Święta w firmie - jak rozliczyć obdarowanych pracowników i osoby wykonujące umowy cywilnoprawne

Pracodawca może obdarować zatrudnione osoby zarówno gotówką, jak i przekazać im świadczenia niepieniężne. Zatrudniony może też współfinansować koszt świątecznych prezentów.

Świadczenia z funduszu socjalnego

Pracodawcy, którzy tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, najczęściej z jego środków finansują prezenty świąteczne dla zatrudnionych osób. Zasoby finansowe funduszu powinny być jednak wydatkowane i przeznaczane zgodnie z postanowieniami regulaminu funduszu, który jednocześnie musi być zgodny z ustawą o zfśs. Najczęściej środki funduszu pracodawca przekazuje m.in. na zapomogi, zakup bonów towarowych, paczek ze słodyczami lub z artykułami spożywczymi czy karty przedpłacone. Zasadniczo ze środków funduszu można sfinansować każdy rodzaj wsparcia zarówno pieniężnego, jak i rzeczowego, którego wartość można zróżnicować wykorzystując kryteria socjalne (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs). Oznacza to, że środki zfśs powinny być kierowane przede wszystkim do osób znajdujących się w najtrudniejszej sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej. Przyznając świadczenia ulgowe konieczne jest zatem każdorazowe rozpatrywanie sytuacji np. pracownika i jego rodziny. Nie wolno kierować się zasadą "wszystkim po równo". Przykładowo, na wyższe świadczenia może liczyć pracownik, który ma wielodzietną rodzinę lub którego dochód przypadający na członka rodziny jest niższy niż pozostałych osób uprawnionych do korzystania z funduszu.

W sferze działalności socjalnej mieści się również finansowanie świadczeń i usług nieulgowych, co do których nie ma potrzeby stosowania kryteriów socjalnych, a tym samym wszystkie osoby uprawnione do korzystania z funduszu mają do nich dostęp na równych prawach i nie muszą składać indywidualnych wniosków, aby otrzymać wsparcie (wyrok Sądu Najwyższego z 23 października 2008 r., II PK 74/08, OSNP 2010/7-8/88). Działalność socjalna nie ogranicza się zatem wyłącznie do ulgowych usług i świadczeń (art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs). Wśród nieulgowych świadczeń, które spełniają przesłanki działalności rekreacyjno-wypoczynkowej, należy wymienić np. pikniki i wycieczki zakładowe, spotkania okolicznościowe. Szczególnie spotkania opłatkowe z okazji świąt Bożego Narodzenia czy noworoczne można zaliczyć do takich, przy których trudno stosować jakiekolwiek kryteria socjalne. Do spotkania wigilijnego są bowiem zapraszani wszyscy pracownicy, bez rozpatrywania statusu materialnego każdego z jego uczestników.

WAŻNE!

Pracodawca może sfinansować z zfśs świadczenia nieulgowe, których przekazanie nie wymaga stosowania kryterium socjalnego.

Minister Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację nr 48 z 15 grudnia 2011 r. dotyczącą problemów interpretacyjnych ustawy o zfśs, stwierdził, że: "(...) działalność socjalna finansowana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych obejmuje usługi i świadczenia wymienione w art. 2 pkt 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Analiza przepisów ustawy o zfśs, w szczególności art. 8 nakazującego uwzględnianie w regulaminie zfśs wyłącznie socjalnych kryteriów przy stanowieniu zakładowych zasad przyznawania ulgowych usług i świadczeń socjalnych, wskazuje, iż we wszystkich przypadkach użycia środków funduszu na dofinansowanie konkretnej usługi lub świadczenia (ulgowe usługi i świadczenia) stosuje się kryteria socjalne. Skutkuje to koniecznością różnicowania wysokości dopłat z funduszu. Natomiast przepisy ww. ustawy nie wymagają stosowania kryteriów socjalnych w odniesieniu do nieulgowych usług i świadczeń, za które osoby korzystające pokrywają całkowity koszt poniesiony przez pracodawcę z funduszu w ramach działalności socjalnej (art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o zfśs) (...)".

Takie stanowisko w zakresie świadczeń nieulgowych jest jednak wątpliwe. Działalność socjalna zdefiniowana w art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs nie obejmuje wyłącznie usług i świadczeń ulgowych, a tylko do nich należy stosować kryteria socjalne. W regulaminie funduszu określa się zarówno zakres ulgowych świadczeń (usług), co do których obowiązują przesłanki socjalno-bytowe, jak i zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej, czyli w tym także na działalność polegającą na świadczeniu usług nieulgowych (art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs). Gdyby zatem uznać, że usługi nieulgowe muszą być pokrywane w całości przez osobę uprawnioną, np. pracownika, to nie może być mowy o powstaniu przychodu po jego stronie. W konsekwencji bowiem sam sfinansowałby dane świadczenie, niczego nie zyskując od pracodawcy. Nie ma wówczas potrzeby rozpatrywać kwestii opodatkowania czy oskładkowania takich świadczeń.

Obie kategorie udzielanych świadczeń (usług), tj. ulgowe - udzielane z zastosowaniem kryteriów socjalnych oraz nieulgowe - skierowane w tej samej wartości do wszystkich osób, powinny być zapisane w regulaminie funduszu socjalnego. Należy wówczas uznać, że są one przyznawane zgodnie z ustawą o zfśs, co ma znaczenie dla celów podatkowo-składkowych.

Przyznawanie świadczeń z zfśs

Świadczenia z innych funduszy oraz ze środków obrotowych

Pracodawcy, którzy nie posiadają zfśs lub nie chcą stosować kryteriów socjalnych przy przekazywaniu świadczeń na święta, mogą wygospodarować na ten cel środki bieżące. Wówczas mają pełną dowolność przy udzielaniu świadczeń i wyborze ich rodzaju. Zatem pracodawca może np. wypłacić premie świąteczne obok wynagrodzenia, rozdać bony o jednakowej wartości czy wręczyć pracownikom drobne upominki. Może również zorganizować przyjęcie wigilijne. Bez znaczenia jest, czy zrobi to we własnym zakresie czy wynajmie zewnętrzną firmę cateringową albo zaprosi pracowników i innych gości do podmiotu specjalizującego się w tego rodzaju usługach.

Zdarza się, że firmy nie tworzą zfśs na podstawie ustawy o zfśs, ale posiadają swój własny fundusz socjalno-bytowy powołany na mocy wewnętrznych przepisów, np. układu zbiorowego pracy. Taki fundusz działa wówczas według zasad ustalonych przez pracodawcę w porozumieniu ze związkami zawodowymi, jeśli takie działają w zakładzie. Związki zawodowe mogą wydzielić także część swoich funduszy na pomoc świąteczną dla swoich członków.

Prezenty dla zleceniobiorców (wykonawców)

Jeżeli obdarowanym jest zleceniobiorca czy wykonawca umowy o dzieło, to taka osoba również osiąga przychód, ale ze źródła, jakim jest działalność wykonywana osobiście (art. 13 pkt 8 updof). Nie można bowiem ograniczać pojęcia przychodu z tego źródła tylko do wynagrodzenia. Dlatego do przychodów z działalności wykonywanej osobiście zalicza się zarówno wynagrodzenie, jak i inne świadczenia przekazane w związku z łączącym strony stosunkiem cywilnoprawnym. W odniesieniu do zleceniobiorców (wykonawców dzieła) nie przewidziano żadnego zwolnienia z podatku dochodowego, nawet jeśli świadczenie pochodzi z zfśs. Całe świadczenie należy zsumować z pozostałym przychodem z tytułu wykonywania zlecenia (dzieła) i od dochodu pobrać podatek.

Adam P. pracuje na kontrakcie menedżerskim zawartym w formie umowy zlecenia. Z kontraktu otrzymuje 12 000 zł miesięcznie. Podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalno-rentowym oraz zdrowotnemu i dobrowolnie chorobowemu. W październiku br. przekroczył roczną podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych. W grudniu otrzymał kartę upominkową pre-paid z limitem 5000 zł, sfinansowaną ze środków obrotowych firmy. Jego przychód należy rozliczyć następująco:

● ustalić podstawę wymiaru składki chorobowej i jej wysokość:

12 000 zł + 5000 zł = 17 000 zł,

17 000 zł x 2,45% = 416,50 zł,

● ustalić podstawę wymiaru składki zdrowotnej: 17 000 zł - 416,50 zł = 16 583,50 zł,

● ustalić wysokość składki zdrowotnej:

do przekazania do ZUS: 16 583,50 zł x 9% = 1492,52 zł,

do odliczenia od podatku: 16 583,50 zł x 7,75% = 1285,22 zł,

● ustalić podstawę opodatkowania: 17 000 zł - 416,50 zł - 3316,70 zł = 13 266,80 zł, po zaokrągleniu 13 267 zł,

● ustalić wysokość zaliczki na podatek: 13 267 zł x 18% - 1285,22 zł = 1102,84 zł, po zaokrągleniu 1103 zł,

● ustalić wysokość kwoty do wypłaty: 12 000 zł - 416,50 zł - 1492,52 zł - 1103 zł = 8987,98 zł.

Prezenty dla byłych pracowników

Byli pracownicy - emeryci (renciści), którzy zostali włączeni do kręgu osób objętych opieką byłego pracodawcy i otrzymali świąteczne podarunki, uzyskują przychód, przy czym jest on zwolniony z opodatkowania do rocznej kwoty 2280 zł (art. 21 ust. 1 pkt 38 updof). Zwolnienie to dotyczy różnego rodzaju świadczeń. Po przekroczeniu rocznego limitu, od nadwyżki pracodawca ma obowiązek pobrać 10% zryczałtowany podatek dochodowy. Jest on naliczany bezpośrednio od przychodu, bez stosowania kosztów uzyskania przychodów. Przychodu opodatkowanego podatkiem ryczałtowym nie należy łączyć z pozostałymi przychodami opodatkowanymi na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej. Należy pamiętać, że jeżeli przedmiotem świadczenia na rzecz emeryta (rencisty) nie są pieniądze, to podatnik jest zobowiązany wpłacić płatnikowi kwotę należnego zryczałtowanego podatku przed udostępnieniem świadczenia (art. 41 ust. 7 updof).

Były pracownik gazowni Kazimierz J. jest obecnie rencistą. Przed świętami otrzymał od byłego pracodawcy zapomogę pieniężną w kwocie 500 zł. W lipcu br. otrzymał dofinansowanie do pobytu w sanatorium w wysokości 2000 zł. Łączna wartość świadczeń przekroczyła roczny limit o 220 zł (2500 zł - 2280 zł). Od nadwyżki pracodawca musi naliczyć podatek zryczałtowany w kwocie 22 zł (220 zł x 10%). Kazimierzowi J. wypłacono zapomogę w wysokości 478 zł (pomniejszonej o pobrany podatek ryczałtowy).

Udział w świątecznym spotkaniu

Pracownicy lub osoby zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy, uczestniczące w świątecznym przyjęciu zorganizowanym przez pracodawcę, osiągają przychód bez względu na to, czy pracodawca skalkulował koszt na osobę czy płatność przypadła ryczałtowo, niezależnie od liczby osób. Opłata zryczałtowana nie stanowi przeszkody w rozpoznaniu przychodu. Tak wynika z interpretacji organów skarbowych. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 24 stycznia 2012 r. (sygn. IBPBII/1/415-907/11/HK) stwierdził, że przykładem nieodpłatnego (częściowo odpłatnego) świadczenia jest uczestnictwo w imprezie okolicznościowej, jaką jest wigilia pracowników. Firma zamierzała zlecić przygotowanie poczęstunku zewnętrznej firmie cateringowej, w formie szwedzkiego stołu, na terenie zakładu pracy bądź w restauracji. Za wykonaną usługę na podstawie faktury miała zapłacić w całości ze środków obrotowych. Koszt przygotowania wszystkich posiłków został ustalony jako jedna zryczałtowana kwota. Udział pracowników był dobrowolny, ale zaproszeni byli wszyscy, tzn. powiadomieni o spotkaniu. Organ podatkowy wyjaśnił, że pracodawca powinien doliczyć wartość otrzymanego świadczenia do globalnej kwoty przychodu i opodatkować dochód z tego tytułu według ogólnych zasad (określonych w art. 32 updof). Przychód powstaje bowiem w momencie otrzymania nieodpłatnego świadczenia, przy czym "otrzymanie" oznacza "dostać coś w darze", "dostać coś, co się należy, na co się zasługuje lub do czego się dąży" (Słownik Języka Polskiego, PWN). Dlatego pracownik otrzyma nieodpłatne świadczenie o określonej wartości w związku z przyjściem na spotkanie wigilijne bez względu na to, czy następnie będzie konsumował posiłki oraz napoje i ewentualnie w jakim stopniu. Nieodpłatnym świadczeniem nie są bowiem poszczególne atrakcje dostępne w ramach danej imprezy (jak posiłki czy napoje), ale bezpłatny udział w zorganizowanej imprezie. Otrzymanie a skonsumowanie to odrębne pojęcia. Aby coś skonsumować ("zjeść", "wykorzystać", "zrobić z czegoś użytek"), trzeba najpierw to otrzymać. Organ podsumował, że pracodawca powinien ustalić wartość świadczenia, jaka podlega doliczeniu do przychodu danego pracownika, dzieląc łączną kwotę wynikającą z faktury za zorganizowanie imprezy okolicznościowej przez liczbę osób zaproszonych, biorących w niej udział, a następnie tak ustaloną cenę jednostkową przypisać osobom uczestniczącym w tej imprezie. Pracodawca powinien więc zadbać o sporządzenie listy osób, które faktycznie przybyły na spotkanie, i w ten sposób ustalić wysokość przychodu przypadającą na każdą osobę.

Choć takie szacowanie przychodu (hipotetycznego) na podstawie metod matematycznych, a więc w sytuacji, gdy nie jest możliwe przypisanie danej osobie realnego przysporzenia, nie jest zgodne z prawem podatkowym, to jednak ugruntowało się zarówno w interpretacjach organów podatkowych, jak i ministerstwa finansów. Orzecznictwo w tym zakresie też nie jest jednolite, nie jest więc brane pod uwagę przez fiskusa.

Podatek dochodowy od świątecznych podarunków

Zasadniczo opodatkowaniu podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem zwolnionych z podatku oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. U pracownika czy zleceniobiorcy przychód powstaje w każdym przypadku, w którym osoba ta uzyskuje realną korzyść.

Do przychodów ze stosunku pracy pracownika zalicza się także wartość świadczeń ponoszonych na rzecz członków jego rodziny. Gdyby bowiem nie łączący pracownika z pracodawcą stosunek pracy, to krewni pracownika nie otrzymaliby od jego pracodawcy żadnego wsparcia. Tym samym jego wartość, która ma swoje źródło w stosunku pracy, należy wliczyć do przychodu pracownika. Analogicznie w tym zakresie należy rozpatrywać sytuację osób wykonujących umowy cywilnoprawne.

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych ustala się w zależności od tego, co jest przedmiotem świadczenia. Przykładowo, jeżeli są to usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej podmiotu dokonującego świadczenia, wówczas jego wyceny należy dokonać na podstawie cen stosowanych wobec innych odbiorców, a jeśli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - na podstawie cen ich zakupu.

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica między wartością tych świadczeń, ustaloną według określonych wyżej zasad wyceny, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika. Jest to zatem część świadczenia, którą sfinansował pracodawca.

WAŻNE!

W przypadku przekazania pracownikowi świadczenia częściowo odpłatnego, przychodem tej osoby do celów podatkowych jest wysokość świadczenia, którą sfinansował pracodawca.

Od podatku dochodowego jest zwolniona wartość otrzymywanych przez pracownika - w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 updof). Skorzystanie z powyższego zwolnienia jest możliwe, jeżeli zostaną spełnione łącznie następujące warunki:

● świadczenie ma charakter świadczenia rzeczowego lub świadczenia pieniężnego,

● świadczenie ma związek z finansowaniem działalności socjalnej określonej w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,

● źródłem finansowania świadczenia są w całości środki zfśs lub funduszy związków zawodowych,

● wartość przekazanych świadczeń nie przekracza w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Zwolnienie obejmuje zatem świadczenia pieniężne, np. premie czy karty upominkowe przedpłacone (pre-paid), które pracodawcy, mając umowę z bankiem, przekazują pracownikom, a które są traktowane jak środek płatniczy i taką pełnią rolę (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 20 lutego 2012 r., sygn. ILPB2/415-1111/11-3/AJ), oraz rzeczowe, np. paczki, bilety do kina, na wystawy, spektakle, karnety do siłowni, na basen, nieodpłatne (częściowo odpłatne) świadczenia w postaci np. imprezy o charakterze wypoczynkowo-rekreacyjnym, jak wigilia, mikołajki, a także wycieczki (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 29 sierpnia 2012 r., sygn. IPTPB2/415-388/11-3/12-S/DS oraz interpretacja indywidualna Ministra Finansów z 30 maja 2012 r., sygn. DD3/033/38/ILG/11/PK-195).

Kolejną przesłanką zwolnienia z podatku jest przekazywanie pracownikom ulgowych świadczeń związanych z finansowaniem działalności socjalnej, zgodnie z regulaminem oraz ustawą o zfśs. Chodzi o świadczenia uzależnione od kryteriów socjalnych, a więc zróżnicowane wartościowo. Świadczenia nieulgowe, które przewiduje regulamin funduszu, powinny kwalifikować się do zwolnienia z podatku, jeśli stanowią przychód pracownika i zostały spełnione wszystkie pozostałe warunki przyznawania tych świadczeń wynikające z regulaminu funduszu.

Korzyści (+)

Zwolnione z podatku są świadczenia nieulgowe, jeżeli warunki ich przyznawania wynikają z postanowień regulaminu zfśs.

Limit zwolnienia z podatku jest jeden i wynosi 380 zł. Dotyczy on wszystkich świadczeń wypłacanych w danym roku z funduszy socjalnych i funduszy związków zawodowych, niezależnie od tego, u ilu pracodawców dany pracownik jest zatrudniony i od ilu podmiotów uprawnionych (pracodawców i związków zawodowych) otrzymuje świadczenia z ww. funduszy. Oznacza to, że wszystkie świadczenia uzyskane w roku podatkowym z zfśs lub od związków zawodowych należy zsumować i sprawdzić, czy nie został przekroczony próg zwolnienia. Jeśli tak się stało, od przychodu ponad kwotę limitu (ponad 380 zł) pracodawca musi pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Sprawdzanie wartości świadczeń nie jest skomplikowane przy stosunku pracy z jednym pracodawcą. Jeżeli pracownik pozostaje w stosunku pracy z wieloma pracodawcami i od każdego z nich otrzymuje pomoc socjalną, to musi samodzielnie monitorować roczny limit otrzymanych świadczeń i nadwyżkę opodatkować w zeznaniu rocznym (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 15 kwietnia 2011 r., sygn. IPPB4/415-84/11-2/MP). Ustawodawca nie nałożył na podmiot (pracodawcę lub związek zawodowy) wypłacający świadczenia ze wskazanych funduszy obowiązku monitorowania, czy pracownik uzyskał w roku podatkowym od innego świadczeniodawcy kwotę świadczenia w wysokości przekraczającej limit 380 zł. Również brakuje przepisu, który zobowiązywałby do złożenia pracodawcy oświadczenia przez pracownika, z którego wynikałoby, że wykorzystał kwotę limitowanego zwolnienia. Tym samym podmiot wypłacający świadczenie jest zobowiązany je opodatkować jedynie w sytuacji, gdy suma przekazanych świadczeń przekroczy limit 380 zł.

Korzyści (+)

Pracodawca nie ma obowiązku kontrolowania wysokości świadczeń uzyskanych przez pracownika od innych podmiotów z zfśs lub funduszu związków zawodowych.

Jeżeli świadczenie przekazuje związek zawodowy, nie pełni on funkcji płatnika z tytułu świadczeń dokonywanych na rzecz obdarowanych osób i nie ma obowiązku pobierania zaliczek na podatek dochodowy z tego tytułu. U członka związku, który otrzymuje świadczenia od związku zawodowego, powstaje przychód z innych źródeł (art. 20 ust. 1 updof). Związek będzie zobowiązany do sporządzenia i przekazania swoim członkom oraz właściwemu organowi podatkowemu informacji PIT-8C, w której wykaże podlegającą opodatkowaniu wartość przekazanych świadczeń, tj. w sytuacji, gdy suma świadczeń przekazanych przez związek przekroczy limit 380 zł.

Świadczenia sfinansowane w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych są zwolnione z podatku, jeżeli pracodawca w całości sfinansuje dane świadczenie z funduszu albo częściowo z funduszu, a pozostałą część pokryje pracownik. Chodzi bowiem o współfinansowanie świadczenia - przez pracodawcę z zfśs i przez pracownika z jego środków. Z inną sytuacją będziemy mieli do czynienia, gdy pracodawca zakupi świadczenie czy usługę wykorzystując różne źródła, np. zarówno zfśs, jak i środki obrotowe. Wówczas taki sposób poniesienia kosztu uniemożliwia zastosowanie zwolnienia z podatku. Cała wartość świadczenia podlega wtedy opodatkowaniu.

W przypadku sfinansowania świadczeń świątecznych ze środków obrotowych lub innych funduszy niż zfśs albo niezastosowania przez pracodawcę kryteriów socjalnych przy przyznawaniu świadczeń ulgowych z zfśs, pełna ich wartość stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu. Zatem takie świadczenia trzeba doliczyć do pozostałych przychodów osiągniętych przez pracownika w danym miesiącu i pobrać zaliczkę na zasadach ogólnych. Podobnie należy obliczyć zaliczkę podatkową od kwoty przewyższającej limit 380 zł.

Opodatkowaniu w pełnej wysokości, bez żadnych preferencji, podlega wartość bonów, talonów, bez względu na źródło ich finansowania (art. 21 ust. 1 pkt 67 updof).

Składki ZUS od świątecznych podarunków

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS są m.in. świadczenia:

● finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

● wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w art. 5 ust. 2 ustawy o zfśs (§ 2 ust. 1 pkt 19 i 20 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Składek nie nalicza się zatem od świadczeń, które zostały zakupione ze środków zfśs, bez względu na ich rodzaj czy wartość i rozdysponowanie zgodnie z przepisami ustawy o zfśs. Nie ma w tym zakresie żadnych limitów, liczy się tylko źródło finansowania i prawidłowe przekazanie świadczeń, np. upominków świątecznych.

Jak stwierdził SN w wyroku z 16 września 2009 r. (I UK 121/09), "(...) podstawowa zasada dysponowania środkami funduszu została określona w art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zasada ta stanowi, że przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków. Nawet regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może zmienić tej zasady. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem owej zasady podstawowej nie mogą być ocenione w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych. Innymi słowy, pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika (...)". Rozstrzygnięcie to dotyczyło bonów towarowych o jednakowej wartości, które pracodawca rozdawał pracownikom bez analizy ich sytuacji majątkowej. Jeśli pracodawca sfinansuje świadczenia nie tylko ze środków zfśs, ale również z obrotowych, to zwolniona ze składek będzie ta część świadczenia, która została pokryta z funduszu.

Natomiast świadczenia sfinansowane pracownikom ze środków obrotowych, stanowiące ich przychód ze stosunku pracy, powinny zostać uwzględnione w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

WAŻNE!

Jeśli pracodawca sfinansuje świadczenia nie tylko ze środków zfśs, ale również z obrotowych, to zwolniona ze składek będzie ta część świadczenia, która została pokryta z funduszu.

Zwolnienie ze składek świadczeń socjalnych stosuje się nie tylko do pracowników, ale również do zleceniobiorców. Warunkiem jest, aby:

● świadczenia były należne zleceniobiorcom na podstawie regulaminu zfśs lub aby układ zbiorowy pracy, na podstawie którego funkcjonuje fundusz socjalny, przewidywał, że świadczenia z tego funduszu przysługują również tym osobom oraz

● zostały spełnione warunki określone ustawą o zfśs w zakresie przyznawania świadczeń z funduszu, w szczególności obowiązek uzależniania wysokości wsparcia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Natomiast umowa o dzieło nie stanowi tytułu do objęcia obowiązkiem składkowym, dlatego kwestie zwolnień, zawarte w rozporządzeniu składkowym, w ogóle nie dotyczą wykonawców dzieła).

Obowiązek składkowy nie powstaje również u:

● obdarowanych byłych pracowników - emerytów (rencistów), w związku z łączącym ich uprzednio z pracodawcą stosunkiem pracy,

● członków związku zawodowego, którzy otrzymali świadczenia socjalne od tej organizacji.

Marta C., pracownica szwalni, otrzymała z zfśs paczki dla dzieci o wartości 300 zł i bon towarowy o wartości 400 zł, ze środków obrotowych premię choinkową w wysokości 300 zł. Ponadto otrzymała bilet na koncert noworoczny do teatru o wartości 150 zł - sfinansowany w połowie przez nią i zfśs. W 2012 r. pracownica otrzymała z funduszu zapomogę pieniężną w wysokości 200 zł. Ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów i złożyła oświadczenie PIT-2. Marta C. pracuje na akord i w grudniu br. zarobiła 2775,30 zł. Rozliczenie jej wynagrodzenia będzie następujące:

● ustalenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ich wysokości:

2775,30 zł (wynagrodzenie wynikające z akordu) + 300 zł (premia choinkowa) = 3075,30 zł,

3075,30 zł x 13,71% = 421,62 zł (kwota składek finansowanych przez ubezpieczonego),

● ustalenie podstawy wymiaru składki zdrowotnej i jej wysokości:

3075,30 zł - 421,62 zł = 2653,68 zł,

do przekazania do ZUS: 2653,68 zł x 9% = 238,83 zł,

do odliczenia od podatku: 2653,68 zł x 7,75% = 205,66 zł,

● ustalenie przychodu z zfśs do opodatkowania:

300 zł (paczki dla dzieci) + 75 zł (bilet na koncert) + 200 zł (zapomoga z zfśs) - 380 zł (limit zwolnienia z podatku) = 195 zł,

● ustalenie przychodu łącznie do opodatkowania: 3075,30 zł + 400 zł (bon towarowy) + 195 zł = 3670,30 zł,

● ustalenie podstawy opodatkowania: 3670,30 zł - 421,62 zł - 111,25 zł = 3137 zł,

● ustalenie podatku: (3137 zł x 18%) - 46,33 zł = 518,33 zł,

● ustalenie zaliczki na podatek: 518,33 zł - 205,66 zł = 313 zł,

● ustalenie wynagrodzenia do wypłaty: 3075,30 zł - 421,62 zł - 238,83 zł - 313 zł = 2101,85 zł.

● art. 9, art. 11 ust. 1, ust. 2b, art. 12 ust. 1, ust. 3, art. 13 pkt 8, art. 20, art. 21 ust. 1 pkt 38, pkt 67, art. 30 ust. 1 pkt 4, art. 32, art. 41 ust. 1, ust. 7, art. 42 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),

● § 1, § 2 ust. 1 pkt 19, pkt 20, § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),

● art. 2 pkt 1, pkt 5, art. 8 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.),

● art. 6 ust. 1 pkt 1, pkt 4, art. 18 ust. 1, ust. 3, art. 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),

● art. 81 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Izabela Nowacka

specjalista w zakresie kadr i płac