Jak rozliczyć dietę pracownika w sytuacji zapewnienia części posiłków

Dieta przysługuje pracownikowi odbywającemu podróż służbową, jeżeli nie ma on zapewnionego całodziennego wyżywienia, czyli co najmniej trzech posiłków dziennie. Pozostałe szczegóły w uzasadnieniu.

Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów z nią związanych. Należności te przysługują zarówno w przypadku odbywania podróży służbowej na terenie kraju, jak i poza granicami kraju.

Z tytułu podróży służbowej pracownikom przysługują zatem takie należności, jak:

• diety,

• zwrot kosztów:

  - przejazdów,

  - noclegów,

  - dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz

  - innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę i odpowiednich do uzasadnionych potrzeb.

Przysługująca pracownikowi, w przypadku odbywania podróży służbowych na terenie kraju, dieta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży pracownika. Należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży służbowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania.

Wśród warunków i zasad przyznawania i wypłaty diet pracownikom z tytułu podróży służbowych istnieją jednak pewne wyjątki. A mianowicie, diety nie przysługują pracownikowi, który:

• został delegowany do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu,

• przebywał w podróży, która trwała co najmniej 10 dni i wykorzystał przysługujące mu prawo do przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości stałego lub czasowego pobytu na koszt pracodawcy,

• miał zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie. Pamiętać przy tym należy, że przez całodzienne wyżywienie rozumie się co najmniej 3 posiłki dziennie.

Fakt zapewnienia pracownikowi bezpłatnych noclegów i jednego lub dwóch posiłków dziennie nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wypłaty temu pracownikowi diety z tytułu podróży służbowej. Oznacza to zatem, że pracownik, o którym mowa w przykładzie, ma prawo do diety z tytułu podróży służbowej, gdyż pracodawca nie zapewnił mu całodziennego wyżywienia.

W sytuacji opisanej w pytaniu Czytelnika pracodawca wprawdzie zapewnił pracownikowi bezpłatne wyżywienie, jednakże nie było to wyżywienie całodzienne. Przez całodzienne wyżywienie pracownika należy rozumieć zagwarantowanie mu co najmniej 3 posiłków dziennie (trzeciego dnia jak w przypadku podróży opisanej w pytaniu Czytelnika). Dopiero takie zagwarantowanie pracownikowi wyżywienia zwalnia pracodawcę z obowiązku wypłacenia pracownikowi diety z tytułu podróży służbowej (czyli w pytaniu - diety za trzeci dzień). Ponadto pracodawca nie ma również prawnej możliwości obniżenia wysokości przyznanej pracownikowi diety w związku z zapewnieniem np. 2 posiłków dziennie.

Przepisy nie uzależniają wysokości diety od liczby zapewnionych pracownikowi w delegacji posiłków. Oznacza to, że pracownikowi dieta będzie przysługiwała w każdym przypadku, w którym pracodawca nie zapewni mu całodziennego wyżywienia (a jedynie 1 lub nawet 2 posiłki dziennie).