Ewidencja czasu pracy – jak prawidłowo ją prowadzić

Właściwie prowadzona ewidencja czasu pracy ma ułatwić pracodawcy zachowanie norm czasu pracy i odpoczynków, a także pozwolić na prawidłowe obliczenie wynagrodzenia pracownika i innych przysługujących mu świadczeń związanych z pracą. Musi zatem nie tylko zawierać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, ale także odnotowywać wszelkie nieobecności i ich powody. Może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację ewidencjonującą czas pracy (§ 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Przepisy szczegółowo wskazują, jakie elementy powinny się znaleźć w takiej ewidencji.

Tabela 1. Elementy wymagane w ewidencji czasu pracy

Informacje, jakie powinna zawierać ewidencja czasu pracy

liczba przepracowanych godzin,
godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy,
liczba godzin przepracowanych w porze nocnej,
liczba godzin nadliczbowych,
dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
liczba godzin dyżuru oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
w przypadku pracownika młodocianego czas jego pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego

W praktyce informacje te są gromadzone w formie karty ewidencji czasu pracy (choć od 1 stycznia 2019 r. w przepisach prawa pracy zrezygnowano z tego określenia na rzecz ogólniejszego sformułowania – ewidencja czasu pracy). Może mieć ona formę papierową, ale coraz częściej spotykane są elektroniczne systemy ewidencji czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy musi jednak zawierać wszystkie wymagane przepisami elementy. Z tym tylko zastrzeżeniem, że nie ma obowiązku tworzenia w niej dodatkowych pól na elementy ewidencji wymienione w przepisach, jeśli u danego pracodawcy one nie występują (np. rubryka dyżury, jeśli nie są praktykowane u pracodawcy).

Niezależnie od formy, w jakiej ewidencja czasu pracy jest prowadzona, pracodawca powinien gromadzić nie tylko samo zestawienie czasu pracy i zwolnień od pracy, ale i dokumenty stanowiące potwierdzenie danych w niej zamieszczonych. Informacje zawarte w tych dokumentach mają wpływ na sposób rozliczenia czasu pracy, a następnie wynagrodzenia pracownika. One także mogą mieć formę papierową lub elektroniczną (dopuszczalne są zarówno e-maile, jak i coraz popularniejsze odznaczenia w dedykowanych do tego platformach pracowniczych będących elementem elektronicznego systemu czasu pracy). Przepisy także w tym przypadku dokładnie wskazują katalog dokumentów, które powinny być na tę okoliczność gromadzone.

Treści dostępne dla abonentów IFK Platformy Księgowych i Kadrowych

Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

Codzienne aktualności prawne
Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
Bogatą bibliotekę materiałów wideo
Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty

Masz już konto? Zaloguj się