Interpretacja indywidualna z dnia 27 stycznia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.930.2022.1.RR

Obowiązki płatnika w związku z finansowaniem posiłków dla pracowników.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 listopada 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 29 listopada 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

(…) (dalej: (…), Oddział lub Wnioskodawca) jest oddziałem zagranicznego przedsiębiorcy. Oddział zatrudnia pracowników i jest płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych. (…) zorganizowała szwedzki stół/ogólnodostępny bufet na terenie zakładu pracy, dzięki czemu pracownicy mają możliwość spożywania posiłków. Skorzystanie z posiłku w biurze (…) jest możliwe przez około półtorej godziny w ciągu dnia w porze obiadowej. Możliwość skorzystania z posiłków przysługuje wszystkim pracownikom (…). Z uwagi na charakter szwedzkiego stołu/bufetu posiłki nie są przypisane do konkretnych pracowników. Każdy z pracowników ma możliwość stworzenia własnych dań w oparciu o składniki/produkty gotowe do spożycia. Udostępniane posiłki są nieodpłatne dla wszystkich pracowników (…). Oddział finansuje je w całości z własnych środków obrotowych na podstawie faktur VAT wystawianych przez zewnętrznego dostawcę (firmę cateringową), która codziennie dostarcza produkty do biura (…) – koszty te nie są w żadnym stopniu pokrywane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Ilość zamówionej żywności na dany dzień opiera się na oszacowanym przez Oddział zapotrzebowaniu w danym okresie. Szacunki te uwzględniają przede wszystkim spodziewaną frekwencję w biurze– przykładowo, Oddział może uznać, że przewidywane zapotrzebowanie w okresie urlopów letnich, zimowych czy świąt jest odpowiednio niższe. Niezależnie od tego Oddział bierze pod uwagę sytuację, w której z uwagi na przedwczesne wyczerpanie posiłków skorzystanie z bufetu w danym dniu okazuje się niemożliwe dla niektórych z zainteresowanych pracowników, jak również sytuację odwrotną, w której część produktów nie zostaje skonsumowana. Oddział pragnie zaznaczyć, że pierwszy ze wskazanych scenariuszy nie powoduje powstania jakichkolwiek roszczeń po stronie pracowników. Jednocześnie ze względu na brak możliwości technicznych i administracyjnych, które byłyby opłacalne i dostatecznie uzasadnione biznesowo, Wnioskodawca nie prowadzi rejestru osób korzystających z posiłków oraz nie prowadzi zapisów pośrednio lub bezpośrednio dla takich osób, a także nie monitoruje, kto i w jakim zakresie korzysta z dostępnego bufetu. W związku z tym, jak również samą specyfiką ogólnodostępnego bufetu/szwedzkiego stołu, która sprowadza się do tego, że każda z osób z niego korzystających może dowolnie skomponować swój posiłek z dostępnych produktów, Wnioskodawca nie jest w stanie określić, który z pracowników oraz w jakim zakresie skorzystał z bufetu w danym okresie. Posiłki zapewniane w formie bufetu nie są spersonalizowane ani przypisane do konkretnego pracownika. Tym samym niemożliwością jest określenie, czy pracownik skorzystał z posiłku, a także wielkości konsumpcji konkretnego pracownika w danym okresie ze względu na przyjętą planowaną formę wydawania posiłków. W konsekwencji, nie jest możliwe przypisanie konkretnemu pracownikowi wymiernej korzyści z tytułu skorzystania z posiłków. W związku z tym, Oddział mimo zachowania należytej staranności nie jest w stanie określić wartości pieniężnej skonsumowanego przez pracownika posiłku. Przedstawione rozwiązanie (udostępnienie pracownikom posiłków na terenie zakładu pracy) ma w założeniu przysłużyć się realizacji różnorakich celów Oddziału. Przede wszystkim w założeniu ma ono zwiększać efektywność pracowników. Intencją Oddziału jest zwiększenie komfortu pracy, ogólnego zadowolenia pracowników z warunków pracy, a tym samym również podniesienie motywacji pracowników. W tym kontekście Wnioskodawca twierdzi, że udogodnienie wpływa pozytywnie na Jego wizerunek jako nowoczesnego i konkurencyjnego pracodawcy dla obecnych i potencjalnych pracowników i polepsza Jego pozycję na wymagającym rynku pracy. Mając to na uwadze, Wnioskodawca pragnie wskazać, że poprzez istniejące rozwiązanie odnosi korzyści biznesowe, a w konsekwencji wpływa to na zwiększenie jego dochodów. Jeśli chodzi o samą formę serwowania posiłków, tj. szwedzki stół/ogólnodostępny bufet, to jej wybór podyktowany jest względami natury praktycznej i ekonomicznej. Kluczowe znaczenie ma tutaj ograniczenie obowiązków administracyjnych po stronie pracodawcy. Wnioskodawca nie jest bowiem zobowiązany do prowadzenia zapisów na obiady i zbierania od pracowników zamówień na konkretne dania. W konsekwencji, Oddział nie musi angażować dodatkowego personelu do wykonywania tego rodzaju zadań. Z drugiej strony wskazana forma jest również atrakcyjna dla pracowników. Mają oni bowiem całkowitą swobodę co do skorzystania z posiłków (każdy z pracowników ma możliwość skorzystania z posiłków w wybranym przez siebie zakresie i okresie oraz rezygnacji w dowolnym momencie – pracownik samodzielnie komponuje swój posiłek z dostępnych produktów). Ponadto pracownicy nie są obarczeni koniecznością dokonywania jakichkolwiek zgłoszeń lub wyboru posiłków. Kolejną korzyścią, która w założeniu ma wynikać z wyboru formy szwedzkiego stołu/ogólnodostępnego bufetu, jest zredukowanie wydatków po stronie Oddziału. Nabycie odpowiedniej usługi od zewnętrznego dostawcy, tj. firmy cateringowej jest bowiem co do zasady tańsze w porównaniu do zakupu zindywidualizowanych dań. Na Oddziale jako pracodawcy nie ciążą jakiekolwiek obowiązki co do zapewnienia pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych wynikające z obowiązujących przepisów.