Interpretacja indywidualna z dnia 15 kwietnia 2022 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0115-KDIT2.4011.867.2021.1.ES

Zwolnienie z opodatkowania ekwiwalentu wypłacanego pracownikom z tytułu użytkowania własnego komputera służbowego oraz akcesoriów.

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

13 grudnia 2021 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracowników własnego sprzętu komputerowego oraz akcesoriów i związanych z tym obowiązków płatnika.

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka X S.A. (dalej: „spółka” lub „wnioskodawca”) jest polską spółką akcyjną z siedzibą w A., wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS od ... 2001 r., pracodawcą oraz płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych. Wnioskodawca jest (...). Spółka zamierza wprowadzić możliwość wykorzystania przez swoich pracowników następujących własnych narzędzi niezbędnych do świadczenia przez nich pracy: a) komputer przenośny, b) akcesoria niezbędne do używania komputera przenośnego (dalej „akcesoria”) tj.: myszka komputerowa, linka zabezpieczająca, słuchawki przenośne, torba/plecak na laptopa. W związku z powyższym, spółka planuje wdrożenie programu XYZ (ang. XYZ, dalej jako „program”) dedykowanego dla pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę na czas nieokreślony oraz określony. Uczestnictwo dla pracowników spółki oparte jest na zasadach dobrowolności i przeznaczone jest dla wszystkich pracowników korzystających z komputera przenośnego, niezależnie od posiadanego stanowiska i niezależnie od tego, czy w danym momencie wykonują oni swoje obowiązki w trybie zdalnym. Program zakłada korzystanie z własnego komputera przenośnego (nowo zakupionego lub już posiadanego) oraz akcesoriów do celów służbowych. Komputer przenośny oraz akcesoria będą nadal pozostawały własnością pracowników, jednak będą przez nich wykorzystywane do celów służbowych. Wnioskodawca, w celach ewidencyjnych, zamierza zbierać od uczestników programu oświadczenia stanowiące dowód własności i adekwatności sprzętu oraz akcesoriów do pracy. Alternatywnie spółka rozważa zawarcie stosownego postanowienia potwierdzającego własność i adekwatność zgłaszanego do programu sprzętu, w deklaracji przystąpienia do programu. Dodatkowo, pracownicy przystępujący do programu będą oświadczać, iż posiadany przez nich komputer przenośny oraz akcesoria będą przez nich wykorzystywane w celach służbowych. Zakupiony przez pracownika komputer przenośny oraz akcesoria stanowią własność pracownika i pozostaną jego własnością po zakończeniu stosunku zatrudnienia. W ramach programu, Wnioskodawca zamierza wypłacać ekwiwalent pieniężny za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy własnego komputera przenośnego oraz akcesoriów, w określonej przez spółkę wysokości. Wysokość ekwiwalentu będzie ustalona w oparciu o dostępne informacje na temat średnich cen rynkowych dotyczących wartości komputerów oraz akcesoriów o klasie i parametrach, które wymagane są do wykonywania zadań służbowych na rzecz spółki. Kwota ekwiwalentu będzie dla wszystkich uczestników programu ustalona w jednakowej wysokości. Spółka określiła wartość ekwiwalentu w oparciu o dane rynkowe dotyczące przede wszystkim kosztów sprzętu spełniającego minimalne wymogi techniczne niezbędne do wykonywania zadań przez pracowników, wzięła pod uwagę amortyzację przedmiotowego sprzętu, żywotność tego sprzętu w ramach zwykłego użytkowania oraz koszty związane z konserwacją oraz funkcjonowaniem sprzętu. W oparciu o te dane określono zarówno samą kwotę ekwiwalentu oraz czas jakiego ekwiwalent będzie dotyczył, tj. okres 36 miesięcy korzystania ze sprzętu. W ujęciu praktycznym należy wskazać, że spółka dołożyła należytej staranności dokonując kalkulacji kosztów użytkowania sprzętu przez pracowników. Określony na tej podstawie ekwiwalent stanowi równowartość tych kosztów. W ramach programu, Wnioskodawca zakłada dwa tryby wypłaty ekwiwalentu w zależności od rodzaju podpisanej z pracownikami umowy o pracę: