Od czego powinno rozpocząć wdrażanie KSeF biuro rachunkowe

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to wyzwanie dla biur rachunkowych i ich klientów. Biuro w pierwszej kolejności powinno ocenić, w jaki sposób chce wdrożyć u siebie KSeF i jak bardzo chce być zaangażowane we wspieranie swoich klientów. Model współpracy wybrany przez biuro będzie decydował o sposobie nadawania uprawnień.

W wielu biurach obecnie funkcjonuje model przesyłania faktur e-mailem, jednak coraz częściej są także stosowane zintegrowane systemy umożliwiające klientom przesyłanie dokumentów, takich jak faktury kosztowe, paragony z kas fiskalnych czy umowy. Najczęściej odbywa się to poprzez dedykowane platformy, które umożliwiają załadowanie skanów dokumentów oraz ich opisanie (np. podanie daty otrzymania, rodzaju kosztu, opisanie wydatku np. jako zakup środka trwałego, wskazanie numeru rejestracyjnego dla faktury np. dotyczącej paliwa samochodowego). W efekcie końcowym biuro otrzymuje gotowe do zaksięgowania dokumenty, co znacząco skraca czas pracy i minimalizuje ryzyko błędów wynikających z nieczytelnych lub niekompletnych informacji. Dodatkowo wielu klientów biur rachunkowych korzysta z własnych programów do fakturowania, z których eksportuje dane o sprzedaży i przekazuje do księgowości. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF może być dobrym momentem, aby zastanowić się nad przeorganizowaniem obiegu dokumentów w biurze rachunkowym.