do góry
Bezpłatny dostęp na 30 dni do INFORFK skorzystaj
Pobieranie danych...
Powrót do menu głównego
 
drukuj pomniejsz czcionkę pomniejsz czcionkę powiększ czcionkę
Monitor Księgowego 10/2021, data dodania: 20.09.2021

Porada w trakcie aktualizacji

Siedem wybranych problemów inwentaryzacji 2021

Inwentaryzacja to obowiązkowy element rachunkowości każdego przedsiębiorstwa. W jednostkach, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzację za 2021 r. należy przeprowadzić na 31 grudnia 2021 r., przy czym inwentaryzację drogą spisu z natury i drogą potwierdzania salda można rozpocząć już od 1 października 2021 r., a zakończyć do 15 stycznia 2022 r. Pomimo że treść przepisów w tym zakresie jest niezmienna niemal od zawsze, nadal wiele jednostek napotyka problemy inwentaryzacyjne. W niniejszym opracowaniu przedstawiamy rozwiązanie siedmiu z nich.

1. Jak potwierdzać saldo należności wobec kontrahenta zagranicznego

PROBLEM

Jednostka zaczęła współpracę z kontrahentem ze Stanów Zjednoczonych (USA). Czy powinniśmy potwierdzać salda także z kontrahentami zagranicznymi? Jeśli tak, to czy w zł czy dolarach USA? Czy dokument potwierdzenia salda wysyłać w języku angielskim? Jak taki dokument wygląda?

RADA

Jednostka ma obowiązek inwentaryzowania rozrachunków z kontrahentami zagranicznymi według tych samych zasad, co rozrachunki w walucie polskiej, przy czym uzgodnienie sald odbywa się w walucie obcej. Dokument potwierdzenia sald można wysłać w języku polskim. Niemniej w wersji angielskiej będzie on w wielu przypadkach bardziej zrozumiały dla kontrahenta zagranicznego. Przykład takiego dokumentu - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Ustawa o rachunkowości nie wyróżnia w żaden sposób kontrahentów zagranicznych. Dlatego przy potwierdzaniu sald obowiązują zasady ogólne, tj. takie same, jak przypadku kontrahentów krajowych. W stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dz.Urz. Min. Fin. z 2019 r. poz. 83) wyraźnie się stwierdza, że:

(…) Jednostka inwentaryzuje rozrachunki z kontrahentami zagranicznymi według tych samych zasad, co rozrachunki w walucie polskiej, przy czym uzgodnienie sald odbywa się w walucie obcej. (...) pkt 8 stanowiska KSR w sprawie rozrachunków z kontrahentami

Potwierdzenie salda - przykładowy dokument w języku angielskim

Potwierdzenie sald odbywa się w formie pisemnej. W praktyce wierzyciel wysyła do swojego kontrahenta dwa egzemplarze pisma (wezwania do potwierdzenia wysokości salda), w którym informuje o wysokości salda oraz pozycjach, które się na nie składają). Oczekuje się, że jeden egzemplarz zostanie odesłany z informacją o potwierdzeniu salda lub z informacją o różnicach w nim. W przypadku kontrahenta zagranicznego można oczywiście wysłać "polskie" potwierdzenie salda z prośbą o potwierdzenie. W niektórych przypadkach dobrze jest jednak posługiwać się językiem ojczystym wierzyciela lub językiem angielskim ogólnie akceptowanym jako język biznesu. Przykładowa prośba o potwierdzenie salda w języku angielskim może wyglądać następująco:

Spółka XYZ

ul. św. Wincentego 56

Warszawa, 03-291

Date: 2.12.2021

CONFIRMING THE BALANCE OF THE AMOUNT DUE

Dear Sir, Madam,

In connection with the checking of our year-end closing, we would ask you to compare the items listed below with your ledgers and to confirm the balance owing by your company to Spółka XYZ. The total outstanding balance as at……… 30th November 2021…… is ……. USD 15 850.00

If you agree with the balance shown, please complete "Part A" of this letter. If, on checking, you discover any differences, please complete "Part B" of this letter and reconcile the difference.

Please sign and return the completed letter.

Yours sincerely,

……………………

Invoice number

Invoice date

Transaction

Currency

Amount

FV/510/2021

16.08.2021

Invoice (prototyping and design)

USD

450,00

FV/621/2021

25.09.2021

Invoice (web development)

USD

15 400,00

Total:

15 850,00

I/We have compared the statement of account with our ledgers and advise that:

Part A The balance of ………………………… at … 30th November 2021 …. agrees with our records

Part B Our records show a balance of ……………………… as at…. 30th November 2021….. and the reconciliation of the difference is attached below.

Yours faithfully,

………………..

2. Czy potwierdzać salda zerowe

PROBLEM

Czy istnieje obowiązek potwierdzania sald zerowych?

RADA

Jednostki mają obowiązek uzgadniania z kontrahentami salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły z nimi obroty istotne pod względem częstotliwości lub kwot.

UZASADNIENIE

Ustawa o rachunkowości nie rozstrzyga kwestii, czy należy potwierdzać salda zerowe. W wydanym w 2019 r. stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości dotyczącym rozrachunków z kontrahentami wskazuje się jednak, że:

Jednostka uzgadnia z kontrahentem również salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z tym kontrahentem (pkt 8 stanowiska KSR w sprawie rozrachunków z kontrahentami).

Zapis taki oznacza, że obowiązek potwierdzania sald zerowych zależy od tego, czy w trakcie roku obrotowego występowały istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z tym kontrahentem. Innymi słowy, gdy jednostka posiada saldo zerowe rozrachunków z kontrahentem, powinna dokonać analizy we wskazanym zakresie. W ten sposób podzieli kontrahentów z zerowymi saldami na tych, do których wyśle prośbę o potwierdzenie salda, i tych, których zerowe saldo nie będzie w ten sposób inwentaryzowane.

3. Czy można ustalić poziom istotności salda w celu przeprowadzenia inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald

PROBLEM

Czy jednostka może w instrukcji inwentaryzacyjnej zawrzeć zapis (i go stosować), że salda należności od kontrahentów poniżej 5 zł nie będą inwentaryzowane drogą potwierdzenia?

RADA

Przepisy bilansowe nie dopuszczają takiej możliwości.

UZASADNIENIE

Ustawa o rachunkowości wskazuje na obowiązek dokonywania inwentaryzacji rozrachunków w drodze potwierdzenia sald niezależnie od wysokości figurującego salda na koncie kontrahenta. Co więcej, obowiązek inwentaryzacji może nawet istnieć w przypadku sald zerowych (zob. poradę nr 2 "Czy potwierdzać salda zerowe").

4. Jak liczyć termin kolejnej inwentaryzacji, gdy wykonuje się ją raz w ciągu 4 lat

PROBLEM

W czerwcu 2018 r. przeprowadziliśmy inwentaryzację środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym. Czy ze względu na upływ 4 lat od jej przeprowadzenia powinniśmy dokonać ponownej inwentaryzacji w okresie od 1 października 2021 r. do 15 stycznia 2022 r. czy też możemy ją zrobić dopiero w czerwcu 2022 r.?

RADA

W przypadku przeprowadzenia ostatniej inwentaryzacji środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym w czerwcu 2018 r. kolejna inwentaryzacja drogą spisu z natury musi zostać przeprowadzona najpóźniej w czerwcu 2022 r.

UZASADNIENIE

Inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, można przeprowadzić raz w ciągu 4 lat (art. art. 26 ust. 3 pkt 3 uor). Użyte przez ustawodawcę określenie "w ciągu" oznacza, że data kolejnej inwentaryzacji musi się mieścić w okresie 4 lat. Tym samym w przypadku przeprowadzenia takiej inwentaryzacji w czerwcu 2018 r. następna musi być przeprowadzona najpóźniej w czerwcu 2022 r. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by jednostka przeprowadziła ją np. w listopadzie lub grudniu 2021 r. Należy jednak wówczas pamiętać, że następna inwentaryzacja "w ciągu 4 lat" będzie musiała być wykonana najpóźniej w listopadzie lub grudniu 2025 r.

Warto też przypomnieć, że w latach, w których nie przeprowadza się spisu z natury, środki trwałe należy inwentaryzować metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej ich wartości (por. wyjaśnienie Ministerstwa Finansów zamieszczone na stronie internetowej MF - www.gov.pl/web/finanse/rachunkowosc-finansowa).

5. Czy termin inwentaryzacji "raz w ciągu 4 lat" jest ważny w przypadku inwentaryzacji dokonywanej na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji lub upadłości

PROBLEM

Jednostka przeprowadziła w grudniu 2020 r. inwentaryzację środków trwałych drogą spisu z natury, które były objęte inwentaryzacją "raz w ciągu 4 lat". Obecnie (tj. wrzesień 2021 r.) jednostka postawiona jest w stan likwidacji. Czy ma obowiązek ponownego inwentaryzowania tych środków trwałych w związku z tą likwidacją, pomimo że minęło tylko osiem miesięcy?

RADA

Jednostka jest zobowiązana do dokonania ponownego spisu z natury środków trwałych na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji.

UZASADNIENIE

Z przepisów ustawy o rachunkowości wynika, że jednostki sporządzające sprawozdania finansowe przy założeniu braku kontynuowania działalności mają obowiązek dokonania inwentaryzacji aktywów i pasywów w szczególności:

  • na pierwszy dzień bilansowy po stwierdzeniu, że działalność nie będzie kontynuowana - przed postawieniem w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości (art. 26 ust. 1 uor),
  • na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji lub upadłości (art. 26 ust. 4 uor),
  • na dzień kończący każdy następny rok obrotowy (art. 26 ust. 1 uor),
  • na dzień zakończenia działalności przez jednostkę (art. 26 ust. 4 uor).

Nie ma znaczenia zatem fakt, że wcześniej (tu: 8 miesięcy wcześniej) jednostka dokonała inwentaryzacji środków trwałych. Na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji lub upadłości jednostka przeprowadza inwentaryzację wszystkich aktywów, bez uwzględniania częstotliwości inwentaryzacji określonych w art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości (tj. m.in. pozwalających na inwentaryzowanie raz na 4 lata niektórych składników majątku). Dopiero inwentaryzacja na dzień bilansowy następujący po inwentaryzacji związanej z postawieniem jednostki w stan likwidacji może uwzględniać częstotliwości inwentaryzacji określone w art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Ilustruje to przykład zawarty w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 14 "Kontynuacja działalności oraz rachunkowość jednostek przy braku kontynuowania działalności" (Dz.Urz. MFFiPR z 2021 r. poz. 119).

Przykład

Jednostka przeprowadziła na dzień 31 grudnia 20X1 r. inwentaryzację środków trwałych drogą spisu z natury. 1 lipca następnego roku została postawiona w stan likwidacji. Mimo iż od poprzedniej inwentaryzacji środków trwałych minęło tylko pół roku, jednostka nie może skorzystać z zapisu art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy (inwentaryzacja raz na 4 lata) i zobowiązana jest dokonać ich ponownej inwentaryzacji na dzień 30 czerwca 20X2 r. Przy dokonywaniu inwentaryzacji na kolejny dzień bilansowy (31 grudnia 20X2 r.) jednostka może uwzględniać częstotliwość określoną w art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy i nie inwentaryzować ponownie tych środków trwałych.

6. Czy komisja inwentaryzacyjna może składać się z jednej osoby

PROBLEM

Czy komisja inwentaryzacyjna musi składać się z kilku osób, tj. przewodniczącego i kilku członków? Czy zadania tej komisji może pełnić jedna osoba?

RADA

W jednostkach, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób, zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (komisarz spisowy).

UZASADNIENIE

Regułą jest, że kierownik jednostki powołuje stałą albo do wykonania określonego zadania komisję inwentaryzacyjną i wyznacza jej przewodniczącego. Następuje to również wtedy, gdy przeprowadzenie spisu z natury powierzono podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing). W wydanym w 2016 r. stanowisku w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. MF. z 2016 r. poz. 55) wskazuje się na możliwe uproszczenie w tym zakresie:

W jednostkach, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (komisarz spisowy) (por. pkt 19 stanowiska KSR).

7. Czy inwentaryzacja rozrachunków drogą porównania danych możne zostać przeprowadzona przed końcem roku

PROBLEM

Czy inwentaryzacja rozrachunków drogą porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja tych wartości może być przeprowadzona w ostatnim kwartale roku?

RADA

Ustawa o rachunkowości nie przewiduje takiej możliwości.

UZASADNIENIE

Ustawa przewiduje jeden termin, na który przeprowadza się inwentaryzację rozrachunków drogą porównania danych zarejestrowanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (tzw. metoda weryfikacji). Terminem tym jest ostatni dzień roku obrotowego. Potwierdza to wyjaśnienie Ministerstwa Finansów zamieszczone na stronie internetowej ( www.gov.pl/web/finanse/pytania-i-odpowiedzi-rachunkowosc), gdzie uzasadnia się to następująco:

MF

Należy podkreślić, że wskazane w art. 26 ust. 3 pkt 1 ww. ustawy ułatwienie polegające na rozpoczęciu inwentaryzacji nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie do dnia 15 dnia następnego roku, dotyczą dwóch z trzech metod przeprowadzania inwentaryzacji, tj. spisu z natury i potwierdzenia salda. Inwentaryzacja prowadzona drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników powinna zostać przeprowadzona na ostatni dzień roku obrotowego.

Podstawa prawna:

  • art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 217

  • pkt. 6.2 i 6.3 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 14 "Kontynuacja działalności oraz rachunkowość jednostek przy braku kontynuowania działalności" - Dz.Urz. MFFiPR z 2021 r. poz. 119

  • pkt 8 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami - Dz.Urz. MF. z 2019 r. poz. 83

  • pkt 19 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów - Dz.Urz. MF z 2016 r. poz. 55

Paweł Muż

ekonomista, redaktor "Mk"​​​​​​​

Jeżeli w tym artykule nie znalazłeś rozwiązania swojego problemu – napisz redakcja2@inforfk.pl

Potrzebujesz pomocy?
Konsultanci pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od IFK Platforma Księgowych
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK