Bilans 2012. Inwentaryzacja rozrachunków drogą potwierdzania sald

● aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki (w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej),

● należności (w tym udzielone pożyczki), z wyjątkiem:

- należności spornych i wątpliwych,

- należności od osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej,

- należności od kontrahentów, którzy prowadzą działalność gospodarczą, ale nie prowadzą ksiąg rachunkowych,

- rozrachunków z tytułów publicznoprawnych,

- innych należności, gdy uzgodnienie salda z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe,

● powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

Uzgadnianie rozrachunków drogą potwierdzenia sald nie jest wolne od wątpliwości i problemów, na które odpowiadamy w tym opracowaniu.

1. Kto powinien wystąpić o potwierdzenie salda

Z inicjatywą uzgodnienia rozrachunków, w myśl ustawy o rachunkowości, występuje zawsze wierzyciel (a więc jednostka, która ma należność). Dobry obyczaj nakazuje, by dłużnik (tj. jednostka posiadająca zobowiązanie) odpowiedział na pismo wierzyciela, potwierdzając swoje zobowiązania bądź wnosząc zastrzeżenia co do ich wysokości (wskazując różnicę albo proponując uzgodnienie). Należy jednak zauważyć, że dłużnik nie jest prawnie zobowiązany (nie można prawnie zmusić go) do udzielenia odpowiedzi na otrzymane od wierzyciela pismo-prośbę o uzgodnienie salda.

Ustawa o rachunkowości nie nakłada także obowiązku występowania przez dłużnika z inicjatywą inwentaryzowania sald zobowiązań.

2. Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację należności drogą potwierdzenia sald

Ustawa o rachunkowości (art. 26 uor) nakazuje, by inwentaryzację należności przeprowadzić na ostatni dzień roku obrotowego. Termin uznaje się za dochowany, jeżeli inwentaryzację należności rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku. W praktyce oznacza to, że jednostka, której koniec roku obrotowego przypada na 31 grudnia, może wysyłać pismo o potwierdzenie salda na wybrany przez siebie dzień przypadający między 1 października a 15 stycznia.