Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz innych dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników

Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także dokumentacji ZUS i podatkowej. Archiwizowanie powinno być zorganizowane w sposób gwarantujący zachowanie poufności dokumentacji, a także jej integralności, kompletności oraz dostępności. Dokumenty powinny być przechowywane w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. W zależności od rodzaju dokumentów przepisy przewidują różne terminy ich przechowywania.

Okresy przechowywania dokumentów wytwarzanych, ale też pozyskanych przez pracodawcę, w tym akt osobowych, dokumentów związanych z wypłatą wynagrodzeń, dokumentów dotyczących PPK (pracownicze plany kapitałowe), dokumentacji podatkowej, dokumentów ZUS oraz innych dokumentów związanych z zatrudnieniem, wynikają z różnych aktów prawnych, m.in. Kodeksu pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawy o pdof, ustawy o PPK, przepisów dotyczących bhp czy ochrony danych osobowych (RODO).

1. Dokumenty związane z rekrutacją

Okres przechowywania dokumentów związanych z procesem rekrutacji, takich jak CV, listy motywacyjne, wyniki testów rekrutacyjnych czy notatki z rozmów kwalifikacyjnych, nie został określony w Kodeksie pracy.

Jednak zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. e RODO dane osobowe nie mogą być przechowywane dłużej, niż jest to konieczne do celów, dla których są przetwarzane. To oznacza, że po zakończeniu procesu rekrutacji, jeśli nie ma zgody kandydata na dłuższe przechowywanie danych w celach przyszłych rekrutacji, co do zasady dokumenty te powinny być usunięte bez zbędnej zwłoki.

Dodatkowo art. 6 ust. 1 lit. f RODO umożliwia przechowywanie danych przez okres, wprzetwarzanie jest niezbędne do obrony pracodawcy przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi. Może to mieć zastosowanie w przypadku takich roszczeń związanych z procesem rekrutacji jak np. o odszkodowanie za nierówne traktowanie czy dyskryminację podczas nawiązania stosunku pracy. Ponieważ Kodeks pracy przewiduje 3-letni okres przedawnienia, to taki termin może być traktowany jako maksymalny okres przechowywania dokumentów rekrutacyjnych dla celów ochrony przed potencjalnymi roszczeniami. Po ustaniu celu przetwarzania danych pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego usunięcia danych osobowych.