Czy podmiot zatrudniający ponosi odpowiedzialność za brak wpłat do PPK, jeśli nastąpiło to z winy osoby zatrudnionej

PROBLEM

W styczniu 2025 r. zawarliśmy umowę zlecenia z 35-letnią zleceniobiorczynią. Umowa zlecenia nie została oskładkowana, ponieważ zleceniobiorczyni złożyła oświadczenie, że posiada inny tytuł do ubezpieczenia, a jej płaca z tego tytułu jest wyższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę. Nie było zatem również podstaw, by zapisać ją do PPK (robimy to w firmie zawsze po 2 tygodniach od zatrudnienia, żeby każdy był równo traktowany). W maju br. okazało się, że już od połowy stycznia 2025 r. zleceniobiorczyni jest zatrudniona tylko u nas. Czy ponosimy odpowiedzialność za niezapisanie jej do PPK i za nieodprowadzanie wpłat do PPK?

RADA

Nie. Podmiot zatrudniający nie ponosi odpowiedzialności za brak wpłat do PPK, jeżeli osoba zatrudniona wprowadziła go w błąd w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym.

UZASADNIENIE

Podmioty zatrudniające mają obowiązek prowadzenia PPK i zawierania w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych umów o prowadzenie PPK, a także naliczania, współfinansowania i odprowadzania wpłat na rachunki osób oszczędzających.

Zdarza się, że mimo obowiązku wpłat na PPK nie zostały one dokonane przez podmiot zatrudniający, np. z powodu błędnych informacji przekazanych przez osobę zatrudnioną.

Wpłaty na PPK – obowiązki podmiotu zatrudniającego. Wpłaty na PPK stanowią ustalony przez ustawodawcę procent wynagrodzenia:

• wpłaty podstawowe finansowane przez pracodawcę to 1,5% wynagrodzenia,
• wpłaty finansowane przez osobę zatrudnioną to co do zasady 2% (art. 26 ust. 1 i art. 27 ust. 1 ustawy o PPK).

Osoby zatrudnione w wieku od 18 roku życia, a przed ukończeniem 55 lat, są zapisywane do PPK nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że przed upływem tego terminu osoba zatrudniona zrezygnuje z oszczędzania w PPK.

Podmiotowi zatrudniającemu, który uchybia obowiązkom zawarcia umowy o prowadzenie PPK lub nie dokonuje wpłat do PPK, grozi kara grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł (art. 107 ustawy o PPK).

Nie zawsze jednak za niezapisanie do PPK lub nieodprowadzanie wpłat odpowiada podmiot zatrudniający.

Istotny dla PPK jest obowiązek podlegania obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym. Automatyczny zapis do PPK dotyczy jednak wyłącznie osób zatrudnionych (m.in. pracowników, zleceniobiorców, członków rad nadzorczych) w przedziale wieku od 18 roku życia, a przed ukończeniem 55 roku życia, które u danego podmiotu zatrudniającego podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym – zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych. W przeciwnym razie podmiot zatrudniający nie tylko nie ma obowiązku, ale i nie ma możliwości, by osobie, która nie podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym ze stosunku prawnego łączącego strony, umożliwić oszczędzanie w PPK.

Zatem zbieg tytułów ubezpieczeń społecznych przekłada się na sytuację w pracowniczych planach kapitałowych. Tym samym dopóki zleceniobiorca nie podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tytułu danego stosunku zlecenia, to podmiot zatrudniający nie zawiera w jego imieniu i na jego rzecz umowy o prowadzenie PPK i nie dokonuje wpłat do PPK.

Sytuacja ulega zmianie, jeśli zmienia się status ubezpieczeniowy osoby zatrudnionej u pracodawcy/zleceniodawcy, który prowadzi PPK. Jeśli bowiem wystąpią okoliczności, które skutkują objęciem danego stosunku prawnego obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi – wówczas, po upływie wymaganego okresu zatrudnienia (zgodnie z art. 16 ustawy o PPK okres minimalny to 14 dni), powstają obowiązki po stronie podmiotu zatrudniającego (różne – w zależności od grupy wiekowej, do której zalicza się osoba zatrudniona) oraz prawa i obowiązki osoby zatrudnionej.

W razie konieczności objęcia zleceniobiorcy obowiązkowo ubezpieczeniami społecznymi podmiot zatrudniający wykonuje obowiązki z ustawy o PPK.

Wprowadzenie w błąd podmiotu zatrudniającego przez osobę zatrudnioną w zakresie obowiązku ubezpieczeń społecznych. Z uwagi na instytucję zbiegu tytułów ubezpieczeń społecznych – co do zasady na zleceniobiorcy będzie ciążył obowiązek poinformowania zleceniodawcy o zmianie, która wpływa na jego sytuację ubezpieczeniową u danego zleceniodawcy.

Zatem jeśli ustaną przesłanki, które dotąd przesądzały o niepodleganiu obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z danej umowy zlecenia, zleceniobiorca powinien niezwłocznie poinformować o tym zleceniodawcę. Ten zaś – oprócz zgłoszenia zleceniobiorcy do ZUS i oskładkowania takiej umowy – wykonuje obowiązki z zakresu PPK. Jeśli zleceniobiorcą jest osoba w wieku po ukończeniu 18 roku życia, a przed ukończeniem 55 roku życia – wówczas konieczne staje się zawarcie w jej imieniu i na rzecz takiej osoby umowy o prowadzenie PPK oraz naliczanie, pobieranie i odprowadzanie wpłat do instytucji finansowej, która prowadzi PPK w danym podmiocie zatrudniającym (chyba że wcześniej osoba zatrudniona złoży rezygnację z oszczędzania w PPK).

Dopóki jednak zleceniobiorca nie poinformuje zleceniodawcy o utracie innego tytułu ubezpieczenia (który dotąd przesądzał o niepodleganiu obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym u zleceniodawcy), zleceniodawca nie może ponosić odpowiedzialności za taki stan. W sytuacji zatem gdy zleceniobiorca wprowadza w błąd zleceniodawcę – czy to składając nieprawdziwe oświadczenie o swojej sytuacji mającej wpływ na objęcie go obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, czy to poprzez zaniechanie aktualizacji tego statusu – podmiot zatrudniający nie ponosi odpowiedzialności za niezawarcie lub opóźnienie zawarcia umowy o prowadzenie PPK dla takiej osoby. W konsekwencji podmiot zatrudniający nie odpowiada za nienaliczanie, niefinansowanie i nieodprowadzanie wpłat do PPK. Przekazanie bowiem pracodawcy (zleceniodawcy) przez osobę zatrudnioną błędnych informacji skutkujących błędnym ustaleniem w zakresie podlegania przez tę osobę ubezpieczeniom społecznym zwalnia podmiot zatrudniający z odpowiedzialności za brak wpłat do PPK (art. 28 ust. 6 ustawy o PPK).

Wobec tego podmiot zatrudniający nie naraża się na sankcje karne, o których mowa w art. 107 ustawy o PPK. Podmiot zatrudniający nie jest też w takiej sytuacji odpowiedzialny za szkodę, jaką ponosi osoba zatrudniona z powodu nieodprowadzania wpłat do PPK.

Należy przy tym zwrócić uwagę, że przepisy ustawy o PPK nie przewidują możliwości wstecznego dokonywania zaległych wpłat do PPK w sytuacji, w której podmiot zatrudniający nie dopełnił tego obowiązku w ustawowym terminie. Zatem podmiot zatrudniający nie może naliczyć, pobrać i odprowadzić do PPK zaległych wpłat, nawet za zgodą osoby zatrudnionej.

Aneta Olędzka

radca prawny, doktor nauk prawnych, ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń i prawa cywilnego

Treści dostępne dla abonentów IFK Platformy Księgowych i Kadrowych

Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

• Codzienne aktualności prawne
• Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
• Bogatą bibliotekę materiałów wideo
• Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty

Zamów teraz Masz już konto? Zaloguj się