Sprzedaż rozliczana w procedurze VAT marża podlega szczególnym zasadom dokumentowania i ewidencjonowania. Nie została jednak wyłączona z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co oznacza, że co do zasady stosuje się do niej takie same reguły jak do pozostałych transakcji. W artykule omawiamy, kiedy faktury VAT marża trzeba wystawiać w KSeF, jakie wyjątki i limity mogą mieć zastosowanie oraz jak prawidłowo

Podatnicy mogą spodziewać się kolejnych usprawnień w kontaktach z administracją skarbową. W ramach realizowanego planu informatyzacji na lata 2024–2028, Krajowa Administracja Skarbowa zapowiada nowe e-usługi, które mają na celu uproszczenie i przyspieszenie obsługi podatkowej. Wśród zmian planowanych na III i IV kwartał 2026 roku znajdują się m.in. nowe formularze w e-Urzędzie Skarbowym, rozbudowa

Śmierć przedsiębiorcy blokuje możliwość logowania do KSeF przy wykorzystaniu danych uwierzytelniających zmarłego, ale nie oznacza automatycznego wygaśnięcia uprawnień wcześniej nadanych innym użytkownikom. W praktyce o dalszym dostępie do faktur i możliwości korzystania z systemu decydują nadane wcześniej uprawnienia. W przypadku przedsiębiorstwa w spadku dostęp do KSeF może zapewnić zarządca sukcesyjny

Po dosłaniu przez sprzedawcę faktury do KSeF nabywca nie musi korygować odliczonego VAT na podstawie faktury papierowej lub elektronicznej. Nie ma również obowiązku zmiany oznaczenia faktury z kodu BFK na numer KSeF.

Fiskus zmienił zdanie. Teraz uważa, że wizualizacja faktury, np. wydruk w formacie PDF, może się różnić od dokumentu, który jest w KSeF. Ale nie wszystkie różnice są dozwolone

Spółka będąca czynnym podatnikiem VAT prowadzi działalność handlowo-usługową i od 1 lutego 2026 r. składa pliki JPK_V7 według nowych zasad dotyczących oznaczeń dokumentów związanych z Krajowym Systemem e-Faktur. W praktyce spółka ujmuje w ewidencji VAT m.in.: paragony fiskalne z NIP nabywcy do kwoty 450 zł, dokumentujące zakup paliwa i materiałów eksploatacyjnych, paragony za przejazdy płatnymi autostradami

Wystawienie faktury w KSeF stanowi jedynie pierwszy etap rozliczenia sprzedaży na rzecz kontrahenta zagranicznego. W praktyce, w większości przypadków, konieczne jest również jej udostępnienie poza systemem - w formie uzgodnionej z odbiorcą, np. jako plik PDF lub dokument papierowy. Każda faktura przekazywana poza KSeF musi zostać oznaczona kodem QR, umożliwiającym dostęp do dokumentu oraz jego weryfikację

W firmie faktury za zakup towarów księgowane są na podstawie zamówień oraz dokumentów przyjęcia towaru do magazynu (PZ). Obecnie datą przyjęcia faktury do rejestru VAT jest data przyjęcia towaru wynikająca z dokumentu PZ. Zdarzają się jednak sytuacje, w których osoba odpowiedzialna za sporządzenie dokumentu PZ przebywa w delegacji lub na urlopie, w związku z czym dokument ten wystawiany jest z opóźnieniem

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF zmieniło nie tylko techniczny sposób wystawiania faktur, ale również organizację współpracy między klientem a biurem rachunkowym. Szczególne znaczenie mają klauzule regulujące sposób przekazywania danych, proces akceptacji faktur sprzedażowych i zakupowych oraz podział odpowiedzialności między stronami, a także postanowienia dotyczące działania w sytuacjach awaryjnych

Sprzedaż zwolniona z VAT może być dokumentowana rachunkiem niebędącym fakturą, który nie podlega obowiązkowi przesyłania przez KSeF. Odmienne stanowisko — nakazujące dokumentowanie takiej sprzedaży fakturą, a nie rachunkiem — zajmują jednak Ministerstwo Finansów oraz organy podatkowe, co powoduje, że wybór metody dokumentowania wiąże się z ryzykiem prawnym.

Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej pełni funkcję pomocniczą wobec dokumentu zapisanego w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) i nie ma statusu odrębnego dokumentu podatkowego. Nie oznacza to jednak dowolności w jej przygotowaniu – warunkiem prawidłowego posługiwania się wizualizacją jest jej pełna zgodność z danymi zapisanymi w systemie. W przeciwnym razie może nie tylko wprowadzać odbiorców w błąd

W Krajowym Systemie e-Faktur pojęcie „otrzymania faktury" nabiera nowego znaczenia i nie zawsze odpowiada momentowi jej fizycznego przekazania nabywcy. Co do zasady decydujące znaczenie ma data przydzielenia fakturze numeru identyfikującego w KSeF. To właśnie ten moment umożliwia nabywcy skorzystanie z prawa do odliczenia podatku VAT, o ile spełnione są pozostałe warunki ustawowe.

Faktura ustrukturyzowana funkcjonuje przede wszystkim jako plik danych, jednak jej wizualna prezentacja nadal odgrywa istotną rolę. Obejrzyj, co na ten temat mówi nasza ekspertka w wideoporadzie.

Obowiązkowy KSeF zmienił sposób obiegu faktur, ale nie zmienił podstawowej zasady odpowiedzialności za rozliczenia podatkowe. Nawet jeśli przedsiębiorca korzysta z usług biura rachunkowego, to wobec fiskusa nadal odpowiada za prawidłowość ewidencji i deklaracji VAT. Szczególne znaczenie ma to w przypadku faktur, które trafiły do KSeF, lecz nie zostały pobrane i uwzględnione w rozliczeniach.

W KSeF można stosować procedurę samofakturowania, czyli wystawiania faktur przez nabywcę w imieniu sprzedawcy. Należy jednak pamiętać, że obowiązujące zasady zależą od statusu stron transakcji. Kluczowe jest, czy nabywca posiada polski NIP lub numer VAT UE. W praktyce oznacza to, że część faktur wystawianych w ramach samofakturowania trafi do KSeF, a część pozostanie poza systemem.

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur nie zmieniło zasad korygowania faktur, jednak w praktyce – z przyczyn technicznych – pojawiła się konieczność wystawiania faktur korygujących „do zera” i wygenerowania nowego dokumentu. Dotyczy to sytuacji gdy dokonana przez podatnika sprzedaż udokumentowana została fakturą ze wskazaniem niewłaściwego NIP nabywcy. Ministerstwo Finansów wyjaśniło

Przedsiębiorcy pozytywnie oceniają pierwsze miesiące działania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Firmy chwalą automatyzację i dostęp do danych, ale jednocześnie zgłaszają konkretne problemy i postulaty zmian, które mają ułatwić codzienną pracę. Wśród najczęściej wskazywanych pojawiają się m.in. korekty zbiorcze, dostępność platformy w języku angielskim, czy wydłużenie terminu na wysyłkę faktury do

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF od 1 lutego 2026 r. oznacza, że co do zasady korekta faktury powinna trafić do systemu w tym samym trybie co faktura pierwotna. Jednak ustawa o VAT oraz przepisy wykonawcze przewidują wyjątki, w których faktura korygująca może pozostać poza systemem.

Przygotowane na podstawie aktów prawnych opublikowanych do 18 czerwca 2026 r.

Wraz z uruchomieniem KSeF firmy muszą liczyć się z pojawianiem się w systemie faktur, które nie dotyczą ich działalności — od prywatnych zakupów pracowników, przez omyłkowe dokumenty, po faktury scamowe. Podatnicy mogą zgłaszać takie przypadki do administracji skarbowej za pośrednictwem Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, a uprawnienie w tym zakresie przysługuje odbiorcy posiadającemu dostęp do danego dokumentu