Interpretacja indywidualna z dnia 27 czerwca 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.218.2023.2.MPA

Dotyczy przechowywania dokumentów (faktur sprzedażowych) wyłącznie w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

17 kwietnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 17 kwietnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy przechowywania dokumentów (faktur sprzedażowych) wyłącznie w formie elektronicznej.

W odpowiedzi na wezwanie, uzupełniliście Państwo wniosek pismem z 15 czerwca 2023 r. (data wpływu: 16 czerwca 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Jesteście Państwo spółką prawa handlowego („Spółka”), której głównym przedmiotem działalności jest działalność rachunkowo-księgowa i doradztwo podatkowe (69.20.Z) oraz pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania (70.22.Z). Spółka – ze względu na zakres prowadzonej przez siebie działalności oraz ilość wystawianych w związku z tym faktur sprzedażowych – posługuje się przy wystawianiu tychże faktur programem dostarczanym Państwa przez zewnętrznego dostawcę, który gwarantować ma integralność faktury oraz jej poprawność pod kątem merytorycznym.

W chwili obecnej Spółka posługuje się programem (…) (dalej: „Program”), za pomocą, którego funkcjonalności dokonujecie Państwo rejestracji zdarzeń gospodarczych, w szczególności zaś kompleksowej rejestracji wszelkich zdarzeń księgowych – w tym wystawiania faktur – niezbędnych do zachowania poprawności rozliczeń finansowych, rachunkowych oraz podatkowych. Program pełni jednocześnie funkcje systemu billingowego i księgowego. Proces wystawiania faktur w Programie przebiega następująco.

W pierwszej kolejności faktura jest wystawiana i zatwierdzana w Programie. W momencie zweryfikowania faktury i jej zatwierdzenia zablokowana zostaje możliwość dalszej edycji oraz usunięcia przedmiotowej faktury. Podkreślenia wymaga też, że faktura wystawiana przy pomocy Programu zawiera wszelkie niezbędne elementy faktury, które wymagane są ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zaś z art. 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U.2022.931). Po wystawieniu i zatwierdzeniu faktury w Programie wysyłana jest ona do Państwa kontrahenta, którego dotyczy dostawa towarów lub świadczenie usług. Powyższe rozwiązania, to jest brak możliwości edytowania faktur po ich zatwierdzeniu, jak również fakt, że Program pełni jednocześnie funkcje systemu billingowego oraz księgowego, zapewnia integralność faktur od momentu ich wystawienia i zatwierdzenia. W Programie nie istnieje również możliwość usunięcia faktury po jej zatwierdzeniu poprzez odpowiednie ustawienie blokady na bazach danych. Jednocześnie – w celu zapewnienia merytorycznej poprawności danych – faktury co miesiąc weryfikowane są pod kątem ich poprawności merytorycznej przez Dział Księgowości Spółki na podstawie wygenerowanego zarówno z Programu, za cały miesiąc podlegający weryfikacji. Tak określona kontrola biznesowa, pozwala Spółce na zapewnienie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą, a dostawą towaru.