Interpretacja indywidualna z dnia 22 lutego 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-2.4011.1088.2023.2.MR

Obowiązki płatnika z tytułu zwrotu kosztów w ramach podróży służbowych pracownika.

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego we wniosku stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

12 grudnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 12 grudnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika z tytułu zwrotu kosztów w ramach podróży służbowych pracownika. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 12 lutego 2024 r. (wpływ 12 lutego 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Zwracają się Państwo z uprzejmą prośbą o udzielenie pisemnej interpretacji dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika wynikających ze stosowania przepisów wynikających z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy oraz przepisów wynikających z Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych tekst jednolity: Dz. U. 2022 poz. 2647.

U Państwa zwrot kosztów za wykorzystywanie samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych występuje w formie miesięcznego ryczałtu po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego prywatnego samochodu do celów służbowych w danym miesiącu w ramach ustalonego limitu. Ryczałt za używanie przez pracownika prywatnego samochodu wykorzystywanego do celów służbowych przyznawany jest na podstawie umowy cywilnoprawnej, odrębnej od umowy o pracę, zawartej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, w której określony jest miesięczny limit kilometrów. W oświadczeniu pracownik zobowiązany jest wskazać ile dni w danym miesiącu i z jakich powodów nie korzystał z prywatnego samochodu do celów służbowych(choroba, urlop, delegacja, inne). Pracodawca ustala dla pracownika miesięczny ryczałt pieniężny w wysokości z przemnożenia limitu określonego w §4 umowy cywilnoprawnej przez obowiązującą stawkę za 1 km przebiegu. Pracownicy przemieszczają się samochodami prywatnymi w jazdach lokalnych wykonując zadania służbowe na rzecz pracodawcy. Pracodawca jako płatnik stosuje na podstawie Interpretacji Indywidualnej z dnia 1 sierpnia 2016 r. o numerze IPPB4/4511-717/16-2/GF zasadę naliczenia, pobrania i wpłacania do Urzędu Skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od kwoty ryczałtu.