Zatrudnianie cudzoziemców coraz bardziej sformalizowane
Przedsiębiorcy zatrudniający cudzoziemców skarżą się na zmianę praktyki urzędów wojewódzkich. Chodzi o oświadczenia o niekaralności cudzoziemców, które do niedawna za pracodawców mogli podpisywać ich reprezentanci.
Od 1 grudnia 2025 r. pracodawca składający wniosek o zezwolenie na pracę ma obowiązek dołączyć oświadczenie, czy cudzoziemiec był prawomocnie skazany za wskazane przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów. Obowiązek ten wynika z rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 20 listopada 2025 r. w sprawie dokumentów, które podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.
– Po wejściu w życie regulacji urzędy dopuszczały podpisanie oświadczenia przez pełnomocnika. Otrzymujemy sygnały, że w ostatnim czasie wymaga się podpisu pracodawcy – mówi Nadia Winiarska, zastępczyni dyrektora departamentu rynku pracy w Konfederacji Lewiatan. I dodaje, że dla pracodawców to dodatkowy obowiązek i komplikacja procedury. Dotyczy to zwłaszcza firm zatrudniających dziesiątki lub setki cudzoziemców. Są pracodawcy, którzy nagle dowiadują się o brakach formalnych i są wzywani do korekty, co wydłuża procedowanie dokumentów w już i tak przewlekłych postępowaniach.
Kto podpisze oświadczenie
Przedsiębiorcy informują o przypadkach kwestionowania możliwości składania oświadczenia przez pełnomocnika w części 5 wniosku o udzielenie zezwolenia na pracę, dotyczącej wysokości wynagrodzenia. Urzędy wskazują, że „zgodnie z informacją zawartą we wniosku to podmiot powierzający wykonywanie pracy ma złożyć powyższe oświadczenie (tj. osoba wskazana do reprezentacji spółki wskazana w KRS)”. Tymczasem, jak zauważają, rozporządzenie resortu pracy z 20 listopada 2025 r. nie zawiera wyraźnego zastrzeżenia, że oświadczenie musi być podpisane osobiście przez pracodawcę, a podpisanie go przez pełnomocnika jest niedopuszczalne.
Wydział rynku pracy Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie przyznaje, że przy rozpatrywaniu wniosków o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca wymaga, aby oświadczenia o niekaralności cudzoziemca oraz podmiotu powierzającego mu pracę były podpisywane bezpośrednio przez pracodawcę, a nie przez jego pełnomocnika.
– Wymóg ten wynika z obowiązujących regulacji prawnych i ma na celu zapewnienie prawidłowej realizacji procedur związanych z legalizacją pracy cudzoziemców – tłumaczy Luiza Jurgiel-Żyła, rzeczniczka wojewody mazowieckiego.
Natalia Szczerbińska, rzeczniczka wojewody kujawsko-pomorskiego, wyjaśnia, że chodzi o oświadczenie wiedzy o faktach dotyczących samego podmiotu powierzającego pracę i osób działających w jego imieniu. Chodzi o to, czy był on prawomocnie ukarany lub skazany za określone wykroczenia i przestępstwa. Okoliczności te stanowią obligatoryjne przesłanki odmowy wydania zezwolenia na pracę. Oświadczenie zastępuje organowi ich odrębne ustalanie, dlatego musi pochodzić od tego, kogo dotyczy i kto ma o tych faktach wiedzę.
Pełnomocnik tylko technicznie
Dowiedzieliśmy się też, że urzędy informują pracodawców, iż zasadniczo oświadczenie powinno zostać złożone na portalu Praca.gov.pl i podpisane przez właściciela albo osobę uprawnioną do reprezentacji pracodawcy. Jeżeli formularz zostanie podpisany przez pełnomocnika, urząd może uznać, że oświadczenie nie pochodzi od właściwej osoby, i potraktować to jako brak formalny wniosku. Brak ten może jednak zostać usunięty na dwa sposoby. Pierwszym jest złożenie korekty wniosku i podpisanie oświadczenia w systemie przez reprezentanta pracodawcy. Drugim jest dołączenie odrębnego oświadczenia pracodawcy, podpisanego przez właściwego reprezentanta kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym przy użyciu e-dowodu.
– Rozwiązanie polegające na dołączeniu odrębnego, prawidłowo podpisanego oświadczenia ma istotne znaczenie dla większych organizacji. Pozwala pozostawić pełnomocnikowi techniczną obsługę postępowania bez konieczności angażowania prezesa lub innego członka zarządu w obsługę całego formularza w portalu praca.gov.pl. Reprezentant pracodawcy musi jednak złożyć podpis pod samym oświadczeniem – mówi Michał Wysłocki, senior manager Zespołu Immigration EY Polska, ekspert Związku Liderów Sektora Usług Biznesowych ABSL. I przyznaje, że zgodnie z przepisami oświadczenie dotyczące cudzoziemca powinno pochodzić od podmiotu powierzającego pracę i zostać podpisane przez właściciela albo osobę uprawnioną do jego reprezentacji. Pełnomocnik może przygotować i wysłać wniosek o wydanie zezwolenia na pracę, ale nie może zastąpić pracodawcy przy składaniu oświadczenia odnoszącego się do wiedzy pracodawcy o cudzoziemcu. Zasadniczo oświadczenie powinno zostać podpisane przez pracodawcę bezpośrednio w systemie Praca.gov.pl.
– Wymaga to jednak zaangażowania osoby uprawnionej do reprezentowania pracodawcy w techniczną obsługę każdego wniosku w systemie. W większych organizacjach, szczególnie gdy osobą uprawnioną jest prezes lub inny członek zarządu, może to powodować istotne trudności organizacyjne – wyjaśnia Michał Wysłocki, informując jednocześnie, że w praktyce możliwe jest zastosowanie rozwiązania, które pozwala pozostawić techniczną obsługę postępowania pełnomocnikowi. Pełnomocnik, składając wniosek za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl, samodzielnie podpisuje oświadczenia wymagane przez system, natomiast jako odrębny załącznik dołącza się oświadczenie podpisane elektronicznie przez właściciela albo osobę uprawnioną do reprezentacji pracodawcy. Dzięki temu w dokumentacji znajduje się oświadczenie pochodzące od właściwej osoby, z pominięciem konieczności angażowania członka zarządu w logowanie się do Praca.gov.pl i obsługę całego wniosku.
Jak mówi Michał Wysłocki, najbezpieczniej przygotować takie oświadczenie jako odrębny dokument elektroniczny, podpisany w sposób umożliwiający zweryfikowanie osoby podpisującej oraz jej uprawnienia do reprezentowania pracodawcy.
Przyznaje też, że problemy dostrzegane przez przedsiębiorców mogą wynikać z bardziej konsekwentnego wymagania, aby oświadczenie rzeczywiście pochodziło od pracodawcy, także gdy wniosek składa pełnomocnik. Dla większych organizacji oznacza to dodatkowy obowiązek związany z obiegiem i podpisaniem dokumentu. Nie musi jednak oznaczać konieczności angażowania prezesa zarządu w techniczną obsługę każdego wniosku. ©℗
Przesłanki odmowy zezwolenia
► Zgodnie z art. 13 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wydania zezwolenia na pracę odmawia się, jeżeli cudzoziemiec:
a) nie spełnia wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków wykonywania pracy w zawodzie regulowanym, w przypadku gdy wniosek dotyczy zezwolenia na pracę w tym zawodzie lub
b) został prawomocnie skazany za przestępstwo,
c) jest osobą, której dane zostały umieszczone w wykazie cudzoziemców, których pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest niepożądany. ©℗
Patrycja Otto
(DGP z 02.11.2026 r.)
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
Czy konieczne jest nowe powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w przypadku podwyżki wynagrodzenia
