Kilometrówka - zasady, podatki, ewidencja

1. Co to jest "kilometrówka"

Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, które podatnik może zaliczyć do kosztów podatkowych, są limitowane. Zasady ustalania tego limitu określają przepisy:

● art. 23 ust. 1 pkt 36 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 updop - w zakresie dotyczącym wydatków na rzecz pracownika za używanie przez niego auta na potrzeby działalności gospodarczej przedsiębiorcy (podatnika),

● art. 23 ust. 1 pkt 46 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 updop - w pozostałych przypadkach używania samochodów osobowych niestanowiących składników majątku przedsiębiorcy (podatnika).

Ograniczenie to polega na ustawowym wyznaczeniu limitu określającego maksymalną kwotę wydatków, poniesionych w związku z używaniem samochodu osobowego niestanowiącego środka trwałego, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te stanowią koszt podatkowy do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu (wykazywanych w ewidencji przebiegu pojazdu) przez stawkę za 1 km przebiegu (kilometrówka).

Sprawdź definicję kilometrówki w Encyklopedii księgowego na www.inforfk.pl

Limit wydatków (kilometrówka) = faktyczny przebieg pojazdu (km) x stawka za 1 km przebiegu (zł)

Należy przy tym zaznaczyć, że wymóg rozliczenia wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego niestanowiącego składnika majątku podatnika nie dotyczy leasingowanych aut osobowych (art. 23 ust. 3b updof oraz art. 16 ust. 3b updop). Wydatki na auta osobowe, używane w działalności gospodarczej na podstawie umowy leasingu, nie wymagają prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Zwiększają one koszty podatkowe, co do zasady, w pełnej wysokości.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie wystąpi także wtedy, gdy podatnik używa na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej:

● cudzych samochodów ciężarowych, używanych np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub użyczenia,

● samochodu pracownika, z którym rozlicza się w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne.

2. W jaki sposób ustalać limit wydatków w ramach kilometrówki

W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu osoba używająca samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych jest zobowiązana prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, potwierdzaną przez podatnika z końcem każdego miesiąca. Z ewidencji tej musi wynikać m.in. trasa przejazdu, jego cel oraz liczba faktycznie przejechanych na tej trasie kilometrów. Natomiast stawki za 1 km przebiegu samochodu osobowego wynikają z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm. Ich wysokość jest zróżnicowana ze względu na pojemność skokową silnika.

Tab. 1. Stawki dla samochodów osobowych obowiązujące od 14 listopada 2007 r. do chwili obecnej

Przedsiębiorca zwracający koszty używania cudzego samochodu osobowego może wypłacić należność według stawek wykazanych w tabeli 1, w wysokości niższej niż wymienione stawki lub w wysokości wyższej niż podane stawki. Najmniej korzystny dla przedsiębiorcy z punktu widzenia obciążeń podatkowo-składkowych jest ostatni wariant, tzn. zwrot kosztów używania samochodu osobowego według stawek wyższych niż wskazane w tabeli, gdyż powoduje on m.in. konieczność opodatkowania i oskładkowania tego świadczenia w części przekraczającej limit kilometrówki. Ponadto nadwyżki wydatków ponad ten limit nie można również uwzględnić w kosztach podatkowych firmy.

Zobacz e-poradnik "Samochód w firmie" dostępny w Bibliotece na www.inforfk.pl

Natomiast najmniej korzystny dla posiadacza auta jest zwrot kosztów używania samochodu osobowego według stawek niższych niż wymienione. Należy bowiem zaznaczyć, że zwrot kosztów według podanych stawek nie gwarantuje obecnie pełnego zwrotu kosztów poniesionych przez posiadacza auta. Zatem tym bardziej ich zwrot według stawek niższych niż określone w tabeli nie stanowi pełnej rekompensaty poniesionych kosztów.

Od redakcji: Od dawna podkreśla się potrzebę zaktualizowania stawek za 1 km przebiegu pojazdu niezmienianych od blisko 6 lat, z uwagi na wzrastające koszty eksploatacji samochodów, w tym rosnące ceny paliwa. Już ponad 2 lata temu Instytut Transportu Samochodowego (ITS), na zamówienie resortu infrastruktury, sporządził raport pod nazwą: "Analiza kosztów eksploatacji pojazdów oraz oszacowanie na jej podstawie wysokości stawek za 1 km przebiegu pojazdu". Celem analizy było oszacowanie aktualnych kosztów eksploatacji pojazdów i dokonanie oceny, czy wysokość stawek za 1 km przebiegu pojazdu, zawartych w rozporządzeniu, umożliwia pokrywanie kosztów eksploatacji pojazdów używanych do celów służbowych, w sytuacji rosnących realnych kosztów eksploatacji pojazdów. Analiza ta jednoznacznie potwierdziła, że stawki przewidziane w § 2 rozporządzenia są nieadekwatne do aktualnych przeciętnych kosztów eksploatacji pojazdów używanych w Polsce i nie gwarantują pracownikom pełnego zwrotu ponoszonych przez nich kosztów z tytułu używania prywatnych pojazdów do celów służbowych. Zgodnie z projektem Ministerstwa Infrastruktury z 23 sierpnia 2011 r. stawki za 1 km przebiegu dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ i powyżej 900 cm³ miały wynosić odpowiednio 0,97 zł i 1,01 zł. Jednak nie weszły one w życie. Niestety, pomimo że rezultat przeprowadzonego badania wyraźnie wskazał na niedostosowanie stawek obowiązujących od 2007 r. do rzeczywistych kosztów eksploatacji samochodu osobowego, to stawki te nadal nie zostały podwyższone. Zamrożenie tych stawek jest korzystne wyłącznie dla fiskusa.

W przypadku używania w działalności gospodarczej cudzego samochodu osobowego limit kilometrówki należy ustalić jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów w celach służbowych (ewidencja przebiegu pojazdu) i stawki za 1 km tego przebiegu, ustalonej z uwzględnieniem pojemności skokowej silnika.

PRZYKŁAD

Pracownik spółki, na czas naprawy firmowego auta, wypożyczył samochód osobowy. Wypożyczone auto było użytkowane przez pracownika w celach służbowych w okresie od 15 do 19 lipca 2013 r.

Z ewidencji przebiegu pojazdu wynikają następujące dane:

● liczba faktycznie przejechanych kilometrów: 620 km,

● pojemność skokowa silnika: powyżej 900 cm³,

● stawka za 1 km przebiegu obowiązująca dla tego pojazdu: 0,8358 zł.

Faktyczne wydatki z tytułu używania samochodu osobowego: 870 zł netto, w tym:

1) faktura za wypożyczenie samochodu: 450 zł,

2) faktura za paliwo: 300 zł,

3) faktura za parkowanie: 120 zł.

Limit wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego wyznaczający granicę, do której poniesione wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodów:

620 km x 0,8358 zł = 518,20 zł.

W związku z wykorzystywaniem samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki w kwocie 518,20 zł, czyli do wysokości limitu kilometrówki. Spółka zdecydowała się rozliczyć czynsz za najem w ramach kilometrówki zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych. Nadwyżka ponad ustalony limit, czyli kwota 351,80 zł (870 zł - 518,20 zł), nie będzie mogła zostać zaliczona do kosztów podatkowych. Patrz: "Czy VAT naliczony, który nie podlega odliczeniu, należy rozliczać w ramach kilometrówki" - poniżej.

3. Jak niską stawkę za 1 km przebiegu można ustalić za używanie samochodu pracownika

W praktyce zdarzają się przypadki, w których przedsiębiorcy - korzystając z tego, że przepisy nie określają minimalnych stawek za 1 km przebiegu pojazdu, a jedynie maksymalne - dokonują zwrotu kosztów za używanie prywatnego samochodu pracownika według stawek znacznie niższych niż wynikające z rozporządzenia. Tak ustalona kilometrówka zaledwie w niewielkiej części pokrywa koszty używania prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych.

Dlatego stawka za 1 km przebiegu pojazdu, ustalana w umowie zawartej z pracownikiem o wykorzystanie jego prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych, nie powinna być niższa niż określone w rozporządzeniu, tym bardziej że nawet te ostatnie nie gwarantują pełnego zwrotu kosztów.

Warto zaznaczyć, że ustalone pomiędzy pracodawcą a pracownikiem zasady rozliczania wydatków ponoszonych przez pracownika na rzecz pracodawcy z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych nie mogą prowadzić do sytuacji, w której pracownik będzie finansował działalność gospodarczą pracodawcy. Podobnie uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 5 grudnia 2006 r., sygn. akt II PK 94/06. Spór dotyczył przedstawiciela handlowego, któremu pracodawca przyznał ryczałt za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych w wysokości 1500 zł miesięcznie, podczas gdy pracownik przejeżdżał ponad 5 tysięcy kilometrów. W tych okolicznościach sąd orzekł, że ustalony przez strony umowy o pracę ryczałt z tytułu używania własnego samochodu do przejazdów służbowych nie wyklucza żądania zwrotu kosztów realnie poniesionych. W rezultacie z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnego auta do celów służbowych została zasądzona na rzecz pracownika kwota 52 000 zł, którą wyliczył powołany biegły na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.).

4. Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu

Na minimalny zakres danych, który powinien wynikać z ewidencji przebiegu pojazdu, wskazuje art. 23 ust. 7 updof oraz art. 16 ust. 5 updop. Przepisy te stanowią, że ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

● nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

● numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

● kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu,

● opis trasy (skąd - dokąd),

● liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

● stawkę za 1 km przebiegu,

● kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu,

● podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Ewidencję przebiegu pojazdu należy prowadzić odrębnie dla każdego samochodu osobowego. Jeśli więc, przykładowo, przedsiębiorca używa w prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej kilka samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych (np. wynajmowanych), to dla każdego z tych aut musi zostać zaprowadzona odrębna ewidencja przebiegu pojazdu.

Brak ewidencji przebiegu pojazdu jest bardzo dotkliwy w skutkach podatkowych. Jeśli podatnik w ogóle nie prowadzi tej ewidencji, pomimo istnienia obowiązku, to wydatki ponoszone z tytułu używania cudzego samochodu osobowego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nie będą mogły być uznane za koszty uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 updof oraz art. 16 ust. 5 updop).

Jeśli natomiast ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona, choć jest wadliwa, to fiskus nie może skutecznie zakwestionować wydatków związanych z używaniem pojazdu, zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli odzwierciedlają one rzeczywisty przebieg zdarzeń. Jak wyjaśnił WSA w Warszawie w wyroku z 14 czerwca 2011 r., sygn. akt III SA/Wa 3373/10, naruszenie przez podatnika rygorów dokumentowania poniesionych wydatków nie pozbawia go możliwości zaliczenia ich do kosztów podatkowych. Sąd odniósł się do wyjątkowo wadliwej ewidencji przebiegu pojazdu, która nie spełniała wymogów określonych przez art. 16 ust. 5 updop (m.in. brakowało w niej danych identyfikujących osobę używającą pojazdu, celów wyjazdu, limitów kilometrówki za poszczególne miesiące, potwierdzenia przez podatnika dokonywanego na koniec miesiąca). W tych okolicznościach WSA w Warszawie uznał jednak, że:

Z punktu widzenia art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 pkt 51 u.p.d.o.p. o możliwości zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów decyduje fakt, czy wydatki te zostały prawidłowo udokumentowane, tzn. w taki sposób, aby odzwierciedlały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych oraz aby ich wysokość mieściła się w prawem określonych granicach.

(...) W ocenie Sądu samo stwierdzenie w niniejszej sprawie wadliwości prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu nie może przesądzić o nieuznaniu za koszt uzyskania przychodu wszystkich wydatków poniesionych w 2007 r. z tytułu użytkowania pojazdu niestanowiącego składnika majątkowego spółki.

Przyjęcie, iż ustalona wadliwość ewidencji przebiegu pojazdu pozwala na stwierdzenie, iż wydatki nie stanowią kosztu uzyskania przychodów ze względu na brak ewidencji przebiegu pojazdu, o jakiej mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 w zw. z art. 16 ust. 5 u.p.d.o.p., stanowi naruszenie tych przepisów w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy.

Przykład wypełnienia ewidencji przebiegu pojazdu

5. Jak dokumentować poniesione wydatki

Przepisy ustaw o podatku dochodowym wskazują na dwie podstawy rozliczenia wydatków ponoszonych w związku z korzystaniem z samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, tj. w zakresie dotyczącym samochodu pracownika używanego do celów służbowych oraz innych przypadków używania cudzego auta na potrzeby działalności gospodarczej podatnika.

Dokumentowanie wydatków, w sytuacji gdy samochód pracownika jest używany do celów służbowych. Z art. 23 ust. 1 pkt 36 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 updop wynika, że nie są kosztami uzyskania przychodów wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu

- określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Wskazane przepisy podatkowe nie wymagają od pracownika, aby poszczególne wydatki poniesione w związku z używaniem auta były udokumentowane (np. fakturą lub rachunkiem). Pracownik otrzymuje świadczenie w wysokości umownie ustalonej z pracodawcą kilometrówki, a nie w wysokości faktycznie poniesionych wydatków ograniczonych limitem kilometrówki. Wobec tego dla pracodawcy kosztem podatkowym jest kwota wynikająca z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu ustaloną z uwzględnieniem pojemności skokowej silnika. Pracownik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, którą pracodawca potwierdza z końcem każdego miesiąca. W przypadku zwrotu na rzecz pracownika wydatków z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych, określonego na podstawie faktycznego przebiegu, dokumentem stanowiącym podstawę ujęcia wydatków w kosztach podatkowych jest ewidencja przebiegu pojazdu.

Zobacz e-poradnik "Podróże służbowe od 1 marca 2013 r." dostępny w Bibliotece na www.inforfk.pl

Warto podkreślić, że dla zaliczenia wydatków z tytułu używania przez pracownika prywatnego samochodu do celów służbowych nie jest wymagane, by samochód ten był jego własnością (właścicielem pojazdu może być np. ojciec lub siostra). Przepisy nie wskazują na obowiązek istnienia prawa własności samochodu, który pracownik wykorzystuje na potrzeby działalności gospodarczej przedsiębiorcy (podatnika). Wskazane jest jednak, by do tego samochodu przysługiwał mu inny niż własność tytuł prawny do jego używania (np. najem lub użyczenie).

Dokumentowanie wydatków w innych przypadkach używania "cudzego" auta na potrzeby działalności gospodarczej. Natomiast przepisy określone przez art. 23 ust. 1 pkt 46 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 updop wskazują, że nie są kosztami uzyskania przychodów wydatki poniesione z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, na potrzeby działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za 1 km przebiegu, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W przypadku zwrotu kosztów używania w działalności gospodarczej samochodów osobowych na rzecz osób innych niż pracownicy podatnika wymagane jest - poza prowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdu - posiadanie faktur, rachunków i innych dowodów potwierdzających wydatki poniesione w związku z używaniem tych aut. Taki obowiązek spoczywa m.in. na przedsiębiorcy, który prowadzi działalność gospodarczą jako osoba fizyczna i używa na jej potrzeby prywatnego auta. Obowiązek udokumentowania poszczególnych wydatków związanych z używaniem auta wystąpi także wtedy, gdy pracodawca powierzy pracownikowi wynajęty samochód osobowy. Wówczas pracownik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu oraz potwierdzać poszczególne wydatki fakturami, rachunkami lub innymi dowodami - w celu późniejszego porównania wydatków z limitem kilometrówki.

Przykład miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków

6. Opodatkowanie PIT i oskładkowanie zwracanych kwot kilometrówki

Wątpliwości podatników budzą zasady opodatkowania i oskładkowania kwot zwracanych pracownikom w ramach kilometrówki. Zasadniczo kwoty wypłacane pracownikom z tytułu używania przez nich samochodów osobowych do celów służbowych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 updof. W niektórych przypadkach ich wypłata korzysta ze zwolnienia w opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, wykluczając obowiązek zapłaty podatku dochodowego z tego tytułu.

Należy rozróżnić dwie sytuacje, w których pracownik otrzymuje zwrot kosztów kilometrówki, a mianowicie - jeśli następuje on w związku z jazdami lokalnymi oraz w wykonaniu podróży służbowej.

Kilometrówka za jazdy lokalne a PIT i ZUS. Kwoty zwracane pracownikowi z tytułu jazd lokalnych zasadniczo podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W miesiącu, w którym u pracownika wystąpił przychód ze stosunku pracy wynikający z otrzymania zwrotu kosztów za używanie prywatnego pojazdu pracownika do jazd lokalnych wykonywanych na potrzeby firmy, zakład pracy ma obowiązek doliczyć kwotę wypłaconej kilometrówki do innych przychodów uzyskanych w danym miesiącu przez pracownika ze stosunku pracy i od ich łącznej wartości pobrać miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy, obliczoną według zasad określonych w art. 32 updof.

Zobacz cykl wideo-szkoleń o zmianach w podróżach służbowych dostępny w Bibliotece na www.inforfk.pl

Wyjątkiem jest zwrot kosztów kilometrówki otrzymany przez pracownika za jazdy lokalne, na warunkach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 23 lit. b) updof. Z przywołanego przepisu wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów na potrzeby zakładu pracy jest wolny od podatku, jeżeli samochód stanowi własność pracownika i jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. W praktyce zwolnienie to dotyczy listonoszy, pracowników służby leśnej oraz pracowników socjalnych. Uprawnienia w tym zakresie przyznają im bowiem przepisy:

● ustawy z 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska" (Dz.U. z 2008 r. Nr 180, poz. 1109 ze zm.),

● ustawy z 28 września 1991 r. o lasach (j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 12, poz. 59 ze zm.),

● ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz.U. z 2004 r. Nr 64, poz. 593 ze zm.).

Świadczenia wypłacane pracownikowi za używanie jego prywatnego samochodu w celach służbowych do jazd lokalnych są wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS na podstawie § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego. Zgodnie z tym przepisem podstawy wymiaru składek nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, na potrzeby pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej z zastosowaniem stawek za 1 km przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kilometrówka za podróże służbowe a PIT i ZUS. Inaczej natomiast są rozliczane kwoty kilometrówki zwracane pracownikowi z tytułu odbycia przez niego podróży służbowej. Jeżeli pracownik na polecenie pracodawcy wyjeżdża w celach służbowych poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza swoje stałe miejsce pracy, to za wykonanie tych obowiązków pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z odbytą podróżą służbową. Z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof wynika, że diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika (w tym kilometrówka) są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Obecnie pracodawca może wyrazić zgodę na przejazdy w podróży służbowej samochodem stanowiącym własność pracownika na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Oznacza to, że zwrot kosztów używania samochodu osobowego pracownika w krajowej lub zagranicznej podróży służbowej jest zwolniony z opodatkowania do wysokości limitu kilometrówki ustalonego jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu.

Zwrot kilometrówki za czas podróży służbowej, do wysokości wymienionego limitu, nie podlega również oskładkowaniu, co wynika z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego. Dopiero ewentualna nadwyżka ponad ten limit podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

7. Kilometrówka w kosztach podatkowych

Wydatki poniesione z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego składnika majątku podatnika mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli:

● pomiędzy tymi wydatkami a przychodami istnieje związek przyczynowo-skutkowy tego typu, że wydatki te mają na celu osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródeł przychodów,

● nie przekraczają limitu kilometrówki (liczba przejechanych kilometrów x stawka za 1 km przebiegu); ewentualna nadwyżka ponad ten limit nie stanowi kosztów uzyskania przychodów,

● dla auta prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu; ewentualny brak ewidencji skutkuje wyłączeniem prawa do zaliczenia wszystkich wydatków poniesionych z tytułu używania cudzego samochodu osobowego do kosztów podatkowych.

8. Kilometrówka w księgach rachunkowych

Różnice pomiędzy kwalifikacją wydatków do celów księgowych i podatkowych mogą prowadzić do powstania wątpliwości związanych z ujęciem w księgach rachunkowych zdarzeń związanych z powierzeniem pracownikowi do celów służbowych samochodu osobowego wypożyczonego od innej firmy na podstawie umowy najmu i rozliczeniem wydatków związanych z jego używaniem. W takiej sytuacji przedsiębiorca ponosi z reguły wydatki na paliwo i opłaty za korzystanie z wypożyczonego auta.

W przypadku używania samochodu osobowego, niestanowiącego środka trwałego firmy, w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie wydatki związane z używaniem tego auta udokumentowane dowodami źródłowymi. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią więc faktury za paliwo i najem.

Dopiero ustalając wysokość kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego, należy dokonać porównania w rachunku narastającym poniesionych wydatków z limitem kilometrówki, który wynika z ewidencji przebiegu pojazdu. W wyniku tego porównania do kosztów podatkowych zalicza się wydatki do wysokości limitu kilometrówki.

PRZYKŁAD

Spółka wynajęła od innego podmiotu gospodarczego samochód osobowy marki XYZ, nr rej WP 99999, o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³. Samochód ten powierzyła pracownikowi, który został zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu tego pojazdu.

W rozliczeniu za lipiec br. spółka otrzymała:

● od wynajmującego - fakturę za wypożyczenie auta (2000 zł netto + 460 zł VAT),

● od pracownika - faktury za paliwo (zbiorczo: 1500 zł netto + 345 zł VAT).

Z ewidencji przebiegu pojazdu za lipiec br. zatwierdzonej przez pracodawcę na koniec miesiąca wynika, że pracownik przejechał w celach służbowych 4000 km. Limit kilometrówki za lipiec br. wyniósł 3343,20 zł (4000 km x 0,8358 zł).

Ewidencja księgowa operacji gospodarczych związanych z rozliczeniem wydatków na wypożyczony samochód osobowy może przebiegać następująco:

1. Faktura - za najem samochodu (wartość netto + VAT: 2000 zł + 460 zł)

a) wartość netto + podatek naliczony niepodlegający odliczeniu [2000 zł + (460 zł - 276 zł)]

Wn konto 402 "Usługi obce" 2184 zł

Ma konto 300 "Rozliczenie zakupu" 2184 zł

b) podatek naliczony podlegający odliczeniu (460 zł x 60%)

Wn konto 223 "Podatek VAT naliczony i jego rozliczenie" 276 zł

Ma konto 300 "Rozliczenie zakupu" 276 zł

c) wartość brutto

Wn konto 300 "Rozliczenie zakupu" 2460 zł

Ma konto 202 "Rozrachunki z dostawcami" 2460 zł

2. Faktura - za paliwo (wartość brutto: 1845 zł); dla uproszczenia przyjęto wartość zbiorczą faktur za paliwo z lipca br.

a) wartość netto + podatek naliczony niepodlegający odliczeniu (1500 zł + 345 zł)

Wn konto 401 "Zużycie materiałów i energii" 1845 zł

Ma konto 300 "Rozliczenie zakupu" 1845 zł

b) wartość brutto

Wn konto 300 "Rozliczenie zakupu" 1845 zł

Ma konto 234 "Rozrachunki z pracownikami" 1845 zł

Z ksiąg rachunkowych wynika, że koszty związane z używaniem wypożyczonego samochodu osobowego stanowiły kwotę 4029 zł (2184 zł + 1845 zł). Natomiast dla celów podatkowych do kosztów uzyskania przychodów zostały zaliczone wydatki do wysokości limitu kilometrówki, tj. w kwocie 3343,20 zł. Spółka zdecydowała się rozliczyć czynsz za najem w ramach limitu kilometrówki zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych.

Patrz: "Czy VAT naliczony, który nie podlega odliczeniu, należy rozliczać w ramach kilometrówki" - poniżej.

1.1. Czy czynsz za najem samochodu powinien być rozliczany w ramach kilometrówki

Nasza spółka jest lokalnym producentem stolarki okiennej i drzwiowej. Wspólnicy rozliczają podatek dochodowy na zasadach ogólnych na podstawie pkpir. W związku z zatrudnieniem przedstawiciela handlowego firma wynajęła od innego przedsiębiorcy samochód osobowy. Jakiego rodzaju koszty związane z wykorzystywaniem tego pojazdu w prowadzonej działalności gospodarczej możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? W jaki sposób należy je udokumentować i rozliczyć?