Artykuł aktualny na dzień 04-11-2024
19.06.2023 Kadry i płace

Od 23 maja 2023 r. zmieniły się zasady sporządzania świadectwa pracy. Pracodawcy są zobowiązani stosować nowy, bardziej rozbudowany formularz. Sprawdź jakie informacje powinien uwzględnić pracodawca wystawiając świadectwo pracy?

Porzucenie pracy przez pracownika – jak wystawić i przekazać pracownikowi świadectwo pracy

Świadectwo pracy 2023 - na jakim wzorze wystawić duplikat świadectwa pracy

Świadectwo pracy – zasady wypełniania po zmianie przepisów

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek taki może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy obejmującego poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano tego dokumentu. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może z własnej inicjatywy wydać świadectwa pracy pracownikowi, jeżeli doszło do rozwiązania z nim stosunku pracy, pomimo że w dalszym ciągu zamierza go zatrudniać na podstawie kolejnej umowy o pracę (art. 97 § 1 i § 11 Kodeksu pracy).

Ważne!

Pracodawca powinien niezwłocznie po rozwiązaniu umowy o pracę wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza zatrudnić go ponownie w ciągu 7 dni od zakończenia stosunku pracy.

Świadectwo pracy zawiera określone w przepisach informacje dotyczące zatrudnienia pracownika, a w szczególności służy kolejnemu z pracodawców do prawidłowego ustalenia uprawnień pracownika. Obowiązek wydania świadectwa pracy jest bezwarunkowy i nie może być uzależniany od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Niewydanie w terminie świadectwa pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym zagrożonym grzywną od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy).

Ważne!

Zawarte w świadectwie pracy informacje służą kolejnemu pracodawcy do prawidłowego ustalenia uprawnień pracownika.

1. Data wystawienia świadectwa pracy

W tym miejscu świadectwa pracy umieszczamy datę przygotowania dokumentu i miejscowość, w której został on sporządzony. Trzeba podkreślić, że nie chodzi tu o datę i miejsce doręczenia pracownikowi dokumentu, ale o datę i miejsce jego faktycznego sporządzenia.

Przykład

Pracownica była zatrudniona w sklepie ogrodniczym w Radomiu, ale dokumenty pracownicze przygotowuje centrala firmy w Warszawie. Jako miejscowość wydania świadectwa pracy podajemy więc Warszawę. Pracownica odebrała dokument 5 czerwca 2023 r., jednak został on przygotowany 31 maja 2023 r. Zatem w świadectwie pracy należy podać jako datę wystawienia tego dokumentu 31 maja 2023 r.

2. Dane pracodawcy

W lewym górnym rogu świadectwa podajemy dane pracodawcy. Obecnie istnieje możliwość podania numeru NIP pracodawcy zamiast jego numeru REGON-PKD. Do pracodawcy należy wybór, który z tych numerów poda w świadectwie pracy. 

3. Okres zatrudnienia pracownika

W tym miejscu świadectwa pracy podajemy okres zatrudnienia pracownika – wskazując jego datę początkową i końcową. W przypadku kilku kolejnych umów o pracę zawieranych bezpośrednio po sobie wskazujemy jeden okres zatrudnienia obejmujący te wszystkie umowy.  

Przykład

Pracownica była zatrudniona na podstawie kilku kolejnych umów. Najpierw na podstawie umowy na okres próbny od 1 kwietnia 2021 r. do 30 czerwca 2021 r. Następnie zawarto z nią umowę na czas określony od 1 lipca 2021 r. do 31 grudnia 2021 r. Kolejną umowę zawarto z pracownicą na okres od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2023 r. Wskutek rozwiązania umowy za porozumieniem stron umowa ta uległa rozwiązaniu 30 czerwca 2023 r. Pracownica nie żądała wydania świadectwa pracy za pierwszy i drugi okres zatrudnienia – choć miała do tego prawo. Pracodawca nie musiał więc wydawać tego dokumentu. W świadectwie pracy został wykazany jeden okres zatrudnienia, tj. od 1 kwietnia 2021 r. do 30 czerwca 2023 r.

W przypadku przejęcia pracownika w trybie art. 231 Kodeksu pracy przez innego pracodawcę w świadectwie pracy trzeba podać cały okres zatrudnienia, jeśli do rozwiązania umowy dojdzie po okresie pracy u nowego pracodawcy. W świadectwie wskazujemy okres zatrudnienia zarówno przed przejściem pracownika do innego zakładu, jak i po jego przejęciu. 

W tej części świadectwa znajduje się też pole na wskazanie wymiaru czasu pracy. Jeżeli pracownica świadczyła pracę np. na 3/4 etatu przez pierwsze pół roku, a potem pracowała na pełny etat, do świadectwa wpisujemy, że od 1 stycznia 2022 r. do 30 czerwca 2022 r. była zatrudniona na 3/4 wymiaru, a od 1 lipca 2022 r. do 30 września 2022 r. w pełnym wymiarze.

ikona kłódki
Treści dostępne dla abonentów IFK Platformy Księgowych i Kadrowych

Już dziś zamów dostęp
do IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

  • Codzienne aktualności prawne
  • Porady i artykuły z najpopularniejszych czasopism INFOR wraz z bieżącymi wydaniami
  • Bogatą bibliotekę materiałów wideo
  • Merytoryczne dodatki, ściągi, plakaty
Kup dostęp
Powiązane dokumenty
ikona zobacz najnowsze Dokumenty podobne