACJE URZĘDOWE:

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 14 sierpnia 2014 r. (IPPB5/423-457/14-4/AS)

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem