Postępowanie po uznaniu zdarzenia za wypadek przy pracy i po wypłacie wynagrodzenia

Wypadkiem przy pracy jest nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną, powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą:

● podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych,

● podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia,

● w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.

Na równi z wypadkiem przy pracy w zakresie uprawnienia do świadczeń traktuje się wypadek, któremu pracownik uległ:

● w czasie podróży służbowej, chyba że wypadek został spowodowany postępowaniem pracownika, które nie pozostaje w związku z wykonywaniem powierzonych mu zadań,

● podczas szkolenia w zakresie powszechnej samoobrony,

● przy wykonywaniu zadań zleconych przez działające u pracodawcy organizacje związkowe.

Ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku, któremu pracownik uległ przy pracy, dokonuje pracodawca. Gdy wypadkowi ulegnie osoba podlegająca ubezpieczeniu wypadkowemu wykonująca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, np. zleceniobiorca, sporządza się kartę wypadku (zamiast protokołu powypadkowego).

Jeżeli potwierdzi się, że zdarzenie, któremu uległ pracownik (ubezpieczony), jest wypadkiem przy pracy, poszkodowanemu przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego w wysokości 100% podstawy wymiaru. Zasiłek przysługuje od pierwszego dnia niezdolności do pracy, bez okresu wyczekiwania.

UWAGA!

Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego przysługuje bez okresu wyczekiwania.

Zasiłek chorobowy przysługuje również niezależnie od liczby dni pobierania wynagrodzenia chorobowego w roku kalendarzowym.

Wypłata wynagrodzenia chorobowego zamiast zasiłku wypadkowego

Zanim powołany przez pracodawcę zespół powypadkowy zakończy procedurę związaną z ustaleniem okoliczności i przyczyn wypadku oraz spisze protokół powypadkowy (kartę wypadku), w firmie może nadejść termin wypłaty wynagrodzeń oraz świadczeń chorobowych. Pracodawca musi wówczas wypłacić pracownikowi świadczenie za czas niezdolności do pracy. W sytuacji gdy postępowanie wypadkowe nie zostało jeszcze zakończone, pracodawca wypłaca świadczenie jak za czas niezdolności do pracy niezwiązanej z wypadkiem przy pracy. Oznacza to, że wypłaca pracownikowi wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego.

Jeżeli pracodawca wypłacił wynagrodzenie chorobowe, a w wyniku postępowania powypadkowego zdarzenie zostanie uznane za wypadek przy pracy, za okres niezdolności do pracy pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego. Wymaga to od płatnika złożenia do ZUS dokumentów rozliczeniowych korygujących.

UWAGA!

W przypadku nieuznania przez zespół powypadkowy zdarzenia za wypadek przy pracy płatnik powinien wypłacić ubezpieczonemu zasiłek chorobowy w wysokości 80%.

Pracodawca, który w danym roku jest płatnikiem zasiłków, musi wyrównać pracownikowi różnicę między wynagrodzeniem chorobowym wynoszącym 80% podstawy wymiaru a zasiłkiem z ubezpieczenia wypadkowego, który wynosi 100% podstawy wymiaru. Pracodawca powinien wówczas postąpić zgodnie z poniższą instrukcją.

Instrukcja postępowania po wypłacie wynagrodzenia chorobowego zamiast zasiłku wypadkowego

Krok 1. Korekta raportu ZUS RSA

Płatnik musi złożyć raport ZUS RSA z poprawionym kodem świadczenia/przerwy z 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy) na 314 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego).

Krok 2. Korekta raportu ZUS RCA

Płatnik musi złożyć raport ZUS RCA ze zmienioną podstawą wymiaru ubezpieczenia zdrowotnego oraz kwotą należnej składki na wartości zerowe.

Krok 3. Korekta raportu ZUS DRA

Płatnik musi złożyć deklarację rozliczeniową ZUS DRA z poprawnymi danymi, według raportów korygujących. W bloku V, w polu 03 należy wpisać kwotę zasiłku wypadkowego podlegającego zaliczeniu na poczet składek na ubezpieczenia społeczne.

Krok 4. Wypłacenie pracownikowi składki zdrowotnej

Wynagrodzenie chorobowe stanowi tylko podstawę wymiaru składki zdrowotnej (bez społecznych). Skoro więc uprzednio przy jego wypłacie taka składka została pobrana z dochodu pracownika, to po przekwalifikowaniu wynagrodzenia chorobowego na zasiłek wypadkowy (który nie podlega składkom) powstanie nadpłata. Z nadpłaty ZUS rozlicza się bezpośrednio z płatnikiem, zaliczając ją na poczet bieżących należności składkowych. Natomiast pracodawca powinien pobraną wcześniej składkę zdrowotną zwrócić pracownikowi.

Krok 5. Wypłacenie pracownikowi wyrównania

Oprócz zwrotu nienależnej składki zdrowotnej pracodawca musi wypłacić pracownikowi wyrównanie do 100% zasiłku. Powinno być ono wypłacone w najbliższym terminie wypłaty świadczeń, bez odsetek (30-dniowy termin na wypłatę jest bowiem liczony od dnia zakończenia postępowania powypadkowego). Wyrównanie należy wykazać w raporcie ZUS RSA za miesiąc, w którym zostało wypłacone, z kodem świadczenia 318.

PRZYKŁAD

Pracownik uległ wypadkowi przy pracy 25 kwietnia (pod koniec dnia), a 30 kwietnia były wypłacane wynagrodzenia. Ze względu na brak gotowego protokołu powypadkowego pracodawca wypłacił mu za kwiecień wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca oraz wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80% podstawy wymiaru za 6 dni zwolnienia lekarskiego (od 25 do 30 kwietnia). Wynagrodzenie pracownika wynosi 4500 zł. Rozliczenie za kwiecień wygląda następująco:

● pomniejszenie wynagrodzenia zasadniczego za okres niezdolności do pracy:

4500 zł : 30 = 150 zł,

150 zł x 6 (dni niezdolności do pracy) = 900 zł (kwota do potrącenia z wynagrodzenia zasadniczego),

4500 zł - 900 zł = 3600 zł (wynagrodzenie zasadnicze),

● obliczenie wynagrodzenia chorobowego:

4500 zł - 13,71% x 12 (miesięcy) : 12 = 3883,05 zł (podstawa wymiaru zasiłku),

3883,05 zł : 30 = 129,44 zł (zasiłek za dzień niezdolności do pracy 100%),

129,44 zł x 80% = 103,55 zł (zasiłek za dzień niezdolności do pracy 80%),

103,55 zł x 6 (dni niezdolności do pracy) = 621,30 zł (wynagrodzenie chorobowe).

Ze względu na to, że zespół powypadkowy ma 14 dni na sporządzenie protokołu, dokument ten został ukończony 5 maja i potwierdził wypadek przy pracy. W związku z tym za 6 dni kwietnia pracownikowi przysługiwał zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego (100%), a nie wynagrodzenie chorobowe (80%).

Podstawę wymiaru świadczeń z tytułu choroby przysługujących z ubezpieczenia wypadkowego stanowi kwota będąca podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe. Zatem do obliczenia zasiłku podstawa wymiaru pozostaje taka sama, jak dla wynagrodzenia chorobowego. Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego wynosi: 129,44 zł (100%) x 6 dni = 776,64 zł.

W maju pracownik powinien otrzymać od pracodawcy, oprócz wynagrodzenia, dopłatę do zasiłku w wysokości 127,34 zł netto, co wynika z wyliczenia:

● 776,64 zł - 621,30 zł = 155,34 zł - różnica w zasiłku brutto,

● 155 zł x 18% = 27,90 zł (po zaokrągleniu 28 zł - zaliczka na podatek),

● 155,34 zł - 28 zł = 127,34 zł.

Lista płac za kwiecień i jej korekta

W wyniku korekty powstała:

● nadpłata składki zdrowotnej należnej ZUS - 55,92 zł,

● niedopłata zaliczki na podatek - 48 zł (różnica między składką odliczoną od zaliczki a podlegającą odliczeniu po korekcie).

Pracodawca powinien zwrócić pracownikowi 55,92 zł z tytułu nadpłaconej składki zdrowotnej, a pracownik w zeznaniu rocznym doliczyć do podatku ten zwrot, ale w wysokości 48,15 zł. Wówczas zostanie wyrównana różnica powstała w wartościach netto (7,92 zł). Drobna różnica na poziomie 0,15 zł wynika z zaokrąglenia należnej zaliczki.

Gdy pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków

W przypadku gdy pracownikowi zostało wypłacone wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80% przez pracodawcę niebędącego płatnikiem zasiłków, to po uznaniu przez oddział ZUS zdarzenia za wypadek przy pracy wypłacone wynagrodzenie chorobowe również klasyfikuje się jako zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego i zostaje rozliczone w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Wówczas ZUS oblicza pełną kwotę należnego zasiłku chorobowego i jeśli kwota wypłacona wynagrodzenia chorobowego:

● jest niższa niż należna - ZUS wypłaca różnicę. Natomiast wypłacone przez pracodawcę wynagrodzenie jest traktowane jak zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego i może być rozliczone w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne,

● jest równa kwocie należnej - wypłacone wynagrodzenie jest traktowane jak zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego i może być rozliczone w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne,

● przewyższa należną kwotę zasiłku - wypłacone wynagrodzenie jest traktowane jak zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego jedynie do wysokości tego należnego zasiłku i może być rozliczone ze składek na ubezpieczenia społeczne tylko do tej wysokości. Przykładowo może tak być, gdy dany składnik wynagrodzenia jest uwzględniany w podstawie wynagrodzenia chorobowego, a podlega wyłączeniu przy obliczaniu podstawy zasiłków (przysługuje za okres ich pobierania).

Oczywiście we wszystkich tych przypadkach pracodawca również jest zobowiązany złożyć dokumenty rozliczeniowe korygujące.

Wypłata wynagrodzenia za pracę zamiast zasiłku wypadkowego

U niektórych pracodawców wynagrodzenia są płatne pod koniec miesiąca z góry za kilka dni miesiąca, np. 25. dnia miesiąca. Może się więc zdarzyć, że pracownik uległ wypadkowi przy pracy po pobraniu pełnego wynagrodzenia za pracę (za cały miesiąc) i nie będzie świadczył pracy do końca miesiąca.

Jeśli w wyniku wypadku pracownik musi dłużej wracać do zdrowia, a więc niezdolność do pracy trwa jeszcze przez kolejny miesiąc i nie ma możliwości odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia w najbliższym terminie płatności wynagrodzeń (art. 87 § 7 Kodeksu pracy), wówczas pracodawca musi:

● złożyć dokumenty korygujące do ZUS za miesiąc, w którym zostały rozliczone składki za pełny miesiąc pracy oraz

● sporządzić korektę listy płac.

Instrukcja postępowania po wypłacie wynagrodzenia zamiast zasiłku

Krok 1. Korekta listy płac

Korekta listy płac polega na ustaleniu kwoty wynagrodzenia za faktyczne dni pracy oraz zasiłku za resztę miesiąca.

Krok 2. Korekta raportu ZUS RSA

W raporcie ZUS RSA należy wpisać kod świadczenia/przerwy 314 (zasiłek wypadkowy), okres przerwy - okres choroby obejmujący korygowany miesiąc, liczbę dni zasiłkowych - cyfrową liczbę dni choroby, kwotę świadczenia - zasiłek według skorygowanej listy płac.

Krok 3. Korekta raportu ZUS RCA

W raporcie ZUS RCA należy zmienić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne - według korekty listy płac, czyli podstawę wymiaru składek będzie stanowić wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca.

Krok 4. Korekta raportu ZUS DRA

Należy sporządzić korektę deklaracji ZUS DRA według skorygowanych raportów ZUS RCA i RSA.

Krok 5. Rozliczenie z pracownikiem

Efektem korekty raportów i deklaracji ZUS będzie nadpłata na koncie składek na ubezpieczenia społeczne (zasiłek im nie podlega) oraz zdrowotne (tej składce również nie podlegają zasiłki), z których pracodawca powinien rozliczyć się z pracownikiem, dokonując zwrotu na jego rzecz w części, którą sam sfinansował.

Krok 6. Przekazanie dokumentacji do ZUS, jeżeli pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków

Jeśli pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków, przekazuje do ZUS dokumentację niezbędną do ustalenia prawa do zasiłku wypadkowego, tj. zaświadczenie ZUS ZLA, protokół powypadkowy oraz ZUS Z-3. Ma również obowiązek sporządzenia korekt dokumentów do ZUS na zasadach jak wyżej, z tym że do raportu ZUS RSA nie wpisuje kwoty wypłaconego zasiłku.

PRZYKŁAD

W firmie zajmującej się obróbką drewna termin wypłat wynagrodzeń oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego przypada 26. dnia każdego miesiąca. Jeden z pracowników otrzymał w powyższym terminie majową pensję w wysokości 4100 zł, a 27 maja uległ wypadkowi, który od razu uznano za wypadek przy pracy (pracownik obsługiwał frezarkę). Uraz był na tyle poważny, że spowodował niezdolność do pracy na ponadmiesięczny okres (ZUS ZLA od 27 maja do 30 czerwca). W związku z tym zamiast pełnego wynagrodzenia za maj pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca i zasiłek wypadkowy za 5 dni zwolnienia lekarskiego. Pracodawca powinien zatem sporządzić korektę majowej listy płac.

Krok 1. Obliczenie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego:

● 4100 zł - 13,71% (składki finansowane przez pracownika) x 12 : 12 = 3537,89 zł (podstawa wymiaru zasiłku),

● 3537,89 zł : 30 = 117,93 zł (stawka dzienna zasiłku 100%),

● 117,93 zł x 5 dni = 589,65 zł (kwota zasiłku).

Krok 2. Obliczenie wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca:

● 4100 zł : 30 dni = 136,67 zł (kwota za dzień niezdolności do pracy do potrącenia z wynagrodzenia zasadniczego),

● 136,67 zł x 5 dni = 683,35 zł (kwota do potrącenia z wynagrodzenia zasadniczego),

● 4100 zł - 683,35 zł = 3416,65 zł (kwota wynagrodzenia zasadniczego).

Dokumenty do ZUS za maj (po korekcie):

1) raport imienny ZUS RCA:

● podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne - 3416,65 zł,

● podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne - 2948,22 zł (3416,65 zł - 468,43 zł z tytułu składek ZUS; zob. lista płac poniżej),

2) raport imienny ZUS RSA:

● kod świadczenia/przerwy - 314,

● okres przerwy - od 27.05. do 31.05,

● kwota zasiłku - 589,65 zł.

Zasiłek za czerwiec br. wyniesie 3537,90 zł [117,93 zł (stawka zasiłku) x 30 dni].

Ostateczne rozliczenie z pracownikiem

W wyniku korekty powstała:

● nadpłata składek na ubezpieczenia społeczne - 93,68 zł (562,11 zł - 468,43 zł),

● nadpłata składki zdrowotnej - 53,07 zł (318,41 zł - 265,34 zł),

● niedopłata zaliczki na podatek dochodowy - 46 zł (342 zł - 296 zł).

Nadpłatę, tj. 146,75 zł (93,68 zł + 53,07 zł), należy zwrócić pracownikowi. Jednak kwotę różnicy między składką zdrowotną do odliczenia po korekcie a odliczoną pierwotnie, tj. 45,70 zł (274,19 zł - 228,49 zł), pracownik będzie musiał doliczyć do podatku dochodowego w zeznaniu rocznym.

Korekta deklaracji rozliczeniowych a PIT

Wypłata wynagrodzenia za pracę (wynagrodzenia chorobowego) zamiast zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego powoduje określone konsekwencje nie tylko w zakresie składek ubezpieczeniowych, ale również w podatku dochodowym. Wynagrodzenia, w tym chorobowe ze środków pracodawcy, są przychodami ze stosunku pracy. Natomiast zasiłki zarówno z ubezpieczenia chorobowego, jak i wypadkowego stanowią przychody z innych źródeł. Obliczając zaliczkę podatkową od zasiłku płatnik nie stosuje żadnych kosztów uzyskania ani nie odlicza składek, gdyż nie są one należne od zasiłków.

Różnice w zakresie rozliczania podatku

W związku z tym, w razie dokonanej wypłaty (za cały miesiąc) przekwalifikowanej na zasiłek wypadkowy wystąpią następujące różnice:

● niedopłata zaliczki na podatek ze względu na zastosowanie kosztów uzyskania przychodu oraz odliczenie składki zdrowotnej w wysokości 7,75% podstawy wymiaru na skutek wypłacenia wynagrodzenia chorobowego,

● nadpłata zaliczki na podatek spowodowana wypłaceniem wynagrodzenia za pracę.

Odpowiedzi na pytania Czytelników

Niedawno zatrudniony przez nas pracownik miał w poprzedniej firmie wypadek przy pracy. Obecnie dostarczył zwolnienie lekarskie i stwierdził, że przysługuje mu zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego (100%), gdyż niezdolność do pracy wynika z doznanych w tym wypadku urazów wymagających okresowego leczenia i rehabilitacji. Czy pracownik ma prawo do 100% zasiłku, skoro do wypadku doszło nie w naszym zakładzie?

Tak. Pracownik ma prawo do zasiłku w wysokości 100%. Jeżeli niezdolność do pracy wynika z późniejszych następstw wcześniej powstałego wypadku przy pracy, to przysługuje prawo do zasiłku chorobowego od pierwszego dnia ubezpieczenia w wysokości 100% podstawy wymiaru.

W zeszłym miesiącu zorganizowaliśmy dla naszych pracowników obowiązkowy integracyjny wyjazd służbowy. W ramach tego wyjazdu pracownicy do południa uczestniczyli w szkoleniach, a następnie w zajęciach sportowych. W drugim dniu wyjazdu, podczas meczu piłki nożnej, jeden z pracowników uległ wypadkowi, którego skutkiem było złamanie nogi. Czy jesteśmy zobowiązani do przeprowadzenia w tym zakresie postępowania powypadkowego i czy taki wypadek może być uznany za wypadek przy pracy?

Tak. Zdarzenie, które miało miejsce na imprezie integracyjnej, powinno zostać zakwalifikowane przez Państwa jako wypadek zrównany z wypadkiem przy pracy. Przeprowadzenie postępowania powypadkowego jest dla Państwa obowiązkowe.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 3 ust. 1-3, art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 8-9 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 637

● § 8-9 rozporządzenia Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy - Dz.U. Nr 105, poz. 870

● załączniki nr 12-15, nr 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów - Dz.U. Nr 186, poz. 1444; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1101

● art. 20 ust. 1-2, art. 45 ust. 3a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 598

● art. 18 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1442; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 598

● art. 81 ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 619

● art. 87 § 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 208

Izabela Nowacka

 - ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, prowadzi portal kadrowo-płacowy

"Czy wypadek na wyjeździe integracyjnym może być uznany za wypadek przy pracy" - MPPiU nr 19/2012.