Nowe zasady ubiegania się o zasiłki z FUS od 1 lipca 2026 r.

Nowelizacja przepisów dotyczących wnioskowania o zasiłki z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (FUS), która wejdzie w życie 1 lipca 2026 r., ma charakter deregulacyjny i zmierza do pełnej informatyzacji procesu ubiegania się o świadczenia z ubezpieczenia chorobowego. Jeżeli płatnikiem zasiłku jest pracodawca, pracownik będzie mógł złożyć wniosek o świadczenie nie tylko w postaci papierowej, ale również elektronicznej, w tym jako skan.

Od 1 lipca 2026 r. wchodzą w życie znowelizowane przepisy wprowadzające możliwość składania wniosków o świadczenia do płatnika zasiłków (pracodawcy lub ZUS) w formie elektronicznej (np. jako skan). Co istotne, do toczących się spraw, tj. postępowań wszczętych i niezakończonych przed tym dniem, stosuje się już nowe, korzystniejsze dla ubezpieczonych przepisy.

Oprócz zmian na poziomie ustawowym (zmieniony art. 61b ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, dalej: ustawa zasiłkowa) został przygotowany także projekt aktu wykonawczego.

Nowy projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków z 31 grudnia 2025 r., dalej: projekt rozporządzenia o dokumentacji zasiłkowej (w dniu oddania bieżącego numeru MPPiU do druku projekt był na etapie prac legislacyjnych), będzie kompleksowo regulował warunki dokumentowania prawa do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, kładąc nacisk na wykorzystanie systemów informatycznych i rejestrów państwowych w celu odciążenia ubezpieczonych od nadmiernych obowiązków formalnych. Nowe rozporządzenie zastąpi to dotychczas obowiązujące z 8 grudnia 2015 r. Będzie obowiązywać od dnia wejścia w życie znowelizowanych przepisów ustawy zasiłkowej, tj. od 1 lipca 2026 r.

Elektronizacja wniosków o zasiłki

Najistotniejszą zmianą przy ubieganiu się przez ubezpieczonych o zasiłki z ubezpieczenia społecznego jest wprowadzenie możliwości wszczęcia postępowania w sprawie przyznania prawa do danego zasiłku na podstawie wniosku złożonego w postaci elektronicznej. Ustawodawca wprowadził tu istotne rozróżnienie:

• jeżeli płatnikiem zasiłku jest pracodawca (płatnik składek), ubezpieczony może złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej bez konieczności posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym czy osobistym. Do tego celu płatnik może wykorzystać wewnętrzne systemy kadrowo-płacowe oraz pocztę elektroniczną;
• jeżeli płatnikiem zasiłku jest ZUS, wniosek składany do organu bezpośrednio przez ubezpieczonego może mieć formę papierową lub stanowić dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, osobistym lub przez system PUE ZUS/eZUS. Wnioski oraz dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku, stanowiące załącznik do dokumentu elektronicznego przesyłanego przez pracodawcę (np. przez portal PUE ZUS/eZUS), są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentowi opatrzonemu przez ubezpieczonego własnoręcznym podpisem. Zatem skan wniosku z podpisem własnoręcznym ubezpieczonego, przesłany elektronicznie przez płatnika składek do ZUS, nie wymaga od pracownika dodatkowego podpisu, np. kwalifikowanego.

Eliminuje to dotychczasowy, uciążliwy obowiązek wymagania od ubezpieczonych, a następnie dosyłania do ZUS papierowych oryginałów dokumentów (np. wniosków Z-15A/B) drogą pocztową.

Uproszczenie dokumentacji przy ubieganiu się o zasiłek opiekuńczy i macierzyński

Nowe przepisy jednoznacznie dopuszczają składanie wniosków o zasiłek opiekuńczy w formie skanu, co dotychczas było kwestionowane. Ponadto w projekcie rozporządzenia o dokumentacji zasiłkowej, w przypadku ubiegania się o zasiłek macierzyński, został zniesiony obowiązek przedkładania odpisu aktu urodzenia dziecka w sytuacjach, gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS. Zakład samodzielnie pobierze te dane z Rejestru Stanu Cywilnego. Ubezpieczony będzie jedynie zobowiązany do podania podstawowych danych dziecka, takich jak numer PESEL czy data i miejsce urodzenia.

Obowiązek ten pozostaje jednak w mocy, gdy zasiłek wypłaca płatnik składek (np. pracodawca), z uwagi na brak jego dostępu do ww. rejestru.

Należy zaznaczyć, że deregulacja nie oznacza rezygnacji z kontroli prawidłowości wydatkowania środków FUS. Ustawodawca przewidział bowiem, w celu zapewnienia szczelności systemu ubezpieczeń, że w razie wątpliwości co do zgodności kopii wniosku o zasiłek lub dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłku z oryginałem płatnik zasiłku może zażądać przedłożenia oryginału. Pracodawca może odmówić uznania samego skanu dokumentu i wezwać pracownika do okazania dokumentu papierowego tylko wtedy, gdy uzyska uzasadnione, konkretne wątpliwości co do autentyczności tej formy (np. ślady ingerencji w treść skanu, nieczytelność podpisu).

Ujednolicenie formy załączników dołączanych do wniosków o zasiłki

Do wniosku o zasiłek można dołączać oryginały, kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem lub elektroniczne kopie tych dokumentów. Pozwala to uniknąć każdorazowej weryfikacji z treścią rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (dalej: rozporządzenie z 8 grudnia 2015 r.), jaka forma jest dopuszczalna dla konkretnego załącznika.

Projekt rozporządzenia o dokumentacji zasiłkowej

Aktem wykonawczym w zakresie omawianych zmian przepisów jest projekt rozporządzenia o dokumentacji zasiłkowej. Pomimo dążenia do uproszczenia procedur projekt w znacznej mierze zachowuje ciągłość z obecnym stanem prawnym.

Zarówno dotychczasowe rozporządzenie z 8 grudnia 2015 r., jak i zastępujący ten akt prawny projekt rozporządzenia o dokumentacji zasiłkowej określają taki sam katalog dokumentów i informacji niezbędnych do ustalenia prawa do zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, wyrównawczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego.

Projekt rozporządzenia o dokumentacji zasiłkowej w większości powiela treść załączników określających zakres danych w zaświadczeniach płatnika składek (np. Z-3 dla pracowników, Z-3a dla zleceniobiorców) oraz wnioskach o świadczenia chorobowe.

Zachowano dotychczasowe zasady dotyczące zaświadczeń lekarskich wystawionych za granicą, w tym zwolnienie z obowiązku tłumaczenia dokumentów wystawionych w państwach członkowskich UE, EFTA lub państwach stron umów międzynarodowych o zabezpieczeniu społecznym.

Natomiast kluczowe różnice wynikają z przeniesienia części regulacji na poziom ustawowy oraz cyfryzacji obiegu dokumentów. Obecne przepisy rozporządzenia z 8 grudnia 2015 r. szczegółowo wymieniają formę pisemną lub konkretne rodzaje podpisów elektronicznych dla każdego wniosku. W projekcie rozporządzenia o dokumentacji zasiłkowej zrezygnowano z tych zapisów, gdyż forma wniosków została uregulowana bezpośrednio w art. 61b ust. 1 ustawy zasiłkowej. Umożliwia to złożenie wniosku w postaci papierowej lub elektronicznej (np. skan i przesłanie e-mailem), jeśli płatnikiem zasiłku jest pracodawca. Przed zmianą przepisów ubezpieczony miał obowiązek przedłożyć odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub jego kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem.

Dotychczasowe rozporządzenie z 8 grudnia 2015 r. precyzuje przy poszczególnych dokumentach możliwość przedłożenia kopii potwierdzonej przez ubezpieczonego, płatnika lub ZUS. W projekcie rozporządzenia o dokumentacji zasiłkowej usunięto te doprecyzowania, ponieważ ogólna zasada dopuszczalności kopii (w tym elektronicznych) została wprowadzona do znowelizowanego art. 61b ust. 4 ustawy zasiłkowej.

Ponadto z projektu usunięto rozróżnienie na płatników składek posiadających i nieposiadających profil na PUE/eZUS, co jest konsekwencją powszechnego obowiązku posiadania takiego profilu od 2023 r.

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem w dziale kadrowo-płacowym

Treści dostępne dla abonentów IFK Platformy Księgowych i Kadrowych

Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

• Codzienne aktualności prawne
• Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
• Bogatą bibliotekę materiałów wideo
• Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty

Zamów teraz Masz już konto? Zaloguj się