Jak korygować dane w dokumentach ubezpieczeniowych

Nieprawidłowe dane mogą powodować różne konsekwencje. Przede wszystkim mogą być powodem nieprawidłowych rozliczeń na koncie płatnika. Mogą też uniemożliwiać identyfikację ubezpieczonego i uniemożliwiać dokonywanie właściwych rozliczeń również na jego koncie.

Aby tego uniknąć, płatnik składek ma obowiązek weryfikować dane i je poprawiać w przypadku ustalenia nieprawidłowości. Dane te weryfikuje również ZUS, który w razie potrzeby wzywa płatnika do sporządzenia korekty lub koryguje je we własnym zakresie - w przypadkach, w których posiada takie uprawnienie.

Płatnik składek ma obowiązek zawiadomić ZUS o wszelkich zmianach i korektach:

● jakie nastąpiły w stosunku do danych osób ubezpieczonych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń, w terminie 7 dni od zaistnienia zmian lub stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie bądź otrzymania zawiadomienia o stwierdzonych nieprawidłowościach przez ZUS (art. 36 ust. 13 ustawy systemowej),

● danych wykazanych w zgłoszeniu płatnika składek (ZUS ZPA/ZUS ZFA) - w terminie 14 dni od zaistnienia tych zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS (art. 44 ust. 1 ustawy systemowej).

Każdy dokument ubezpieczeniowy powinien zawierać datę jego sporządzenia oraz podpis płatnika lub osoby upoważnionej.

Korekta zgłoszenia ubezpieczonego

Jeśli płatnik składek popełnił błąd w bloku I dokumentu zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA lub ZUS ZZA, powinien ponownie złożyć prawidłowe zgłoszenie. Dotyczy to sytuacji, gdy płatnik np.:

● wypełnił pole 02 zamiast pola 01, wskutek czego dokument nie jest traktowany jako zgłoszenie, ale jako informacja o zmianie lub korekcie danych ubezpieczonego,