Jakie obowiązki ma pracodawca w związku z wypłatą świadczeń po zmarłym pracowniku

PROBLEM

RADA

Wynagrodzenia za kwiecień, maj i część czerwca powinni Państwo wypłacić po połowie żonie i synowi zmarłego pracownika. Od tych kwot nie należy odprowadzać składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne. Jednak od wypłaconego wynagrodzenia powinni Państwo pobrać zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 18% bez stosowania kosztów uzyskania przychodu i miesięcznej ulgi zmniejszającej podatek.

UZASADNIENIE

Z chwilą śmierci zatrudnionego wygasa z nim stosunek pracy, a niewypłacone mu wynagrodzenie i inne świadczenia stają się prawami majątkowymi ze stosunku pracy. Korzyści majątkowe wynikające z tych praw nie wchodzą do spadku. Pracodawca wypłaca w równych częściach świadczenia nieodebrane przez zmarłego pracownika jego małżonkowi i innym członkom rodziny uprawnionym do renty rodzinnej w rozumieniu ustawy o emeryturach i rentach z FUS, niezwłocznie po pozytywnej weryfikacji ich uprawnień. Wynagrodzenie należne zmarłemu pracownikowi powinni Państwo jak najszybciej wypłacić po połowie jego małżonce i synowi, nie czekając na stwierdzenie nabycia spadku czy decyzję ZUS przyznającą synowi rentę rodzinną.

Uprawnienia członków rodziny do świadczeń po zmarłym pracowniku pracodawca weryfikuje we własnym zakresie, a więc ustala, czy spełniają oni warunki do uzyskania renty rodzinnej.

Renta rodzinna przysługuje:

● dzieciom: własnym zmarłego, drugiego małżonka oraz przysposobionym do ukończenia przez nie 16 lat lub 25 lat - jeśli się uczą, a gdy stały się całkowicie niezdolne do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolne do pracy do ukończenia odpowiednio 16 lub 25 lat - bez względu na wiek;

● przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, w tym w ramach rodziny zastępczej, jeśli spełniają określone wyżej kryteria i dodatkowo: zostały przyjęte na wychowanie i utrzymanie co najmniej na rok przed śmiercią pracownika (emeryta lub rencisty), chyba że śmierć była następstwem wypadku, oraz nie mają prawa do renty po zmarłych rodzicach, a gdy rodzice żyją - nie mogą zapewnić im utrzymania albo pracownik (emeryt lub rencista) lub jego małżonek był ich opiekunem ustanowionym przez sąd,

● małżonkowi (wdowie, wdowcowi), który w chwili śmierci pracownika osiągnął 50 lat lub był niezdolny do pracy albo wychowuje co najmniej jedno z dzieci, wnuków lub rodzeństwa uprawnione do renty rodzinnej po zmarłym mężu, które nie osiągnęło 16 lat, a jeżeli kształci się w szkole - 18 lat życia, lub jeżeli sprawuje pieczę nad dzieckiem całkowicie niezdolnym do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolnym do pracy, uprawnionym do renty rodzinnej. Małżonek niespełniający określonych wyżej warunków i niemający niezbędnych źródeł utrzymania ma prawo do okresowej renty rodzinnej przez 1 rok od chwili śmierci pracownika i w okresie uczestniczenia w zorganizowanym szkoleniu mającym na celu uzyskanie kwalifikacji do wykonywania pracy zarobkowej, nie dłużej jednak niż przez 2 lata od chwili śmierci pracownika,

● rodzicom zmarłego (tj. ojcu, matce, ojczymowi, macosze oraz osobie przysposabiającej), jeśli zmarły pracownik bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania, a osiągnęli oni 50 lat lub są niezdolni do pracy, albo gdy wychowują co najmniej jedno z dzieci, wnuków lub rodzeństwa uprawnione do renty rodzinnej po zmarłym pracowniku, które nie osiągnęło 16 lat, a jeżeli kształci się w szkole - 18 lat, lub jeżeli sprawują pieczę nad dzieckiem całkowicie niezdolnym do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolnym do pracy, uprawnionym do renty rodzinnej,

● rozwiedzionemu (separowanemu) małżonkowi, jeśli w dniu śmierci pracownika miał prawo do alimentów z jego strony ustalone wyrokiem lub ugodą sądową oraz osiągnął 50 lat lub był niezdolny do pracy albo gdy wychowuje co najmniej jedno z dzieci, wnuków lub rodzeństwa uprawnionych do renty rodzinnej po zmarłym, które nie osiągnęło 16 lat, a jeżeli kształci się w szkole - 18 lat, lub jeżeli sprawuje pieczę nad dzieckiem całkowicie niezdolnym do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolnym do pracy, uprawnionym do renty rodzinnej.

Dopiero w razie braku takich osób prawa majątkowe po zmarłym pracowniku wchodzą do spadku. Jednak nie dotyczy to sytuacji opisanej w pytaniu, ponieważ pracownik pozostawił po sobie żonę oraz pełnoletnie dziecko uprawnione do renty rodzinnej.

Od wynagrodzenia wypłaconego osobom uprawnionym po zmarłym pracowniku nie naliczają Państwo składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne. Taki przychód nie jest bowiem przychodem ze stosunku pracy, lecz przychodem z praw majątkowych określonym w art. 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i zwolnionym ze składek ZUS.

Jednak od świadczeń otrzymanych po zmarłym pracowniku powinni Państwo potrącić zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 18% przychodu, nie stosując pracowniczych kosztów uzyskania przychodu i miesięcznej kwoty zmniejszającej podatek. Tak również wynika z pisma naczelnika III Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście z 2 lutego 2006 r. (sygn. 1449/1CF/413/ip-66/05/06/iw).

WAŻNE!

Wynagrodzenie po zmarłym pracowniku wypłacone uprawnionym osobom jest przychodem tych osób z praw majątkowych i podlega opodatkowaniu, ale bez obniżania o koszty uzyskania przychodów ani o kwotę zmniejszającą podatek.

Zaliczki pobrane od przychodów z praw majątkowych powinni Państwo wpłacić do urzędu skarbowego do 20. dnia następnego miesiąca po dniu wypłaty tego wynagrodzenia i rozliczyć w zbiorczej rocznej deklaracji o pobranych zaliczkach PIT-4R, którą należy przesyłać do końca stycznia następnego roku kalendarzowego urzędowi skarbowemu właściwemu dla Państwa siedziby lub miejsca prowadzenia działalności czy miejsca zamieszkania.

Oprócz tego, wynagrodzenie wypłacone po zmarłym pracowniku powinni Państwo wykazać w PIT-11, który należy wystawić i doręczyć każdej z uprawnionych osób oraz właściwym dla nich urzędom skarbowym do końca lutego następnego roku kalendarzowego. Na podstawie PIT-11 żona i syn zmarłego pracownika wykażą przychód z praw majątkowych w swoich rocznych zeznaniach podatkowych.

Gdy osoby obdarowane (w sytuacji opisanej w pytaniu - żona i syn zmarłego pracownika) są podatnikami z ograniczonym obowiązkiem podatkowym (nie mają miejsca zamieszkania na terytorium Polski), pracodawca zmarłego przekazuje tym podatnikom oraz urzędowi skarbowego właściwemu ds. opodatkowania osób zagranicznych, do końca lutego następnego roku, imienne informacje o wysokości przychodu (dochodu) za cały rok podatkowy na formularzu IFT-1R (art. 42 ust. 2 pkt 2 updof). Jeśli jednak podatnik o ograniczonym obowiązku podatkowym złoży wniosek o wcześniejsze wydanie takiej informacji, pracodawca zmarłego przekazuje ją, w tym przypadku na formularzu IFT-1, podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu ds. opodatkowania osób zagranicznych w ciągu 14 dni od złożenia wniosku (art. 42 ust. 4 updof).

w art. 63¹ Kodeksu pracy,

w art. 922 § 2 Kodeksu cywilnego,

w art. 18, art. 22 ust. 9, art. 41 ust. 1, art. 42 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),

w art. 65-74 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227 ze zm.).

Renata Majewska

specjalista w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych