Cudzoziemiec nie podjął pracy. Jak złożyć powiadomienie, gdy praca.gov.pl nie działa?
Choć resort pracy wyjaśnia, że przy problemach technicznych z portalem praca.gov.pl pracodawcy mają możliwość stosowania dotychczasowych procedur, praktyka urzędów bywa jednak inna.
Przedsiębiorcy, którzy próbują dokonać zgłoszeń drogą tradycyjną lub przez e-Doręczenia, odbijają się od ściany.
Zmiana procedur
Od 1 czerwca tego roku, za sprawą wdrożonego rozwiązania technicznego, składanie powiadomień do organów wydających zezwolenie na pracę o tym, że cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie dwóch miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę, przerwał ją na okres przekraczający dwa miesiące albo zakończył wcześniej niż dwa miesiące przed upływem okresu ważności dokumentu, jest możliwe tylko za pośrednictwem systemu teleinformatycznego praca.gov.pl. I choć resort pracy wyjaśnił, że do czasu dostosowania systemów teleinformatycznych do nowych przepisów pracodawcy powinni wykonywać obowiązki informacyjne na dotychczasowych zasadach (art. 109 ust. 1 ustawy o warunkach dopuszczalności), jednocześnie podkreślając, że jeżeli okoliczność objęta obowiązkiem informacyjnym wystąpiła przed wdrożeniem nowej funkcjonalności systemowej, powiadomienie może zostać dokonane np. w formie pisma ogólnego do urzędu, to pracodawcy wciąż mają problem z realizacją obowiązku („Elektroniczne zgłoszenia kłopotliwe dla pracodawców”, DGP nr 105 z 2.06.2026 r.).
Sprzeczne praktyki
Wszystko przez lukę, która uniemożliwia firmom sprawne działanie. W przypadku zezwoleń wydanych przed wdrożeniem nowych funkcjonalności system nie umożliwia złożenia powiadomienia za pośrednictwem portalu teleinformatycznego. Dlatego pracodawcy, którzy muszą teraz po 1 czerwca poinformować organ wydający zezwolenie na pracę o niepojawieniu się cudzoziemca w firmie, składają je zgodnie z wytycznymi za pośrednictwem e-Doręczeń. Tymczasem urzędnicy wojewódzcy kwestionują poprawność takich zgłoszeń.
– Przedstawiciele jednego z urzędów wojewódzkich poinformowali przedsiębiorcę, że od 1 czerwca 2026 r. wszelkie powiadomienia powinny być składane wyłącznie za pośrednictwem portalu. Jednocześnie wskazano, że powiadomienie złożone za pośrednictwem e-Doręczeń nie zostanie uznane przez urząd ani inne właściwe organy – wyjaśnia Nadia Winiarska, zastępca dyrektora departamentu pracy w organizacji Konfederacja Lewiatan, do której napływają sygnały od firm o praktykach urzędników, które nie pokrywają się z tym, co mówi resort pracy.
Urzędowy chaos
Dlatego pracodawcy pytają, jak powinni prawidłowo realizować obowiązki informacyjne w sytuacjach, w których system teleinformatyczny nie przewiduje technicznej możliwości złożenia wymaganego powiadomienia. Biznes domaga się jednolitych instrukcji dla urzędników, które pozwolą zdjąć z firm odpowiedzialność za błędy systemu.
– To ważne, by uniknąć sytuacji, w których pracodawca dochowuje należytej staranności, lecz z przyczyn technicznych nie jest w stanie wykonać obowiązku w sposób oczekiwany przez organ – wyjaśnia Nadia Winiarska.
DGP przeprowadził w związku z tym sondę po urzędach wojewódzkich, by sprawdzić, jak podchodzą do realizacji przepisów. Oficjalne odpowiedzi pokazują wyraźnie, że w administracji regionalnej istnieje świadomość przepisów przejściowych, co rodzi uzasadnione podejrzenie, że negatywne sygnały od pracodawców wynikają ze złej praktyki i samowoli szeregowych urzędników obsługujących bezpośrednio wnioski.
Zapytaliśmy też o wytyczne w tej sprawie Małopolski Urząd Wojewódzki, który w nieoficjalnych rozmowach z pracodawcami pojawia się najczęściej jako ten, w którym występują problemy.
Maksymilian Kosowski, rzecznik prasowy wojewody małopolskiego na oficjalne pismo w tej sprawie odpowiedział, że zgodnie z art. 109 ust. 1 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej obowiązki związane z powiadomieniem o niepodjęciu pracy, jej przerwaniu lub wcześniejszym zakończeniu, o których mowa w art. 19 oraz art. 70 ust. 1 ww. ustawy, są wykonywane w sposób dotychczasowy do czasu dostosowania systemów teleinformatycznych.
Różne interpretacje
A zatem w przypadku dokumentów złożonych przed 1 czerwca tego roku zgłoszenia są przyjmowane zgodnie z dotychczasową procedurą, tj. za pośrednictwem e-Doręczeń, poczty tradycyjnej lub dziennika podawczego. Co więcej, rzecznik uspokaja, że tradycyjne pisma rodzą pełne skutki prawne.
– Na podstawie powiadomień złożonych w ten sposób wojewoda małopolski uchyla zezwolenia na pracę. Powiadomienia przekazane za pośrednictwem wskazanych kanałów są ważne i uznawane za skuteczne – zapewnił.
Wojewoda mazowiecki również informuje, że gdy system praca.gov.pl nie pozwala na złożenie powiadomienia w ramach tego portalu, powiadomienia takie można przesyłać w wersji papierowej lub za pomocą e-Doręczeń.
W Biurze Wojewody Kujawsko-Pomorskiego słyszymy z kolei, że powiadomienia, które podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi jest zobligowany do przesyłania za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, dotyczą wniosków, które były składane wyłącznie w wersji elektronicznej. Zatem jeśli wniosek został złożony w wersji papierowej, czyli jeszcze przed 1 czerwca 2025 r., to z oczywistego powodu pracodawca nie ma możliwości złożenia powiadomienia o zakończeniu czy niepodjęciu pracy w systemie informatycznym. Techniczne podłoże tego problemu precyzyjnie rozjaśniają tamtejsi urzędnicy.
– Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej weszła w życie z dniem 1 czerwca 2025 r. Pracodawca, logując się na swoim koncie, nie będzie widział wniosku, który został złożony w wersji papierowej przed 1 czerwca 2025 r. Powiadomienie w formie tradycyjnej, czyli za pośrednictwem e-Doręczeń lub za pośrednictwem operatora pocztowego, pracodawcy mogli składać zarówno dla wniosków złożonych elektronicznie, jak i złożonych papierowo przed 1 czerwca 2025 r., zatem jeżeli wniosek został złożony w wersji papierowej, na starych zasadach, to powiadomienia należy przesłać tradycyjnie, tj. za pośrednictwem e-Doręczeń lub za pośrednictwem operatora pocztowego. Powiadomienie takie zostanie uznane za skutecznie doręczone oraz wprowadzone do systemu – wyjaśnia Natalia Szczerbińska, rzecznik wojewody kujawsko-pomorskiego.
Podobny komunikat napływa z województwa opolskiego, gdzie rzecznik wprost wymienia ustawowe warunki oraz mechanizmy kontroli.
– Do czasu pełnego dostosowania systemów teleinformatycznych, w tym portalu praca.gov.pl, zgłoszenia dotyczące spraw wszczętych i wydanych do 31 grudnia 2025 r. przyjmowane są przez organ w dotychczasowy sposób, tj. za pośrednictwem systemu e-Doręczeń lub operatora pocztowego – mówi Kinga Tokarz, rzecznik prasowy Biura Wojewody Opolskiego.
Pracodawcy mają w związku z tym nadzieję, że te wyjaśnienia będą też praktyką, a zatem nie będą już przez urzędników przekazywane nieprawdziwe informacje o tym, że dokumenty przekazane przez e-Doręczenia nie są złożone prawidłowo. Teraz kluczowe jest zatem, aby deklaracje urzędów przełożyły się na codzienną pracę okienek podawczych. ©℗
Udogodnienia dla pracowników w zakresie zatrudniania cudzoziemców wynikające z działania portalu praca.gov.pl
Udogodnienia dla pracowników w zakresie zatrudniania cudzoziemców wynikające z działania portalu praca.gov.pl
Patrycja Otto
(DGP z dnia 16.06.2026 r.)
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
