Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza rozbudowany mechanizm nadawania uprawnień, który pozwala podatnikom i podmiotom współpracującym elastycznie zarządzać dostępem do faktur. Od standardowego modelu, w którym podatnik sam decyduje o zakresie uprawnień, po rozwiązania dedykowane biurom rachunkowym z opcją nadawania uprawnień pośrednich oraz model wykorzystujący identyfikator wewnętrzny dla oddziałów

KSeF to znacznie więcej niż zmiana przepisów – to realna zmiana sposobu pracy z fakturami. Nowe regulacje wymagają od przedsiębiorców i jednostek sektora publicznego odpowiedniego przygotowania prawnego, organizacyjnego i technicznego. Znajomość zasad działania systemu, reguł nadawania uprawnień oraz dostosowanie procedur i systemów finansowo-księgowych to klucz do bezpiecznego wdrożenia e-fakturowania

Z dniem 1 lutego 2026 r. został uchylony art. 106na ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), co oznacza, że otrzymywanie e-faktur nie wymaga już akceptacji odbiorcy. Faktura wystawiona w KSeF, która została przyjęta do systemu i otrzymała numer KSeF, jest automatycznie dostępna po stronie nabywcy, o ile w dokumencie został uwzględniony jego identyfikator

Przygotowane na podstawie aktów prawnych opublikowanych od 12 grudnia 2025 r. do 18 stycznia 2026 r.

Ministerstwo Finansów przypomina o zaplanowanej przerwie technicznej systemu KSeF 1.0, obejmującej także Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), która potrwa od 26 do 31 stycznia 2026 r. W czasie przerwy technicznej będzie dostępna możliwość wnioskowania o uprawnienia podstawowe za pomocą formularza ZAW-FA. Nadawanie nowych uprawnień oraz składanie wniosków o certyfikaty zostanie wznowione od 1 lutego

Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla największych przedsiębiorców, a od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych firm. W związku z tym coraz większego znaczenia nabierają zasady nadawania i zarządzania uprawnieniami w systemie. KSeF jest oparty na modelu poświadczeń, tzn. wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Poza podatnikiem w systemie

Wraz z obowiązkowym wdrożeniem KSeF przedsiębiorcy muszą pamiętać nie tylko o prawidłowym wystawianiu faktur ustrukturyzowanych, ale także o zasadach ich wizualizacji. Wizualizacja, czyli prezentacja faktury w formie czytelnej dla odbiorcy (plik pdf lub wydruk), będzie konieczna w określonych przypadkach – zwłaszcza przy transakcjach z podmiotami zagranicznymi lub osobami fizycznymi. Ministerstwo Finansów

Od 1 lutego 2026 r. zasadą będzie doręczanie faktur ustrukturyzowanych lub wystawionych w trybie offline24 kupującemu za pomocą KSeF. Obowiązek odbioru faktur w KSeF obejmie wszystkich podatników, także tych, którzy są jeszcze zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur w KSeF do końca marca 2026 r. Jeżeli sprzedawca będzie miał obowiązek wystawiania faktur w KSeF, to odbiorca faktury, który jest podatnikiem

Aby uzyskać dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik lub inna osoba uprawniona musi uwierzytelnić się w systemie. Metoda uwierzytelnienia zależy od formy prawnej podmiotu. Obok tradycyjnych rozwiązań w postaci kwalifikowanego podpisu czy pieczęci elektronicznej, przepisy wskazują na możliwość wykorzystania systemów identyfikacji elektronicznej oraz certyfikatów KSeF. Tymczasowo, przez cały 2026

W związku z przygotowaniami do uruchomienia KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów przypomina o zmianie adresów środowisk KSeF. Zmiana dotyczy jedynie technicznej aktualizacji adresów usług i nie wpływa na sposób działania interfejsów API. Wszystkie dotychczasowe adresy pozostaną aktywne w okresie przejściowym, aby umożliwić integratorom stopniowe przełączenie systemów na nową adresację.

Już mniej niż trzy tygodnie pozostało do dnia, od którego wejdzie w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Trudności sprawi to, że z powodu licznych odroczeń i braku sankcji za niestosowanie Krajowego Systemu e-Faktur w 2026 r. równolegle będą funkcjonowały różne typy faktur. W związku z tym konieczne jest podjęcie odpowiednich działań zarówno przez księgowych, jak i samych podatników

Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF przedsiębiorcy zyskają nowe narzędzie do zarządzania dostępem do firmowych dokumentów – identyfikator wewnętrzny jednostki, czyli IDWew. Mechanizm ten umożliwia przypisanie faktur do konkretnej jednostki organizacyjnej, zapewniając jednocześnie dostęp do dokumentów w KSeF wyłącznie osobom upoważnionym. Dzięki temu struktura uprawnień w KSeF może odzwierciedlać

Zainteresowanie Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) gwałtownie rośnie wraz ze zbliżającym się terminem wdrożenia systemu od lutego. Jak wynika z najnowszej analizy Instytutu Monitorowania Mediów (IMM), w porównaniu z listopadem liczba publikacji o KSeF wzrosła w grudniu o 45% w mediach społecznościowych oraz o 30% w mediach klasycznych.

Od 1 lutego 2026 r. zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF), wprowadzający obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Nowe regulacje obejmą wszystkich podatników VAT – zarówno czynnych, jak i zwolnionych – przy czym wdrożenie systemu będzie odbywać się etapowo. Jednocześnie, zgodnie z nowymi przepisami, w 2026 r. przedsiębiorcy nie będą karani za nieprzystąpienie do KSeF lub błędy

W 2026 r. podatnicy, których miesięczna wartość sprzedaży brutto udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 000 zł, będą mogli wystawiać faktury poza KSeF – na dotychczasowych zasadach. Do limitu nie będzie wliczana wartość faktur wystawionych przy użyciu kas rejestrujących, ani wartość paragonów fiskalnych do 450 zł uznanych za faktury uproszczone. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, które faktury należy

Od 1 lutego 2026 r. większość podatników będzie zobowiązana do wystawiania faktur wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Mikroprzedsiębiorcy oraz podatnicy korzystający z kas rejestrujących otrzymali jednak dodatkowy czas na dostosowanie się do nowych przepisów. Do końca 2026 r. będą mogli nadal wystawiać faktury poza systemem – w formie papierowej lub elektronicznej – pod warunkiem

Ministerstwo Finansów rozpoczęło konsultacje projektu objaśnień podatkowych dotyczących zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD) na terytorium kraju dla potrzeb wystawiania faktur przy użyciu KSeF. Uwagi i opinie można przesyłać do 14 stycznia 2026 r.

MF przypomniało, że do końca stycznia 2026 r. podatnicy powinni korzystać ze wzoru zawiadomienia ZAW-FA (2) w sprawach związanych z nadaniem lub odebraniem uprawnień do Krajowego Systemu e-Faktur. Ponadto od 2026 r. nie złożymy ZAW-FA przez ePUAP. Wersja (3) zawiadomienia będzie obowiązywała dopiero od 1 lutego 2026 r.

Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów od 1 stycznia br. udostępniono w e-Urzędzie Skarbowym możliwość zgłoszenia zamiaru wystawiania i przesyłania do KSeF 2.0 faktur z załącznikiem. Wystawianie i przesyłanie do KSeF 2.0 faktur z załącznikiem będzie możliwe po złożeniu przez podatnika odpowiedniego zgłoszenia. Zgłoszenia będą realizowane maksymalnie w ciągu 3 dni roboczych.

W Dzienniku Ustaw (poz. 1740) opublikowano rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (dalej: rozporządzenie).

W Dzienniku Ustaw (poz. 1815) opublikowano rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

O tym, czym będzie załącznik do faktury w KSeF oraz kiedy nie będzie warto go dodawać opowiada nasz ekspert w wideoporadzie. Zapraszamy do obejrzenia krótkiego wideo.