Czy do zasiłku chorobowego wliczać premie kwartalne zmniejszane od określonej liczby dni choroby

PROBLEM

Pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim od 16 do 18 września 2026 r., co było jego pierwszą niedyspozycją zdrowotną w bieżącym roku. Oprócz stałej pensji zasadniczej jego płaca obejmuje także kwartalną premię frekwencyjną. Zgodnie z regulaminem wynagradzania przysługuje ona w pełnej wysokości, o ile w danym kwartale nie wystąpią nieobecności nieusprawiedliwione, spóźnienia ani absencja chorobowa przekraczająca łącznie 5 dni roboczych (przy dłuższych chorobach pracownik w ogóle nie otrzymuje premii). Czy taką premię należy uwzględnić w podstawie świadczeń chorobowych?

RADA

Jeśli Państwa pracownik w III kwartale chorował tylko przez wskazane w pytaniu 3 dni, to premie kwartalne nie będą wliczane do podstawy zasiłkowej. Inaczej byłoby, gdyby łączna niezdolność do pracy z powodu niedyspozycji zdrowotnej w tym kwartale trwała co najmniej 6 dni. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Systemy premiowe funkcjonujące w zakładach pracy nierzadko charakteryzują się dużym stopniem złożoności, co czasami stanowi znaczące wyzwanie podczas ustalania podstawy wymiaru świadczeń chorobowych. Niewątpliwie problematycznym przypadkiem w praktyce osób zajmujących się zagadnieniami kadrowo-płacowymi jest opisana w pytaniu kwartalna premia frekwencyjna, do której pracownik traci prawo dopiero po przekroczeniu określonego limitu dni niezdolności do pracy w danym kwartale. Taki charakter wskazanej należności sprawia, że niezbędna jest przede wszystkim ocena:

• czy należność przysługuje za dany kwartał,
• czy i ewentualnie w jakiej kwocie przyjmować ją do kalkulacji świadczeń chorobowych.

Mechanizm warunkowej wypłaty premii. Specyfika premii uzależnionej od limitu absencji polega na tym, że prawo do niej jest weryfikowane na bieżąco w trakcie trwania konkretnego okresu rozliczeniowego.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu, gdy o uprawnieniu do premii decydują dni choroby, pracodawca każdorazowo musi sprawdzać wymiar nieobecności:

1) absencja poniżej ustalonego limitu – jeśli pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, ale łączna liczba dni choroby w kwartale nie przekracza wyznaczonego progu, pracownik zachowuje prawo do pełnej premii. Z tego względu składnika tego nie wlicza się do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego;

2) przekroczenie limitu – gdy kolejne dni niedyspozycji zdrowotnej w tym samym kwartale spowodują przekroczenie ustalonego progu, pracownik traci prawo do premii. Wówczas składnik ten musi zostać uwzględniony przy kalkulowaniu należności chorobowej.

Skutkiem takiej konstrukcji zasad płacowych jest konieczność przeliczenia wstecz wcześniej ustalonej podstawy wymiaru świadczeń chorobowych, gdy limit dni absencji zostanie przekroczony.

Zasady uwzględniania premii kwartalnej w podstawie wymiaru zasiłku. Przy obliczaniu należności za chorobę bierze się pod uwagę wyłącznie te oskładkowane składniki wynagrodzenia, do których pracownik (zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu) nie zachowuje prawa w okresie niedyspozycji zdrowotnej, jeżeli nie są one wypłacane za ten okres. Zmniejszenie danego składnika wynagrodzenia:

• proporcjonalnie do dni absencji chorobowej – skutkuje przyjęciem go do podstawy zasiłkowej po uprzednim uzupełnieniu,
• nieproporcjonalnie (np. kwotowo, procentowo) – powoduje, że należy go uwzględniać w podstawie obliczeniowej w kwocie faktycznie wypłaconej.

W analizowanych okolicznościach, przy zwolnieniach lekarskich trwających łącznie niedłużej niż 5 dni roboczych w kwartale, Państwa pracownik zachowuje pełne prawo do premii, co przesądza o tym, że pozostaje ona poza podstawą wymiaru świadczeń chorobowych. Obowiązek jej uwzględnienia w tej podstawie aktualizuje się dopiero w momencie przekroczenia 5-dniowego limitu, co skutkuje utratą uprawnienia do należności premiowej. Takie rozwiązanie sprawia, że mamy do czynienia z nieproporcjonalnym charakterem „zmniejszenia” premii. W efekcie powinno się ją przyjmować do podstawy zasiłkowej w wysokości faktycznie wypłaconej pracownikowi.

Kwalifikacja kwartalnej premii frekwencyjnej zależy bezpośrednio od skali absencji w danym kwartale. W razie braku postanowień o zachowywaniu prawa do składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku należy uznać, że składnik ten nie przysługuje za okres pobierania zasiłku i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. Jeżeli jednak, mimo braku odpowiednich postanowień w przepisach płacowych lub umowach o pracę, pracodawca udokumentuje, że składnik wynagrodzenia jest pracownikowi wypłacany za okres pobierania zasiłku, składnika tego nie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku.

Przypomnijmy, że:

• premie kwartalne w kontekście wyliczania należności za chorobę wliczamy do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za 4 kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (nawet jeśli w kwartale pracownik wykonywał pracę przez mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy oraz także wtedy, gdy za niektóre z 4 kwartałów poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownik nie otrzymał premii, bez względu na przyczynę nieprzyznania);
• jeżeli pracownik jest zatrudniony u pracodawcy krócej niż przez okres 4 kwartałów poprzedzających powstanie prawa do świadczenia chorobowego, to premie kwartalne powinny być uwzględniane proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w kwartałach, z których premie są przyjmowane do bazy obliczeniowej podstawy zasiłkowej.

Mariusz Pigulski

ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

Treści dostępne dla abonentów IFK Platformy Księgowych i Kadrowych

Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

• Codzienne aktualności prawne
• Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
• Bogatą bibliotekę materiałów wideo
• Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty

Zamów teraz Masz już konto? Zaloguj się