Jak prawidłowo ułożyć plany urlopowe na 2026 rok - wyjaśnienia PIP

Koniec roku to czas tworzenia planu urlopów. Gdy taki plan zostanie ustalony w firmie, wskazane w nim terminy stają się wiążące dla stron stosunku pracy. Przepisy Kodeksu pracy dopuszczają jednak, w wyjątkowych sytuacjach, przesunięcie terminu urlopu ustalonego w planie. Korekta planu urlopów może nastąpić zarówno z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, jak i pracownika - przypomina Państwowa Inspekcja Pracy.

Kodeks Pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami »

Terminarz kadrowo-płacowy na 2026 r. »

Urlopy wypoczynkowe powinny być, co do zasady, udzielane zgodnie z planem urlopów – tak wynika z treści art. 163 Kodeksu pracy. Nie zawsze jednak w firmie obowiązuje taki plan. Pracodawca nie musi go ustalać, gdy nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa albo gdy funkcjonująca organizacja związkowa wyrazi na to zgodę. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Szczegółowe zasady dotyczące udzielania urlopów wypoczynkowych – niezależnie od tego, czy w firmie tworzony jest plan urlopów – powinny zostać określone w aktach wewnątrzzakładowych. W szczególności powinna zostać w nich określona:

• procedura występowania o urlop,
• sposób wyrażenia zgody przez pracodawcę na rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego przez pracownika,
• wzór wniosku urlopowego – jeśli pracodawca założył, że taki wniosek będzie stanowił podstawę udzielenia urlopu.

Należy przy tym pamiętać, że – jak uznał m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z 13 maja 1998 r. (sygn. akt I PKN 99/98) – przy braku planu urlopów wypoczynkowych samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu nie usprawiedliwia nieobecności pracownika. Niezbędna jest w tym przedmiocie zgoda pracodawcy.

Uzgodnienia stron stosunku pracy

Kompetencja tworzenia planu urlopów, jak i udzielania urlopów wypoczynkowych w przypadku nietworzenia planu, została przyznana pracodawcy. Nie oznacza to jednak, że ma on w tym zakresie całkowitą swobodę (z wyjątkiem przypadku wskazanego w art. 167¹ k.p., tj. możliwości jednostronnego wysłania pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia umowy o pracę). Pracodawca powinien bowiem, w miarę możliwości, uwzględniać wnioski pracowników, chyba że zakłócałoby to normalny tok pracy w zakładzie.

Nieuwzględnienie wniosku pracownika o urlop nie wymaga uzasadnienia pracodawcy. Jednak przesłanki takiej odmowy nie mogą mieć charakteru dyskryminującego. Za dyskryminującą przesłankę może być uznane np. nieuwzględnienie wniosku pracownika w okresie pokrywającym się z feriami szkolnymi wyłącznie z tej przyczyny, że pracownik nie jest rodzicem i przyznanie w tym zakresie pierwszeństwa ubiegania się o urlop pracownikom, którzy mają dzieci w wieku szkolnym.

Od tej zasady przepisy prawa pracy przewidują jednak wyjątki.

Kiedy wniosek o urlop jest wiążący dla pracodawcy

Pracodawca jest związany wnioskiem o urlop, gdy:

• o urlop ubiega się pracownica bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (dotyczy to także pracownika – ojca wychowującego dziecko lub pracownika – innego członka najbliższej rodziny, o którym mowa w art. 175¹ pkt 3 k.p., który korzysta z urlopu macierzyńskiego),
• urlop ma zostać udzielony pracownikowi młodocianemu, uczęszczającemu do szkoły, w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 k.p.).

Ponadto, pracodawca udziela urlopu w terminie wskazanym przez pracownika, gdy  występuje on o udzielenie tzw. urlopu na żądanie (art. 167² k.p.). Przy czym tutaj obowiązek udzielenia urlopu nie jest bezwzględny – pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy (zob. wyrok SN z 28 października 2009 r., sygn. akt II PK 123/09).

Tworzenie planu urlopów

Wnioski pracowników, będące podstawą tworzenia planu urlopów, powinny precyzyjnie określać terminy planowanego w danym roku kalendarzowym wypoczynku (poprzez wskazanie konkretnych dat). Przy braku precyzji w tym przedmiocie pracodawca może samodzielnie określić ich termin w planie urlopów.

Obowiązujące przepisy prawa pracy nie określają szczegółowych zasad tworzenia planu urlopów, w tym wzoru planu, pozostawiając w tym zakresie znaczną swobodę pracodawcy. Powszechnie obowiązujące regulacje nie określają też terminu sporządzania planu urlopów. Zasadne wydaje się zatem twierdzenie, że powyższe określa pracodawca w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy.

Uwzględniając zasadę, że prawo do urlopu powstaje z 1 stycznia danego roku, słuszne jest założenie, aby plan urlopów został sporządzony przed tym terminem.

Ustalony plan urlopów powinien zostać – zgodnie z art. 163 § 2 k.p. – podany do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. poprzez umieszczenie go na tablicy ogłoszeń czy rozesłanie w lokalnym intranecie. Co do zasady od tego momentu strony stosunku pracy wiążą ustalenia w nim zawarte.

Pismo na potwierdzenie

Na ogół w doktrynie prawa pracy uznaje się, że ustalenie terminu urlopu w obowiązującym u pracodawcy planie urlopów stanowi samoistną podstawę do rozpoczęcia przez pracownika zaplanowanego wypoczynku. Ten pogląd opiera się w głównej mierze na uchwale Sądu Najwyższego z 6 marca 1980 r., stanowiącej zasadę prawną (sygn. akt V PZP 7/79). Sąd Najwyższy wskazał w niej, że „Nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy co najmniej na  miesiąc przed rozpoczęciem urlopu”.

Niemniej jednak przepisy wewnątrzzakładowe mogą przewidywać obowiązek spełnienia w tym przedmiocie dodatkowych warunków, takich jak np. złożenie przez pracownika wniosku urlopowego. Dopuszczalność stosowania takich procedur znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego. Przykładowo w wyroku z 5 września 1979 r. (sygn. akt I PRN 82/79) SN orzekł, że „Plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by  pracownik w konkretnym okresie czasu (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał. Praktycznie zakład pracy wyraża swoją wolę w tym przedmiocie – najczęściej – wydając pracownikowi tzw. kartę urlopową”.

Nieokreślenie tej uzupełniającej przesłanki w aktach zakładowych skutkuje tym, iż pracownik może rozpocząć przygotowania do urlopu (np. dokonać rezerwacji wycieczki) wyłącznie na podstawie sporządzonego planu. Zmiana planów przez pracodawcę i przesunięcie terminu urlopu pracownika na inny niż przewidziany w planie, może w takim przypadku skutkować obciążeniem pracodawcy kosztami poniesionymi przez pracownika, podobnie jak w przypadku odwołania go z urlopu (art. 167 k.p.).

Korekta planu urlopów

Ustalenia dotyczące terminu rozpoczęcia i trwania urlopu wypoczynkowego, zawarte w obowiązującym planie urlopów, mają ten skutek, że wiążą pracodawcę i pracownika. To oznacza, że pracownik powinien rozpocząć urlop w terminie określonym w planie, a pracodawca powinien mu urlopu udzielić.

Wniosek pracownika o przesunięcie ustalonego terminu urlopu powinien zostać umotywowany ważnymi przyczynami. Pracodawca nie jest tym wnioskiem związany i może wymagać, aby pracownik rozpoczął urlop zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami.

Są natomiast sytuacje, w których pracodawca ma obowiązek przesunąć termin wykorzystywania urlopu. Jest tak wtedy, gdy pracownik nie może go rozpocząć z innych przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, w szczególności takich jak:

• czasowa niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlop macierzyński.

Katalog tych przesłanek nie jest zamknięty. To oznacza, że przesunięcie terminu zaplanowanego wcześniej urlopu spowoduje zaistnienie również innych usprawiedliwionych okoliczności uniemożliwiających obecność w pracy.

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić również z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Muszą to jednak uzasadniać jego szczególne potrzeby, gdy nieobecność pracownika w terminie planowanego urlopu spowodowałaby poważne zakłócenie w toku pracy zakładu. O tym, czy zaistniała przyczyna mająca szczególny charakter, decyduje wyłącznie pracodawca. Pracownik nie ma wpływu na tę ocenę. Tym samym na dokonanie takiej zmiany nie jest wymagana zgoda pracownika.

Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy