Podróże służbowe - praktyka podatkowa po zmianach przepisów

I. Podróże służbowe - zwolnienie podatkowe, przychody

1. Zwolnienie z opodatkowania należności za czas podróży służbowej

Zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych podlega jedynie ta wartość świadczenia, która przypada na faktyczny czas odbywania podróży. Oto fragment interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w tej sprawie:

(...) Prezes najmuje w sposób ciągły zespół pokoi (dalej: "Apartament") w hotelu na zasadzie najmu długoterminowego. Hotel wystawia faktury na rzecz Prezesa (który widnieje na nich jako nabywca). Następnie faktury są przekazywane do Spółki celem ich zapłaty (przez Spółkę). Hotel położony jest w miejscowości X, kilka kilometrów nieopodal siedziby Spółki. Prezes nie przebywa/nocuje w Apartamencie cały czas, lecz tylko podczas pobytu/pobytów w Polsce (w siedzibie Spółki) w związku z przyjazdem z Niemiec (gdzie stale mieszka) do Polski w celu faktycznego wykonywania w siedzibie Spółki czynności związanych z pełnieniem funkcji prezesa zarządu. Przyjazdy Prezesa z Niemiec do siedziby Spółki odbywają się ad hoc/w razie potrzeby. Zwykle są to pobyty trwające kilkanaście dni w miesiącu. W pozostałych dniach, w których Prezes nie przebywa/nocuje w Apartamencie (w związku z nieprzebywaniem w Polsce bądź też w związku z podróżami na terytorium Polski związanymi z działalnością Spółki), pomieszczenie to nie jest zajmowane przez inne osoby, lecz pozostaje w dyspozycji Prezesa na takiej mianowicie zasadzie, że w każdym momencie Prezes może przybyć i skorzystać z Apartamentu. Ponadto Prezes pozostawia w Apartamencie na czas swojej nieobecności pewne rzeczy osobiste (ubrania etc). Z uwagi na taki model najmu wynegocjowano korzystną ofertę (cenę).

W świetle powołanych przepisów stwierdzić należy, że sfinansowane przez Spółkę koszty noclegu w Apartamencie, w związku z wykonywaną podróżą, co do zasady, stanowią przychód osoby wykonującej swoje obowiązki na podstawie powołania i tym samym mogą mieć wpływ na wysokość podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym tej osoby. Przychód ten jednak w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy będzie wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości limitu określonego w załączniku do ww. rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (o ile koszty noclegów nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów). Zatem ewentualna nadwyżka wartości sfinansowanego przez Spółkę świadczenia (noclegu) ponad ww. limit, co do zasady, powoduje konieczność opodatkowania tych nadwyżek podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W takiej sytuacji na Wnioskodawcy spoczywa obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia na rachunek urzędu skarbowego odpowiedniej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od sfinansowanego kosztu noclegu (ponad limit) z tytułu odbywanej podróży przez osobę niebędącą pracownikiem.