Jak w księgach rachunkowych rozliczyć odszkodowanie za niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy o pracę
PROBLEM
Spółka przegrała przed sądem pracy sprawę z byłym pracownikiem. Prawomocnym wyrokiem sąd zasądził na jego rzecz, na podstawie art. 45 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.), odszkodowanie za niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy o pracę w kwocie 18 000 zł (równowartość trzymiesięcznego wynagrodzenia), wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w kwocie 600 zł oraz zwrotem kosztów zastępstwa procesowego w kwocie 2700 zł. Wysokość świadczenia wynika wprost z przepisów k.p., gdyż sąd stwierdził naruszenie prawa przez pracodawcę. Jak rozliczyć w księgach rachunkowych zasądzone kwoty? Czy wypłata jest dla spółki kosztem uzyskania przychodów i czy u byłego pracownika odszkodowanie podlega opodatkowaniu PIT oraz jest oskładkowane?
RADA
Zasądzone odszkodowanie wraz z kosztami procesu obciąża pozostałe koszty operacyjne (konto 76-1), a odsetki za opóźnienie koszty finansowe (konto 75-1). Dla spółki wypłata nie jest kosztem uzyskania przychodów, ponieważ nie służy osiągnięciu ani zabezpieczeniu przychodu, lecz stanowi swoistą sankcję za działanie niezgodne z prawem. Po stronie byłego pracownika świadczenie takie jest zwolnione z podatku dochodowego, a wraz z nim zwolnione są także zasądzone odsetki. Tym samym płatnik (firma) nie pobiera zaliczki. Świadczenie nie podlega również składkom na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne. Gdyby kwota odszkodowania wynikała wyłącznie z ugody, a nie z przepisów k.p., zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych by nie przysługiwało.
UZASADNIENIE
Odszkodowanie za wadliwe rozstanie z pracownikiem nie jest elementem statutowej, podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Jest ono następstwem naruszenia przez pracodawcę przepisów prawa pracy. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) odszkodowania zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych, pośrednio związanych z działalnością jednostki. Odszkodowanie ujmuje się na koncie 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”, zasądzone odsetki za opóźnienie obciążają koszty finansowe (konto 75-1 „Koszty finansowe”), a rozrachunek z byłym pracownikiem prowadzi się na koncie 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: konto imienne byłego pracownika).
Skutki wypłaty odszkodowania za niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy o pracę w podatku dochodowym spółki (CIT)
Fakt, że odszkodowań pracowniczych nie wymieniono w katalogu wyłączeń wynikających z art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: updop), nie przesądza automatycznie o możliwości ujęcia wydatku w kosztach. Rozstrzygająca jest ogólna przesłanka celowości , o której mowa w art. 15 ust. 1 updop. Koszt musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Organy podatkowe i sądy administracyjne dość konsekwentnie uznają, że odszkodowanie za niezgodne z prawem rozwiązanie stosunku pracy tego warunku nie spełnia. Jak wskazał WSA w Gdańsku w prawomocnym wyroku z 12 kwietnia 2022 r. (sygn. akt I SA/Gd 1283/21):
Niedotrzymywanie zawartych z pracownikami umów nie stanowi naturalnego elementu funkcjonowania podmiotu gospodarczego, do którego odnoszą się normy prawne zawarte w u.p.d.o.p. Nie można uznać za koszt uzyskania przychodów poniesionej w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów wypłaty świadczenia, którego podstawą było niewykonanie przez pracodawcę obowiązków wobec zatrudnionego uprzednio pracownika.
Sąd podkreślił zarazem, że przypisanie takiego wydatku do kosztów podatkowych przerzucałoby jego ciężar na ogół podatników:
Uwzględniając, że konsekwencją wykładni przeprowadzonej przez Spółkę byłoby faktyczne przerzucenie kosztów niezgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy przez Skarżącą z jej byłym pracownikiem na ogół podatników, należy stwierdzić, że nie można takich konsekwencji zaaprobować jako niesprawiedliwych społecznie.
Odszkodowanie dotyczy przy tym byłego pracownika, który nie jest już związany z przychodami spółki. Świadczenie to ma w istocie charakter sankcyjny a nie gospodarczy. Jest konsekwencją naruszenia przez pracodawcę przepisów o wypowiadaniu umów o pracę , nie zaś elementem prowadzonej przez niego działalności zarobkowej. W konsekwencji wydatek taki nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.
Skutki wypłaty odszkodowania za niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy o pracę w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT)
Zasądzone odszkodowanie ma źródło w łączącym wcześniej strony stosunku pracy i stanowi dla byłego pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof). O tym, czy przychód ten podlega opodatkowaniu, decyduje jednak podstawa jego ustalenia:
- jeżeli wysokość lub zasady ustalania odszkodowania wynikają wprost z k.p. (jak w opisanym stanie faktycznym, gdzie sąd stwierdził naruszenie prawa i zasądził świadczenie na podstawie art. 45 § 1 k.p.), świadczenie jest zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 updof, a płatnik nie pobiera zaliczki,
- jeżeli kwota ma charakter wyłącznie umowny, gdyż wynika z negocjacji stron i z ugody, w której nie stwierdzono naruszenia konkretnych przepisów prawa pracy, zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 3 updof nie przysługuje (nie działa też art. 21 ust. 1 pkt 3b updof).
Tę drugą sytuację potwierdził Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 12 kwietnia 2024 r. (sygn. 0115-KDIT2.4011.61.2024.2.MM), w której czytamy:
W opisanym stanie faktycznym wysokość wypłaconego Pani odszkodowania wynikała z zawartej przez strony ugody i została ustalona na skutek dokonanych uzgodnień w oparciu o wzajemne ustępstwa. Zatem kwota Pani wypłacona przez byłego pracodawcę ma charakter umowny, gdyż wynika jedynie z ustaleń pomiędzy stronami ugody, a jej wysokość uwzględnia interesy obu stron. Tym samym wysokość ani zasady przyznawania odszkodowania nie wynikają wprost z regulacji wskazanych w art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co nie pozwala na zastosowanie przedmiotowego zwolnienia.
Takie świadczenie należy więc opodatkować i wykazać w PIT-11. W rozpatrywanym przypadku podstawą jest jednak wyrok stwierdzający bezprawność wypowiedzenia i przepisy k.p., dlatego odszkodowanie korzysta ze zwolnienia. Zasądzone odsetki za opóźnienie są wolne od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 95b updof (odsetki od należności zwolnionej, mającej źródło w stosunku pracy). W praktyce interpretacyjnej pojawia się także art. 21 ust. 1 pkt 95 updof, dotyczący odsetek za opóźnienie w wypłacie należności ze stosunku pracy, a właściwą podstawę należy dobrać do konkretnego stanu faktycznego.
Skutki wypłaty odszkodowania za niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy o pracę w podatku VAT
Wypłata odszkodowania pozostaje neutralna na gruncie VAT. Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług opodatkowaniu podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług. Odszkodowanie nie jest wynagrodzeniem za żadne świadczenie ze strony byłego pracownika, lecz sankcyjną rekompensatą za naruszenie przez pracodawcę przepisów o wypowiadaniu umów o pracę. W konsekwencji nie podlega VAT i nie dokumentuje się go fakturą. Podstawą zaksięgowania zobowiązania jest tu prawomocny wyrok sądu pracy, ujęty w księgach na podstawie polecenia księgowania (PK).
Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
Na mocy § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe) z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączono odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę. Przepisy o podstawie wymiaru składek emerytalno-rentowych stosuje się odpowiednio do składki zdrowotnej – art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (dalej: ustawa zdrowotna). Jak wyjaśnił ZUS w interpretacji z 13 marca 2024 r. (sygn. DI/200000/43/202/2024):
Decydującą przesłanką w kontekście zwolnienia określonego świadczenia z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne zostało uznane istnienie nierozerwalnej więzi pomiędzy rozwiązaniem stosunku pracy a powstaniem roszczenia o wypłatę pracownikowi określonego świadczenia, bez względu na jego nazwę.
Odszkodowanie nie podlega zatem ani składkom społecznym, ani składce zdrowotnej. Wyłączenie obejmuje również odsetki dzielące los należności głównej.
Sąd prawomocnym wyrokiem zasądził od spółki na rzecz byłego pracownika odszkodowanie za niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy o pracę w kwocie 18 000 zł (na podstawie art. 45 § 1 k.p.), odsetki ustawowe za opóźnienie naliczone do dnia zapłaty w kwocie 600 zł oraz zwrot kosztów zastępstwa procesowego na rzecz pracownika w kwocie 2700 zł. Podstawą wypłaty jest wyrok stwierdzający naruszenie prawa, a wysokość świadczenia wynika z k.p., dlatego odszkodowanie i odsetki są zwolnione z PIT i nieoskładkowane.
Rozliczenie odszkodowania (kwota do wypłaty)
Ponieważ odszkodowanie i odsetki są zwolnione z PIT oraz wyłączone z podstawy składek, były pracownik otrzymuje pełną kwotę 18 600 zł: 18 000 zł odszkodowania i 600 zł odsetek. Spółka dodatkowo pokrywa koszty procesu w wysokości 2700 zł. O skutkach podatkowych i składkowych decyduje to, że świadczenie wynika z wyroku i przepisów k.p. Odszkodowanie korzysta ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 updof, a odsetki na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 95b updof, dlatego spółka nie pobiera zaliczki. Żadna z zasądzonych kwot nie stanowi dla spółki kosztu uzyskania przychodów. Gdyby natomiast 18 000 zł zostało ustalone w ugodzie, bez stwierdzenia naruszenia prawa, świadczenie nie korzystałoby ze zwolnienia. Spółka musiałaby pobrać zaliczkę na PIT: przy kosztach 250 zł wyniosłaby ona 2130 zł. Całościowe rozstrzygnięcie skutków podatkowych i składkowych dla kwot z przykładu, wraz z wariantem ugodowym, zestawiono w tabeli.
Tabela. Skutki podatkowe i składkowe wypłaty odszkodowania (w tym wariant ugodowy)
Zagadnienie | Kwota z przykładu | Rozstrzygnięcie | Podstawa |
KUP w spółce (CIT) | 18 000 zł, 600 zł, 2700 zł | Nie stanowi kosztu | art. 15 ust. 1 updop (brak celowości) |
PIT, odszkodowanie z Kodeksu pracy | 18 000 zł | Zwolnione (zaliczka 0 zł) | art. 21 ust. 1 pkt 3 updof |
PIT, wariant odszkodowania z ugody | 18 000 zł | Opodatkowane, zaliczka 2130 zł, PIT-11 | brak zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 3 i 3b updof |
PIT, odsetki za opóźnienie | 600 zł | Zwolnione | art. 21 ust. 1 pkt 95b updof |
Składki ZUS i zdrowotna | 18 000 zł, 600 zł | Nie podlega | § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia składkowego, art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej |
Ujęcie księgowe odszkodowania | 18 000 zł | Pozostałe koszty operacyjne | art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g uor |
Ewidencja w księgach rachunkowych
1. PK – zarachowanie zasądzonego odszkodowania za niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy o pracę:
Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” 18 000 zł
Ma konto 24-0 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: konto imienne byłego pracownika) 18 000 zł
2. PK – zarachowanie zasądzonych odsetek ustawowych za opóźnienie – 600 zł:
Wn konto 75-1 „Koszty finansowe” 600 zł
Ma konto 24-0 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: konto imienne byłego pracownika) 600 zł
3. PK – zarachowanie zasądzonych kosztów zastępstwa procesowego – 2700 zł:
Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” 2700 zł
Ma konto 24-0 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: konto imienne byłego pracownika) 2700 zł
4. WB – wypłata odszkodowania i odsetek oraz zapłata kosztów procesu z rachunku bankowego – 18 000 zł + 600 zł + 2700 zł = 21 300 zł:
Wn konto 24-0 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: konto imienne byłego pracownika) 21 300 zł
Ma konto 13-1 „Rachunek bieżący” 21 300 zł
- art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2026 r. poz. 522; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 644)
- art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2026 r. poz. 554; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 912)
- art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 3, art. 21 ust. 1 pkt 3b, art. 21 ust. 1 pkt 95b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2026 r. poz. 592; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 1079)
- art. 45 § 1 i § 2, art. 56, art. 59 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277;ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 473.)
- § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 316)
- art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 1461, ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 986)
Jak zaksięgować odszkodowanie, odsetki i koszty zastępstwa procesowego zasądzone byłemu pracownikowi?
Odszkodowanie ujmuje się na koncie 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”, odsetki za opóźnienie na koncie 75-1 „Koszty finansowe”, a koszty zastępstwa procesowego na koncie 76-1. Rozrachunek z byłym pracownikiem prowadzi się na koncie 24 „Pozostałe rozrachunki”.
Czy odszkodowanie za niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy o pracę jest kosztem uzyskania przychodów w CIT?
Nie. Wydatek nie stanowi kosztu uzyskania przychodów, ponieważ nie służy osiągnięciu ani zabezpieczeniu przychodu, lecz ma charakter sankcyjny za naruszenie prawa przez pracodawcę.
Czy odszkodowanie z art. 45 § 1 k.p. i zasądzone odsetki są opodatkowane PIT u byłego pracownika?
Odszkodowanie, którego wysokość wynika wprost z k.p., jest zwolnione z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 updof. Zasądzone odsetki za opóźnienie są wolne od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 95b updof. Gdy kwota wynika wyłącznie z ugody, zwolnienie z PIT nie przysługuje.
Czy odszkodowanie za niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy o pracę podlega składkom ZUS i zdrowotnej?
Nie. Odszkodowanie nie podlega ani składkom społecznym, ani składce zdrowotnej. Wyłączenie obejmuje również odsetki dzielące los należności głównej.
Czy wypłata odszkodowania za niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy o pracę podlega VAT?
Wypłata odszkodowania pozostaje neutralna na gruncie VAT. Odszkodowanie nie jest wynagrodzeniem za żadne świadczenie ze strony byłego pracownika, dlatego nie podlega VAT i nie dokumentuje się go fakturą.
Dorota Pietrasz
księgowa
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
