Zasady wypełniania rocznej informacji ZUS IWA

Formularz ZUS IWA jest składany przez płatników za okres roku kalendarzowego, a więc raz na rok, w terminie do 31 stycznia danego roku za rok poprzedni. Informacja ZUS IWA za 2013 r. powinna być zatem złożona przez płatników w terminie do 31 stycznia 2014 r.

Dane wykazane na tym formularzu, jeśli płatnik składek będzie zobowiązany składać go przez trzy kolejne lata kalendarzowe, będą stanowiły podstawę do ustalenia przez ZUS obowiązującej płatnika stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe na najbliższy rok składkowy.

PRZYKŁAD

Płatnik składek rozpoczął działalność gospodarczą w maju 2011 r. i dokonał stosownego zgłoszenia w ZUS. Za 2011 r. nie miał obowiązku składania ZUS IWA. Formularz taki złożył natomiast za 2012 r. i będzie go składał za 2013 r. W związku z tym, że płatnik złoży ten formularz dopiero dwa razy, w roku składkowym rozpoczynającym się 1 kwietnia 2014 r. zobowiązany będzie samodzielnie ustalić obowiązującą go stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Kto przekazuje formularz ZUS IWA

Formularz ZUS IWA za dany rok kalendarzowy składają płatnicy składek, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

● byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składany jest formularz ZUS IWA, i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku (art. 31 ust. 7 ustawy wypadkowej),

● w roku, za który składany jest formularz ZUS IWA, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,

● podlegają wpisowi do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej - REGON.

Warunek nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS jako płatnik składek, o którym mowa w art. 31 ust. 7 ustawy, będzie spełniony wtedy, gdy w każdym z miesięcy roku, za który składany jest formularz ZUS IWA, przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu, co najmniej przez jeden dzień. Formularza ZUS IWA nie będzie miał zatem obowiązku składać płatnik składek, który przynajmniej w jednym miesiącu danego roku nie zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego żadnej osoby.

Z uwagi na omawiany wymóg płatnik składek, który powstał np. w lutym 2013 r. i w tym miesiącu zgłosił do ubezpieczenia wypadkowego zatrudnione osoby, nie będzie miał obowiązku składania formularza ZUS IWA, nawet gdyby zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego średniomiesięcznie w tym roku ponad 10 osób.

UWAGA!

Nie będzie miał obowiązku składać ZUS IWA ten płatnik składek, który przynajmniej w jednym miesiącu danego roku nie zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego żadnej osoby.

Jak ustalić liczbę ubezpieczonych

Liczbę ubezpieczonych zgłaszanych do ubezpieczenia wypadkowego ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego i liczby miesięcy, przez które płatnik składek był w poprzednim roku kalendarzowym zgłoszony w ZUS co najmniej jeden dzień (art. 28 ust. 3 ustawy wypadkowej). Z uwagi na wymóg nieprzerwanego zgłoszenia płatnika składek sumę wszystkich ubezpieczonych zgłaszanych do ubezpieczenia wypadkowego w ciągu danego roku należy zawsze podzielić przez 12 miesięcy.

W liczbie ubezpieczonych ustalanej za poszczególne miesiące należy uwzględnić wszystkie osoby, które przynajmniej przez jeden dzień danego miesiąca podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu. Daną osobę uwzględnia się tylko raz jako jednego ubezpieczonego, nawet jeśli w tym samym miesiącu podlegała ona ubezpieczeniu wypadkowemu z więcej niż jednego tytułu lub była zgłaszana do tego ubezpieczenia kilka razy.

Liczba ubezpieczonych podlega zaokrągleniu do pełnych jedności w górę, jeżeli końcówka jest większa lub równa 0,5, albo w dół, jeżeli jest ona mniejsza od 0,5.

PRZYKŁAD

Liczba ubezpieczonych zgłaszanych przez płatnika do ubezpieczenia wypadkowego w poszczególnych miesiącach 2013 r.:

Suma ubezpieczonych zgłaszanych w poszczególnych miesiącach 2013 r. to 130 osób.

Wyliczenie liczby ubezpieczonych (art. 28 ust. 3 ustawy):

130 ubezpieczonych : 12 miesięcy = 10,83, po zaokrągleniu 11 osób. Ponieważ płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego 11 osób, będzie zobowiązany złożyć formularz ZUS IWA za 2013 r.

Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych warunkującej powstanie obowiązku złożenia formularza ZUS IWA płatnicy nie powinni uwzględniać następujących osób:

● przebywających przez cały miesiąc na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierających zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego bądź powołanych do odbywania zasadniczej służby wojskowej,

● za które rozliczane są składki bądź wykazywane są świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych (tj. w miesiącu, za który składany jest imienny raport miesięczny za daną osobę, która nie podlegała już ubezpieczeniom w tym miesiącu).

Jak wypełnić formularz ZUS IWA

Formularz ZUS IWA składa się z siedmiu bloków, z czego płatnik wypełnia pierwszych sześć. Blok VII jest przeznaczony na adnotacje ZUS.

Blok I "Dane organizacyjne"

W polu 01 należy wpisać identyfikator informacji ZUS IWA, który obejmuje numer informacji (dwie cyfry) oraz rok, za który jest ona składana, np. w przypadku pierwszorazowej informacji ZUS IWA za 2013 r. należy wpisać - 01 2013. Każda kolejna informacja powinna być oznaczona numerem z zakresu 02-39, które służą do oznaczania dokumentów korygujących.

W polu 02 należy wpisać 6-znakowy kod terytorialny jednostki terenowej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek.

Kolejnym polem tego bloku wypełnianym przez płatnika składek jest pole 06, które należy wypełnić, jeżeli informacja ZUS IWA składana jest w trybie korekty w następstwie ustaleń kontroli ZUS. Wówczas płatnik powinien wpisać znak i numer decyzji pokontrolnej. Pola 03-05 pozostają niewypełnione.

Blok II "Dane identyfikacyjne płatnika składek"

Blok ten służy do wykazania danych identyfikacyjnych płatnika składek, określonych przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, takich jak: numer NIP, REGON, nazwa skrócona płatnika. Jeżeli płatnikowi będącemu osobą fizyczną nie nadano numerów NIP i REGON lub jednego z nich, powinien wypełnić pola: 03 - PESEL, 04 - rodzaj dokumentu, 05 - seria i numer dokumentu, 07 - nazwisko, 08 - imię pierwsze, 09 - data urodzenia. Podane dane identyfikacyjne muszą być zgodne z aktualnymi danymi, z jakimi płatnik składek jest zarejestrowany w ZUS.

Blok III "Dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego" W polu 01 należy wpisać liczbę ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego.

Liczbę ubezpieczonych ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składany jest formularz ZUS IWA, i liczby 12.

Blok IV "Zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki"

W polu 01 płatnik składek powinien wpisać kod rodzaju przeważającej działalności według PKD, ujęty w rejestrze REGON 31 grudnia roku, za który składany jest formularz ZUS IWA.

Począwszy od dokumentów ZUS IWA składanych za 2009 r., w polu tym należy podawać kod "PKD 2007". W przypadku dokumentów za okresy wcześniejsze należało podawać kod "PKD 2004".

W polu 02 należy wpisać liczbę ubezpieczonych poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które miały miejsce w roku, za który składany jest formularz ZUS IWA.

Za poszkodowanych w wypadkach przy pracy należy uznać:

● pracowników, którzy zostali ujęci w rejestrze wypadków jako poszkodowani w wypadku przy pracy,

● ubezpieczonych niebędących pracownikami, tylko tych, którzy ulegli w okresie podlegania ubezpieczeniu wypadkowemu wypadkowi i sporządzona została za nich karta wypadku.

Nie należy brać pod uwagę poszkodowanych w wypadkach, które co prawda miały miejsce w roku, za który składany jest formularz ZUS IWA, ale ich wpis do rejestru wypadków lub sporządzenie karty wypadku nastąpiły w roku następnym.

Jeżeli jedna i ta sama osoba uległa więcej niż jednemu wypadkowi przy pracy w trakcie danego roku kalendarzowego, powinna być uwzględniona w liczbie poszkodowanych odpowiednio tyle razy, ile razy uległa wypadkom.

Jeżeli w danym roku kalendarzowym żaden z ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu nie uległ wypadkowi przy pracy, w polu tym należy wpisać liczbę "0".

W polu 03 należy wpisać liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, które miały miejsce w roku, za który składany jest formularz ZUS IWA. Jeżeli w danym roku kalendarzowym żaden z ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu nie uległ wypadkowi przy pracy uznanemu za wypadek śmiertelny lub ciężki, w polu tym należy wpisać liczbę "0". Liczba wpisana w polu 03 nie może być większa niż liczba wpisana w polu 02.

W polu 04 należy wpisać liczbę osób zatrudnionych w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na 31 grudnia roku, za który składany jest formularz ZUS IWA. W liczbie tej należy uwzględnić jedynie ubezpieczonych będących pracownikami zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 Kodeksu pracy).

UWAGA!

Jedna i ta sama osoba, która uległa więcej niż jednemu wypadkowi przy pracy w trakcie danego roku kalendarzowego, powinna być uwzględniona w liczbie poszkodowanych odpowiednio tyle razy, ile razy uległa wypadkom.

Blok V " Adres do korespondencji płatnika składek"

Blok ten służy do wykazania danych adresowych płatnika składek.

Blok VI "Oświadczenie płatnika składek"

W polu 01 należy wpisać datę wypełnienia formularza ZUS IWA. Pola 02 i 03 przeznaczone są na podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej oraz na pieczątkę płatnika składek (w przypadku braku pieczątki pole to należy pozostawić puste).

W jakiej formie należy przekazać formularz ZUS IWA

Formularz ZUS IWA płatnik składek powinien przekazać w takiej samej formie, jaka obowiązuje go przy przekazywaniu dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS.

Płatnicy składek rozliczający składki za ponad 5 osób zobowiązani są przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie elektronicznej z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez ZUS, poprzez teletransmisję danych.

Natomiast płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób mogą przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej.

Oznacza to, że płatnik składek, zobowiązany do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego, również formularz ZUS IWA będzie musiał przekazać w formie elektronicznej.

Jeżeli płatnik nie przekaże formularza ZUS IWA

Płatnik, który nie przekaże formularza ZUS IWA w terminie, bądź przekaże go, ale wykaże w nim nieprawdziwe dane, w wyniku czego ustalona przez niego samodzielnie lub przez ZUS stopa procentowa składki wypadkowej zostanie zaniżona, powinien liczyć się z tym, że prawidłową wysokość stopy procentowej składki ustali mu ZUS w drodze decyzji. Tak ustalona na cały rok składkowy stopa procentowa składki wypadkowej zostanie też podwyższona o 50% na cały rok składkowy (art. 34 ust. 1 ustawy wypadkowej). Płatnik składek będzie musiał opłacić zaległe składki wraz z odsetkami za zwłokę oraz przekazać do ZUS skorygowaną informację ZUS IWA (art. 31 ust. 10 ustawy).

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. w latach 2011-2013 miała obowiązek złożenia informacji ZUS IWA.

Za lata 2011 i 2012 spółka złożyła formularz w terminie. Za 2013 r. spółka nie złożyła formularza, a stopę procentową składki wypadkowej ustaliła samodzielnie. W trakcie kontroli okazało się, że spółka nie dopełniła obowiązku złożenia informacji ZUS IWA za 2013 r., co w konsekwencji spowodowało zaniżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. W drodze decyzji ZUS ustalił prawidłową stopę procentową składki wypadkowej, jednocześnie podwyższając ją do 150% prawidłowej wartości.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 2 pkt 8, art. 27-34 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 637

● rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 878

● art. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1028

Roman Dorawa

prawnik, ekspert i praktyk, od 11 lat zajmujący się prawem ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z zakresu ubezpieczeń i składek