Wypłata zaliczki na delegacje pracowników

Pracodawca nienależący do sfery budżetowej określa warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 77 § 3 Kodeksu pracy). Jedynym ograniczeniem swobody pracodawcy ustanowionym bezpośrednio w przepisach Kodeksu pracy jest to, że postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Poza tym ograniczeniem, warunki wypłacania należności delegacyjnych przez pracodawcę (określone w przepisach wewnątrzzakładowych) nie mogą być zupełnie dowolne. Nie można bowiem w nich przyjąć rozwiązań pozbawiających pracowników zwrotu realnie poniesionych przez nich wydatków w związku z koniecznością realizacji zadania służbowego (np. wyłączających prawo pracowników do zwrotu pełnych faktycznie poniesionych kosztów na nocleg).