Informacja o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z dnia 03.12.2003, sygn. US35/FD1/415/81/03/SS, Pierwszy Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście, sygn. US35/FD1/415/81/03/SS
Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą obejmującą między innymi projektowanie budowlane i nadzór inwestycji budowlanych. Czy podczas podróży do miejscowości odległej od mojej siedziby i odbywanej w celu uzyskania przychodu mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu ryczałtowe stawki za noclegi w przypadkach, kiedy nie ma innego dokumentu określającego wysokość poniesionych wydatków?
Wszystkie wydatki związane z podróżą służbową mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, iż podatnik dysponuje wymaganymi przez prawo dowodami potwierdzającymi ich poniesienie, a także że wydatki te zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Sposób dokumentowania poszczególnych wydatków związanych z odbyciem podróży służbowej jest uzależniony od ich rodzaju. W przypadku diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, zgodnie z §14 ust.2 pkt 5 ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz.1475) koszt bezwzględnie powinien być udokumentowany dowodem zawierającym co najmniej następujące dane: imię i nazwisko osoby odbywającej podróż, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu) oraz stawkę i wartość przysługującej diety. W praktyce taki dokument przybiera postać sformalizowanego druku polecenia wyjazdu służbowego lub dowodu wewnętrznego zwanego rozliczeniem delegacji służbowej. Nie jest przy tym wymagane udokumentowanie rachunkami faktycznie poniesionych wydatków, na które zgodnie z §4 ust.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz.1990) oraz §4 ust.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz.1991) przeznaczona jest dieta, tj. wydatków na pokrycie kosztów wyżywienia w czasie podróży i inne drobne wydatki.W myśl pkt 14 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowiących załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz.1475) na podstawie tak sporządzonego dokumentu podatnik może wpisać kwotę przysługującej diety do kol.14 (Pozostałe wydatki) podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jako koszt poniesiony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Należy mieć przy tym na uwadze, że zgodnie z art.23 ust.1 pkt 52 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Z 2000 r. Nr 14, poz.176 z późn. zm.) nie uważa się za koszt uzyskania przychodu wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach. Przepisami obowiązującymi w tym zakresie są cytowane wyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.W przypadku pozostałych wydatków związanych z odbyciem podróży służbowej przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą i osoby z nią współpracujące, nie objętych dietą, tj. między innymi: kosztów dojazdów, przejazdów, noclegów, ustawodawca nie przewidział szczególnych rozwiązań, dlatego też ma tutaj zastosowanie ogólna zasada wyrażona w art.22 cytowanej wyżej ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodu są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu) oraz przepisy §12-14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz.1475), określające sposób udokumentowania wydatku. Ustalenie wysokości wydatków związanych z przejazdem i dojazdem jest uzależnione przede wszystkim od środka transportu. W przypadku korzystania w podróży służbowej z samochodu osobowego nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa, wydatki stanowiące podstawę zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ustala się, z uwzględnieniem art.23 ust.1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w oparciu o zestawienie rachunków oraz ewidencji przebiegu pojazdu. Odbywanie podróży służbowej samochodem wprowadzonym do ewidencji środków trwałych umożliwia obciążenie kosztów uzyskania przychodów wszystkimi wydatkami dotyczącymi tego pojazdu poniesionymi w czasie podróży (zakup paliwa, zakup oleju, opłaty parkingowe) w sposób nielimitowany, udokumentowany zgodnie z §12-14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz.1475). Jeżeli właściciel firmy będzie korzystał z innego środka lokomocji np. pociągu, samolotu, promu, podstawą zapisu w księdze będzie wystawiona faktura lub rachunek. Możliwe jest również rozliczenie takiego kosztu na podstawie posiadanego biletu na przejazd, pod warunkiem, że na bilecie będą zawarte dane wymienione w §12 ust.3 pkt 2 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.W związku z odbyciem podróży służbowej przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą oraz osobęwspółpracującą do kosztów uzyskania przychodu można również zaliczyć koszty noclegów potwierdzone rachunkami hotelowymi. Właściciel nie ma natomiast prawa do zaliczenia w ciężar kosztów działalności ryczałtów za noclegi i przejazdy. Jeżeli w związku z odbyciem podróży służbowej osoba prowadząca działalność gospodarczą lub osoba z nią współpracująca poniosła tekże inne wydatki ważne jest, podobnie jak w przypadku omówionych wyżej kosztów, aby były one udokumentowane w sposób określony w §12-14 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz aby istniał związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Zgodnie z art.23 ust.1 pkt 52 ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach przez właściwego ministra. Wysokość diety właściciela firmy w związku z odbytą podróżą służbową powinna być udokumentowana na znormalizowanym druku zwanym "Polecenie wyjazdu służbowego" lub na innym dowodzie wewnętrznym, natomiast wszystkie inne wydatki związane z podróżą służbową muszą być udokumentowane rachunkami potwierdzającymi poszczególne wydatki.Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być udokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi, z tym, że paragon musi zawierać datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon, określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość zakupu, a na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj zakupionego paliwa.
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
