Czy konieczne jest nowe powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w przypadku podwyżki wynagrodzenia
PROBLEM
Zatrudniamy cudzoziemców w ramach umowy o pracę na czas określony na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi objętemu ochroną czasową. Czy w sytuacji, w której w trakcie trwania umowy zwiększa się płaca minimalna, a my systematycznie podwyższamy wynagrodzenie do kwoty minimalnego wynagrodzenia w drodze aneksów, konieczne jest składanie nowego powiadomienia o powierzeniu pracy?
RADA
Zawarcie aneksu podnoszącego cudzoziemcowi wynagrodzenie do poziomu płacy minimalnej nie powoduje obowiązku złożenia przez pracodawcę nowego powiadomienia o powierzeniu pracy, o ile jednocześnie tym aneksem strony nie wprowadzają innych zmian w treści umowy. W przypadku gdy aneks zmienia dodatkowo np. stanowisko, takie ponowne powiadomienie jest konieczne.
UZASADNIENIE
Powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest jedną z form umożliwiających zatrudnienie cudzoziemca w Polsce. Od 5 marca 2026 r. każdy cudzoziemiec, bez względu na obywatelstwo, który korzysta w naszym kraju z ochrony czasowej i chce podjąć pracę, może to zrobić bez zezwolenia na pracę czy oświadczenia o powierzeniu pracy, przy czym pracodawca ma obowiązek wysłania powiadomienia w ciągu 7 dni od powierzenia pracy. Jednocześnie, w okresie do 5 marca 2029 r., na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy mogą być zatrudniani obywatele Ukrainy przebywający legalnie na terytorium Polski, którzy nie korzystają z ochrony czasowej.
Powiadomienie o powierzeniu pracy. W powiadomieniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi określa się:
1) informacje dotyczące podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi:
a) nazwę albo imię (imiona) i nazwisko,
b) adres siedziby albo miejsca zamieszkania,
c) numer telefonu lub adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym,
d) numer identyfikacji podatkowej (NIP) i numer identyfikacyjny REGON – w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą – albo numer PESEL – w przypadku osoby fizycznej,
e) numer wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia – w przypadku podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi, prowadzącego agencję zatrudnienia świadczącą usługi pracy tymczasowej,
f) symbol PKD oraz opis wykonywanej działalności związanej z pracą cudzoziemca;
2) dane osobowe cudzoziemca:
a) imię (imiona) i nazwisko,
b) obywatelstwo,
c) rodzaj, numer i serię dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego lub pozwalającego ustalić tożsamość oraz państwo, w którym wydano ten dokument,
d) numer PESEL albo w przypadku osób nieposiadających tego numeru – datę urodzenia i płeć,
e) tytuł pobytu;
3) rodzaj umowy między podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi a cudzoziemcem;
4) stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy;
5) miejsce wykonywanej pracy;
6) miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia;
7) wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub w miesiącu;
8) liczbę wszystkich osób wykonujących pracę na podstawie umowy o pracę i na podstawie umów cywilnoprawnych na dzień złożenia powiadomienia (art. 5a ust. 4 ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, dalej: ustawa o dopuszczalności pracy cudzoziemców).
Przepisy przewidują również okoliczności, w których podmiot powierzający pracę powinien wysłać kolejne powiadomienie, w terminie 7 dni od ich wystąpienia. Obowiązek taki istnieje, gdy:
- zmienił się rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi a obywatelem Ukrainy lub
- zmieniło się stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy, lub
- zmniejszono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określoną w powiadomieniu, lub
- obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia określoną w powiadomieniu (art. 5a ust. 5 ustawy o dopuszczalności pracy cudzoziemców).
Wynagrodzenie cudzoziemca nie może być niższe niż obowiązujące minimalne wynagrodzenie za pracę lub minimalna stawka godzinowa.
Podwyższenie wynagrodzenia cudzoziemca. Zatem z obowiązkiem ponownego powiadomienia będzie wiązała się podwyżka wynagrodzenia wynikająca z jednoczesnej zmiany stanowiska pracy lub rodzaju wykonywanej pracy. Natomiast podwyższenie wynagrodzenia cudzoziemca zatrudnionego na podstawie powiadomienia, niezmieniające innych jego warunków pracy, nie wymaga co do zasady ponownego powiadomienia powiatowego urzędu pracy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Dotyczy to także sytuacji, kiedy podwyżka wynagrodzenia wynika ze wzrostu płacy minimalnej.
Pracownik z Ukrainy, objęty ochroną czasową i wykonujący pracę murarza w ramach stosunku pracy na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, w swojej umowie o pracę ma uzgodnione, że jego płaca zasadnicza to obowiązująca w Polsce płaca minimalna. W takim przypadku zwiększenie płacy minimalnej od nowego roku nie wymaga zawarcia aneksu do umowy o pracę. Nie ma również potrzeby przygotowywania nowego zgłoszenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.
Pracownica z Syrii, objęta ochroną czasową, zatrudniona na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jako szwaczka ma w umowie o pracę określone wynagrodzenie na poziomie 4806 zł brutto (płaca minimalna w 2026 r.). Od 1 stycznia 2027 r. należy z taką pracownicą zawrzeć aneks do umowy o pracę określający wynagrodzenie na poziomie co najmniej 4950 zł brutto (płaca minimalna w 2027 r.). Mimo zawarcia aneksu do umowy o pracę nie ma jednak potrzeby dokonywania nowego zgłoszenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.
Obowiązku ponownego powiadomienia nie będzie miał także podmiot powierzający pracę, który podwyższył wynagrodzenie cudzoziemca, jednocześnie zwiększając jego wymiar czasu pracy. Przepisy wiążą bowiem obowiązek ponownego powiadomienia jedynie ze zmniejszeniem wymiaru czasu pracy.
Nowe powiadomienie na aktualne dane należy złożyć również w przypadku:
- obniżenia wysokości wynagrodzenia,
- obniżenia liczby godzin pracy lub wymiaru czasu pracy,
- zmiany rodzaju zawartej umowy, stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy.
Przy czym kolejna umowa z tym samym cudzoziemcem nie zawsze będzie wymagała nowego powiadomienia. Jeśli warunki pracy pozostaną bez zmian, a nowa umowa zostanie zawarta bezpośrednio po poprzedniej (bez przerw), traktuje się to jako kontynuację pracy. W takim przypadku wystarczy powiadomienie złożone przy pierwszej umowie.
Każda przerwa między umowami, a także zawarta bez przerwy kolejna umowa innego rodzaju (np. po umowie na okres próbny zostaje zawarta umowa na czas określony) skutkuje jednak obowiązkiem złożenia nowego powiadomienia.
Cudzoziemiec objęty ochroną czasową był zatrudniony na stanowisku magazyniera na podstawie powiadomienia do urzędu pracy. Pracodawca zaproponował mu od 1 listopada 2026 r. stanowisko kierownika magazynu i związaną z tym podwyżkę wynagrodzenia. Strony podpisały aneks do umowy zmieniający stanowisko pracy oraz wysokość wynagrodzenia pracownika. W takim przypadku w terminie 7 dni od dnia podjęcia przez cudzoziemca pracy na nowym stanowisku i z nowym wynagrodzeniem pracodawca ma obowiązek dokonać ponownego powiadomienia powiatowego urzędu pracy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.
Przepisy przejściowe. Jednocześnie, zgodnie z przepisami przejściowymi, jeżeli przed 5 marca 2026 r. podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi złożył powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy zgodnie z przepisami art. 22 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, to po tej dacie obywatel Ukrainy nadal jest uprawniony do wykonywania pracy na terytorium Polski na podstawie tego powiadomienia o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy. Powiadomienia o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy nie należy ponawiać, chyba że nastąpi zmiana rodzaju umowy, stanowiska pracy lub rodzaju pracy, zmniejszenie wymiaru czasu pracy lub obniżenie wynagrodzenia w stosunku do wskazanego w powiadomieniu.
- art. 5a ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2025 r. poz. 621; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 734)
- art. 40–41 ustawy z 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 203)
Bożena Lenart
specjalista prawa pracy, prawnik, autorka licznych publikacji z tej tematyki
Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych
- Codzienne aktualności prawne
- Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
- Bogatą bibliotekę materiałów wideo
- Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
