Jakie składniki wynagrodzenia należy uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku z ubezpieczenia chorobowego pracownika?
Nie wszystkie składniki wynagrodzenia, od których opłacane są składki na ubezpieczenie chorobowe, mogą stanowić podstawę wymiaru świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. Brak jednoznacznych rozstrzygnięć w ustawie powoduje, że pracodawcy, którzy wypłacają zasiłki, nie zawsze mają pewność, czy dany składnik należy włączyć czy wyłączyć z podstawy wymiaru.
Podstawę wymiaru zasiłków z ubezpieczenia chorobowego, jak i wypadkowego, stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc zachorowania. Przez wynagrodzenie do celów obliczenia zasiłków z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego rozumie się przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, finansowanych ze środków pracownika (18,71%).
Jesteśmy zakładem pracy zobowiązanym do wypłacania pracownikom zasiłków z ubezpieczenia chorobowego. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego otrzymują oni również różnego rodzaju nagrody, premie uznaniowe, wynagrodzenie za pracę w nocy oraz w święta. Czy wszystkie składniki, od których odprowadzana jest składka na ubezpieczenie chorobowe, należy wliczać do podstawy wymiaru zasiłku? Od czego zależy wliczanie bądź pominięcie któregokolwiek ze składników wynagrodzenia w podstawie wymiaru zasiłków?
Podstawę wymiaru zasiłku stanowi przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze wypłacone pracownikowi z tytułu zatrudnienia u pracodawcy, u którego zachorował. Ponadto do podstawy wymiaru przyjmuje się składniki wynagrodzenia, które stanowią podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe, takie jak: premie, nagrody, nadgodziny.
Jednak nie wszystkie składniki wynagrodzenia stanowiące podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe wchodzą do podstawy wymiaru zasiłków.
WAŻNE!
Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłków nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, jeżeli w regulaminie wynagradzania czy układzie zbiorowym nie przewiduje się ich zmniejszania za czas choroby.
Forma wliczania poszczególnych składników wynagrodzenia jest uzależniona od rodzaju składnika oraz okresu, jakiego dotyczy.
Poszczególne elementy wynagrodzenia, które przysługują za okresy dłuższe niż jeden miesiąc i są zmniejszane w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika w pracy, należy uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku, po wcześniejszym ich uzupełnieniu, na ogólnych zasadach. Natomiast składniki zmniejszane proporcjonalnie do okresów usprawiedliwionej nieobecności wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania.
Pracownica zatrudniona w naszej firmie otrzymywała w okresie, który jest przyjmowany do ustalania podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, również wypłacane u nas nagrody uznaniowe. Obowiązujący regulamin wynagradzania nie precyzuje jednak, jakie są zasady ich przyznawania w okresie choroby. Stwierdza, że prezes zarządu może przyznać nagrodę uznaniową za sumienną i wydajną pracę. Nie wypłacamy świadczeń chorobowych, robi to za nas ZUS. Czy wobec tego taką nagrodę powinniśmy umieścić w pkt 10 zaświadczenia Z-3?
Brak uregulowania zasad przyznawania nagrody w regulaminie bądź stwierdzenie, że pracodawca przyznaje je uznaniowo lub zmniejsza, powoduje, że nie można ich wliczyć do podstawy wymiaru świadczeń. Tak będzie w sytuacji, gdy w regulaminie wynagradzania zawarto zapis ocenny, a nie obiektywne warunki, po których spełnieniu pracownik otrzyma premię. Chodzi o uniknięcie sytuacji, w której pracownik po otrzymaniu nagrody uznaniowej, w przypadku zwolnienia lekarskiego, miałby tę nagrodę ponownie wliczoną do podstawy wymiaru zasiłku.
W podstawie nie uwzględnia się składników, których zmniejszania za czas pobierania zasiłku nie przewidują postanowienia układów zbiorowych pracy lub inne przepisy płacowe.
Zmniejszenie to powinno w sposób jasny wynikać z regulaminu obowiązującego w zakładzie pracy. Dotyczy to m.in. nagród lub premii o charakterze uznaniowym.
O uznaniowym charakterze nagrody decyduje to, czy regulamin pracy lub inne przepisy o wynagradzaniu uzależniają jej wysokość od spełnienia konkretnych warunków.
A zatem nagrody prezesa za sumienną i wydajną pracę nie należy wykazywać w pkt 10 zaświadczenia płatnika składek (ZUS Z-3), gdyż ZUS ustalając wysokość podstawy wymiaru zasiłku nie wliczy tego składnika.
Zawieramy z naszymi pracownikami umowy zlecenia, jeżeli wynika to z potrzeb zakładu. Pracownik chorował od 20 lipca do 5 sierpnia br. Wcześniej, w okresie od 1 lipca 2004 r. do końca grudnia 2004 r. oraz od 1 marca 2005 r. do 15 lipca 2005 r. zawarliśmy z nim dodatkowo umowy zlecenia. Ponadto do 31 lipca br. pracownik miał przyznany dodatek za pracę w warunkach szkodliwych. Do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego przyjęliśmy tylko wynagrodzenie, które uzyskał za okres od lipca 2004 r. do czerwca 2005 r. Nie wliczyliśmy wynagrodzenia z wykonywanych przez niego wcześniej umów zleceń i dodatku. Czy postąpiliśmy prawidłowo?
W podstawie wymiaru świadczeń chorobowych nie mogli Państwo uwzględnić wynagrodzenia z tytułu wykonywanych umów zleceń, ponieważ wynagrodzenie chorobowe przysługuje za okres przypadający po terminie, do którego obydwie umowy były zawarte.
WAŻNE!
Składniki wynagrodzenia przysługujące tylko do określonego terminu uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku należnego wyłącznie za okres obowiązywania umowy.
Taki sposób wyliczania podstawy wymiaru zasiłków oraz wliczania składników przysługujących do określonego terminu ma zastosowanie m.in. do wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której mają zastosowanie przepisy dotyczące umowy zlecenia lub umowy o dzieło, jeżeli umowa została zawarta z pracodawcą, z którym osoba ją wykonująca pozostaje w stosunku pracy.
Natomiast w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego za okres od 20 do 31 lipca br. należało uwzględnić dodatek za pracę w warunkach szkodliwych. Dodatek ten powinien zostać wyłączony z podstawy wymiaru zasiłku przysługującego za okres od 1 do 5 sierpnia br., gdyż przysługiwał on pracownikowi do określonego terminu, tj. 31 lipca 2005 r.
WAŻNE!
Wyłączenie składnika z podstawy występuje także wtedy, gdy pracodawca podejmie decyzję o całkowitym zaprzestaniu wypłaty składnika wynagrodzenia.
Pracownica chorowała od 15 do 30 lipca br. Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe za maj 2005 r. wypłaciliśmy jej razem z wynagrodzeniem za lipiec w sierpniu 2005 r. W grudniu 2004 r., z którego wynagrodzenie uwzględnienia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, pracownica przez 6 dni była nieobecna w pracy z powodu sprawowania opieki nad chorym dzieckiem, zatem przepracowała 16 zamiast 22 dni. W tym miesiącu wykonywała dodatkowo pracę w godzinach nadliczbowych. Przychód pracownicy za pracę wyniósł 1305,13 zł, natomiast za pracę w godzinach nadliczbowych otrzymała 210,08 zł. Czy w związku z tym, że wynagrodzenie za lipiec nie wchodzi do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, możemy nie wliczać wypłaconych nadgodzin do podstawy wymiaru? Na jakich zasadach powinniśmy uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku wynagrodzenie za godziny nadliczbowe?
Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, wynagrodzenie za nadgodziny za maj wypłacone w sierpniu należy uwzględnić w przyjmowanym do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego wynagrodzeniu za maj, bez względu na to, kiedy zostało wypłacone.
WAŻNE!
Niektóre składniki wynagrodzenia przyjmowane są w wysokości faktycznie wypłaconej, tzn. bez wcześniejszego ich uzupełniania, nawet jeżeli są należne za miesiąc, z którego wynagrodzenie należy uzupełnić.
Dotyczy to takich składników, jak np. wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych.
Przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia za grudzień 2004 r., jakie pracownica osiągnęłaby, gdyby przepracowała wszystkie dni, uzupełnia się więc wynagrodzenie zasadnicze za obowiązujący w danym miesiącu pracownicę czas pracy.
Po uzupełnieniu wynagrodzenie za grudzień 2004 r. wynosi 1458,82 zł.
1305,13 zł (wynagrodzenie za pracę) - 244,19 zł (18,71% - składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika) = 1060,94 zł,
1060,94 : 16 (dni przepracowane) = 66,31 zł,
66,31 zł x 22 (dni robocze w miesiącu) = 1458,82 zł.
Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych nie podlega uzupełnieniu, należy je uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej, tj. 170,77 zł.
210,08 zł (wynagrodzenie za godziny nadliczbowe) - 39,31 zł (pomniejszone o kwotę potrąconych składek na ubezpieczenie społeczne, tj. o 18,71%) = 170,77 zł.
Wynagrodzenia za grudzień 2004 r., które zakład powinien uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, wynosi 1629,59 zł (1458,82 zł + 170,77 zł).
Czy do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego wlicza się wynagrodzenie za przestój, wypłacane w miesiącach poprzedzających chorobę? Jeżeli tak, to czy należy je uwzględnić w kwocie faktycznie wypłaconej, czy po wcześniejszym uzupełnieniu?
Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku nie ma znaczenia, czy wynagrodzenie pracownika przysługiwało za czas przepracowany czy nieprzepracowany, jak w tym przypadku - przestój. Wynagrodzenie za przerwy w pracy przyjmuje się do podstawy na ogólnych zasadach tak jak wynagrodzenie za pracę.
Jeśli za niektóre miesiące pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia z powodu usprawiedliwionej nieobecności, należy je uzupełnić. Wówczas wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy, a przyjmuje się po uzupełnieniu wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował co najmniej połowę tego czasu.
Przykład
Pracownik chorował w okresie od 15 do 31 lipca 2005 r. Podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby i zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika wypłacone za okres od lipca 2004 r. do czerwca 2005 r. Od 20 grudnia 2004 r. do 10 stycznia 2005 r. pracownik nie pracował, ponieważ w zakładzie nastąpiła awaria i otrzymał wynagrodzenie za przestój. Ponadto od 6 do 9 grudnia 2004 r. oraz od 13 stycznia do 5 lutego 2005 r. był nieobecny w pracy z powodu choroby.
Przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby i zasiłku chorobowego wyłącza się wynagrodzenie za styczeń 2005 r., gdyż pracownik przepracował w tym miesiącu mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy. W pełnej wysokości należy przyjąć wynagrodzenie za lipiec, sierpień, wrzesień, październik i listopad 2004 r., marzec, kwiecień, maj i czerwiec 2005 r., a za grudzień 2004 r. i luty 2005 r. po wcześniejszym uzupełnieniu.
Pracownik naszego zakładu w lipcu 2005 r. zachorował. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego przysługuje mu premia kwartalna, której wysokość jest pomniejszana proporcjonalnie za czas choroby. Jak ustalić podstawę wymiaru zasiłku, jeżeli pracownik w I kwartale w okresie od 2 lutego do 12 marca br. był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych?
Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć wynagrodzenie za okres od lipca 2004 r. do czerwca 2005 r., a także premie za III i IV kwartał 2004 r. oraz I i II kwartał 2005 r. Premię kwartalną należy przyjąć w wysokości 1/12 kwot wypłaconych za cztery kwartały poprzedzające miesiąc zachorowania, po wcześniejszym uzupełnieniu premii za I kwartał.
Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy kwartalne wliczane są do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym zachorował. Składniki te uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku, nawet jeżeli w kwartale, z którego przyjmuje się wynagrodzenie, pracownik świadczył pracę przez okres krótszy niż połowa obowiązującego czasu pracy.
Jeżeli pracownik jest zatrudniony u danego pracodawcy przez okres krótszy niż 12 miesięcy, premie kwartalne uwzględnia się proporcjonalnie do liczby pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia.
Przykład
Pracownica zatrudniona od 1 listopada 2004 r., w okresie od 5 do 16 lipca 2005 r. była nieobecna w pracy z powodu sprawowania opieki nad chorym dzieckiem. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego otrzymuje premie kwartalne. Premia za IV kwartał 2004 r. została wypłacona w wysokości proporcjonalnej do przepracowanego w tym kwartale okresu zatrudnienia (tj. za 2 miesiące). Przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za okres od listopada 2004 r. do czerwca 2005 r. należy doliczyć premię kwartalną w wysokości 1/8 kwot wypłaconych za IV kwartał 2004 r. oraz za I i II kwartał 2005 r.
Jeżeli premie te są pomniejszane zgodnie z przepisami płacowymi za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, ale nie w sposób proporcjonalny do tej nieobecności, należy je uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłków w kwocie faktycznej bez uzupełniania.
Jak ustala się podstawę wymiaru zasiłku, jeżeli niektóre składniki wynagrodzenia zostały wypłacone zaliczkowo?
Jeżeli w okresie przyjmowanym do podstawy wymiaru zasiłków niektóre składniki wynagrodzenia zostały wypłacone zaliczkowo, wlicza się je do podstawy wymiaru zasiłków w wysokości wypłaconej zaliczki. Po ich wyrównaniu podstawę wymiaru zasiłków przelicza się na nowo. Jeżeli składniki wynagrodzenia nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków, przyjmuje się je do podstawy w wysokości wypłaconej za poprzednie okresy. Ich późniejsza wypłata nie powoduje ponownego ustalenia tej podstawy.
Przykład
Pracownik uległ wypadkowi w pracy 5 lipca 2005 r. i z tego powodu jest na zwolnieniu lekarskim. Poza wynagrodzeniem miesięcznym przysługuje mu premia kwartalna pomniejszana w sposób proporcjonalny za czas choroby. Premia za II kwartał 2005 r. nie została pracownikowi wypłacona do czasu sporządzenia listy wypłat. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika za okres od lipca 2004 r. do czerwca 2005 r. Premię kwartalną należy uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku w wysokości 1/12 sumy premii wypłaconych pracownikowi za III i IV kwartał 2004 r. oraz premii za I kwartał 2004 r. w podwójnej wysokości. Wypłacenie premii za II kwartał 2005 r. w późniejszym terminie nie spowoduje konieczności przeliczenia podstawy wymiaru wypłaconego zasiłku.
• art. 36-42 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2005 r. nr 31, poz. 267),
• art. 81 Kodeksu pracy.
Bogusław Nowakowski
specjalista, Zakład Ubezpieczeń Społecznych
Orzecznictwo uzupełniające:
• Wyrok zasądzający wynagrodzenie za okres, z którego ustalana jest podstawa wymiaru zasiłku chorobowego, ma takie samo znaczenie, jak wypłata wynagrodzenia wymagana przez art. 12 ust. 1 ustawy z 17 grudnia 1974 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 1983 r. nr 30, poz. 143 ze zm.). (Wyrok Sądu Najwyższego z 11 marca 2004 r., II UK 410/03, OSNP 2004/21/378)
• Przepis art. 12 ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1975 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 1983 r. nr 30, poz. 143 ze zm.) należy interpretować w ten sposób, że podstawą wymiaru zasiłku chorobowego są składniki wynagrodzenia, od których przepisy regulujące tę kwestię ustalają składki na ubezpieczenie społeczne. (Wyrok sądu apelacyjnego z 3 marca 1998 r., III AUa 116/98, Apel. - W-wa 1998/2/10)
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
Masz już konto? Zaloguj się
