Czy ryczałt za korzystanie z auta służbowego do celów prywatnych podlega oskładkowaniu

PROBLEM

Zgodnie z regulaminem wynagrodzeń obowiązującym w spółce każdemu pracownikowi korzystającemu z samochodu służbowego do celów osobistych (w tym niezdolnemu do pracy z powodu choroby) dolicza się na liście płac co miesiąc ryczałt w kwocie 250 zł lub 400 zł. Jeden z pracowników od ponad 3 miesięcy pobiera świadczenie chorobowe. Przez cały maj 2026 r. też przebywał na zasiłku chorobowym, nie wykonywał pracy i nie osiągnął żadnego wynagrodzenia. Uzyskał jednak przychód ze stosunku pracy – wskazany ryczałt w wysokości 400 zł. Czy należy go wliczyć do podstawy wymiaru składek?

RADA

Nie. Firma nie powinna naliczać składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od ryczałtu za korzystanie przez pracownika z firmowego auta na potrzeby prywatne przypadającego w okresie pobierania przez niego zasiłku chorobowego. Jeśli przez cały maj 2026 r. pracownik otrzymywał zasiłek chorobowy, pełna kwota ryczałtu nie będzie oskładkowana. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Korzystanie przez pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych stanowi dla niego korzyść – m.in. nie musi on ponosić kosztów eksploatacji samochodu i paliwa we własnym zakresie.

Wartość tego rodzaju nieodpłatnego świadczenia (lub jego część) stanowi przychód ze stosunku pracy i w określonych przypadkach może być zwolniona z oskładkowania. Decydujące znaczenie mają w tym zakresie regulacje płacowe obowiązujące u pracodawcy.

Rozliczanie ryczałtu za korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych. Pracodawca, który zdecyduje się na udostępnianie pracownikom służbowych pojazdów w celach prywatnych, co do zasady ma możliwość rozliczać takie świadczenie na liście płac na dwa sposoby.

Po pierwsze, może doliczać jego wartość pieniężną do bieżących przychodów pracownika w wysokości wprost określonej w przepisach podatkowych, tj.:

• 250 zł miesięcznie – w razie udostępniania samochodów o mocy silnika do 60 kW, pojazdów elektrycznych i pojazdów napędzanych wodorem,
• 400 zł miesięcznie – w przypadku udostępniania innych samochodów (art. 12 ust. 2a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej: updof).

Jeżeli pracownik wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych przez część miesiąca, wartość świadczenia za każdy dzień korzystania z tego pojazdu wynosi 1/30 podanych kwot miesięcznych (art. 12 ust. 2b updof).

Drugi ze sposobów rozliczenia polega na wprowadzeniu w wewnętrznych przepisach zakładowych (np. układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania) albo w umowie o pracę czy też w osobnym porozumieniu odpłatności z tego tytułu, np. 200 zł czy 300 zł miesięcznie. W takiej sytuacji przychodem pracownika za korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych jest różnica między miesięcznym ryczałtem określonym zgodnie z art. 12 ust. 2a i 2b updof (tj. odpowiednio 250 zł lub 400 zł, lub częścią tych kwot) a odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

Świadczenia pozapłacowe w podstawie wymiaru składek w razie absencji chorobowej pracownika. Wartość wskazanych powyżej świadczeń, które zwykle stanowią przychód ze stosunku pracy, może zostać wyłączona z podstawy wymiaru składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe).

Zgodnie z tym przepisem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowią składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania m.in. zasiłku chorobowego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.

Zatem powstanie obowiązku składkowego będzie zależało od tego, czy pracownik zachowuje prawo do danego świadczenia w okresie niezdolności do pracy, a jeśli tak, to kwestie te muszą regulować przepisy płacowe obowiązujące u pracodawcy.

Potwierdza to m.in. interpretacja ZUS z 19 stycznia 2024 r. (sygn. DI/100000/43/1266/2023):

ZUS

(…) przychody pracownika ze stosunku pracy, które uzyskuje on w okresie pobierania wynagrodzenia za czas choroby oraz zasiłków są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jedynie wówczas, gdy z przepisów wewnętrznych regulujących kwestie wynagradzania pracowników wynika jednoznacznie prawo pracownika do tych świadczeń za ten okres. W przypadku więc, gdyby regulacji tego typu nie było u danego pracodawcy przychody, które pracownik otrzymuje w okresie choroby lub w okresie pobierania zasiłków stanowić będą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wynika to również z uzasadnienia wyroku Sądu Okręgowego w Płocku z 8 października 2019 r. (sygn. akt VI P 8/16), w którym sąd wskazał, że zwolnienie wymienione w § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego:

SO

(…) koreluje z art. 41 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zgodnie z którym przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres tego zasiłku. W obu wymienionych regulacjach chodzi o to samo – o wyłączenie takich składników wynagrodzenia, które – ze względu na ich podstawy w układzie zbiorowym lub w przepisach o wynagrodzeniu – mają być wypłacane w okresie pobierania zasiłku w związku z tym, że pracownik zachowuje prawo do ich wypłaty.

Zwrot „składniki wynagrodzenia”, jakim posługuje się powołany przepis, trzeba przy tym interpretować szeroko – jako składniki przychodu ze stosunku pracy. W rezultacie należy uznać, że obejmuje on także ryczałt z tytułu eksploatacji przez pracownika firmowego auta do celów prywatnych.

Z treści pytania wynika, że spółka wybrała pierwszą opcję (tj. doliczenie ryczałtu w kwocie 400 zł miesięcznie z racji korzystania ze służbowego auta na potrzeby prywatne), a w czasie przebywania na zwolnieniu lekarskim pracownik na mocy regulaminu wynagrodzeń również może korzystać z samochodu służbowego do swoich celów. W tych okolicznościach pełna kwota ryczałtu pozostaje wolna od składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Gdyby zaś pracownik pobierał świadczenie chorobowe przez część miesiąca, zwolnienie ze składek objęłoby tylko część ryczałtu przypadającą za czas pobierania tego świadczenia.

Renata Majewska

prawnik, wykładowca oraz ekspert w zakresie kadr i płac z wieloletnim doświadczeniem zawodowym

Treści dostępne dla abonentów IFK Platformy Księgowych i Kadrowych

Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

• Codzienne aktualności prawne
• Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
• Bogatą bibliotekę materiałów wideo
• Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty

Zamów teraz Masz już konto? Zaloguj się