Wypełnianie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych oraz sposoby ich korekty - 8 najczęściej popełnianych błędów

Dokumentacja składana do ZUS jest dość obszerna, a formularze różnorodne i często niełatwe w wypełnianiu. Zdarza się więc, że osoby odpowiedzialne w zakładach pracy za rozliczenia składkowe popełniają wiele błędów. Niepoprawne zapisy na kontach płatników i ubezpieczonych w ZUS powodują konieczność korygowania dokumentów.

Kiedy trzeba sporządzić korektę

Płatnik składek ma obowiązek złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych w każdym przypadku, w którym zachodzi konieczność korekty danych. Konieczność korekty może zostać stwierdzona przez płatnika składek we własnym zakresie lub przez ZUS.

Korektę dokumentów rozliczeniowych płatnik składek musi sporządzić i przekazać do ZUS w terminie:

● 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS,

● 7 dni od uprawomocnienia się decyzji, jeśli konieczność korekty dokumentów rozliczeniowych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji,

● 30 dni od otrzymania protokołu kontroli, gdy nieprawidłowości w dokumentach rozliczeniowych zostały stwierdzone w wyniku kontroli z ZUS.

Błędy w dokumentach zgłoszeniowych

Błąd 1 - rozliczenie bez zgłoszenia

Bardzo częstym błędem popełnianym przez płatników składek jest składanie dokumentów rozliczeniowych za ubezpieczonego, który wcześniej nie został zgłoszony do ubezpieczeń.

Aby uniknąć tego typu błędów, w pierwszej kolejności należy poprawnie zgłosić do ubezpieczeń każdą osobę objętą obowiązkowymi lub dobrowolnymi ubezpieczeniami. Zgłoszenia ubezpieczonego trzeba dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, na formularzu ZUS ZUA/ZZA. Płatnik składek musi również zawiadomić ZUS o wszelkich zmianach, jakie nastąpiły w danych osób ubezpieczonych zawartych w zgłoszeniu, w ciągu 7 dni od zaistnienia zmian lub stwierdzenia nieprawidłowości w tym zakresie.