Rozliczanie podróży służbowych - praktyczne problemy

Podróż służbowa to wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika (art. 77⁵ Kodeksu pracy).

O tym, czy zachodzi konieczność odbycia podróży służbowej, decyduje jeden z elementów umowy o pracę - miejsce wykonywania pracy. Miejscem wykonywania pracy może być zarówno siedziba pracodawcy, jak i inne wskazane w umowie miejsce, gdzie na co dzień pracownik pełni swoje obowiązki. Może to być konkretny adres lub pewien obszar geograficzny, obejmujący np. całą gminę, województwo, bądź kilka miejscowości - w przypadku pracowników, których charakter pracy wymaga przejazdów z miejsca na miejsce. Wówczas poruszanie się po tym określonym terenie (lokalnie) nie stanowi podróży służbowej. Dopiero gdy pracownik na podstawie polecenia pracodawcy przekroczy dany obszar działania (np. jednostkę administracyjną, oznaczoną miejscowość) i uda się do innej miejscowości, taką podróż należy zakwalifikować jako służbową, z konsekwencjami w postaci wypłaty należności z tego tytułu. Generalnie więc, by prawidłowo ustalić charakter wyjazdów, należy kierować się postanowieniami umowy o pracę w zakresie miejsca wypełniania przez pracownika codziennych czynności. Im dokładniej jest ono opisane, tym łatwiej rozgraniczać delegacje i jazdy lokalne.

PRZYKŁAD

W umowie o pracę pracownik ma wskazane jako miejsce wykonywania pracy Trójmiasto (Gdańsk, Sopot, Gdynia). Podróż służbową odbędzie, jeżeli uda się na polecenie pracodawcy do miejsca wykraczającego poza granice Trójmiasta, np. do Tczewa, Torunia czy Szczecina. Natomiast przejazdy między Gdańskiem, Gdynią czy Sopotem nie stanowią podróży służbowej.